Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - «под отчет»)[1].

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы).

При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.[2]

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс[3].

Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Предмет экспертного исследования – расчеты организации с подотчетными лицами.

Источники информации для проведения экспертного исследования: приказы, авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами, отчеты кассира с приложенными к ним ПКО и РКО, Главная книга, данные аналитического и синтетического учета по сч.71.

Последовательность проведения экспертного исследования:

1) Проверяется наличие списка работников, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Он утверждается приказом или распоряжением руководителя. В список включаются только постоянные работающие лица либо выполняющие разовые работы для организации на основании договоров подряда.

2) Проверяются сроки возвращения и размеры авансированных сумм. Неизрасходованные и своевременно невозвращенные подотчетные суммы должны быть удержаны по расчетно-платежной ведомости в бесспорном порядке не позднее месяца со дня окончания срока их возвращения.

3) Необходимо проверить законность и целесообразность возмещения командировочных расходов. Наиболее типичной предпосылкой хищения подотчетных сумм является отсутствие приказа руководителя о направлении сотрудника, либо группы сотрудников в командировку.

К часто встречающимся нарушениям относятся: - отсутствие утвержденного списка лиц, которым могут выдаваться средства на хозяйственные нужды; - выдача сумм, на расходы, которые могут быть оплачены из кассы или через банк; - скрытое кредитование работников путем выдачи им авансов; - выдача средств в конце месяца с последующим возвратом с целью завуалирования превышения лимита остатка денежной наличности в кассе; - вуалирование похищенной наличности путем прямого отнесения сумм из кассы на себестоимость; - вуалирование хищения наличности под видом представительских расходов; - расходование аванса не по назначению; предоставление документов, искажающих размеры или направления действительного расходования средств. - покупка наличной иностранной валюты для оплаты командировочных расходов. Предприятия могут без специального разрешения Банка России покупать в безналичном порядке за рубли через уполномоченные банки иностранную валюту для оплаты командировочных расходов. Покупка наличной иностранной валюты для оплаты командировочных расходов запрещается. Целесообразно проведение встречной проверки выборочно либо по наиболее сомнительным расходам.

Основными задачами экспертного исследования расчетов с подотчетными лицами являются[4]:

1) своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2) документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3) контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.