Анкета и таблица - это результат определенной формализации, в процессе которой текст лишается обычной грамматической связности, а содержание текста передается упрощенными конструкциями, цифрами или другими знаками.
Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Перечень указанных признаков и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально.
Например:
«Анкета соискателя
ФИО. _________________________________
Дата рождения ____________________
Образование _______________________...»
В отдельных случаях наименования признаков могут быть расположены горизонтально.
Например: «Фамилия ____________ Имя _________ Отчество ________»
При построении анкет следует стремиться к выражению постоянной информации словосочетаниями, в которых опорное слово - существительное, которое стоит в именительном падеже. При заполнении анкет грамматическая форма и значение переменной информации определяются значением и формой выражения постоянной информации.
Например:
« Табельный номер 0243
Фамилия Петров
Имя Иван
Отчество Владимирович»
Таблица!
Таблица — постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.
Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные (Например особенно популярны таблицы Эксель). В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.
Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки.
Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик).
Например:
| Заголовок строк | Заголовок граф | |||
| Подзаголовки граф | ||||
| Подзаголовки строк | ||||
Заголовок и подзаголовки граф, заголовок строк являются постоянными частями текста и вносятся в форму документа при ее изготовлении.
Графа "Заголовок строк" должна содержать обобщенное наименование объектов, описываемых в таблице, а подзаголовки строк - наименования конкретных объектов.
Наименования признаков рекомендуется располагать в порядке, последовательно раскрывающем информационные характеристики объектов.
Заголовки и подзаголовки строк и граф таблицы должны быть сформулированы в максимально лаконичной форме: в виде отдельного слова в именительном падеже или словосочетания с опорным словом в именительном падеже.
Например:
| Наименование структурных подразделенийи должностей | Количетво штатныхединиц | Должност-ные оклады | Надбавки | Месячный фонд заработной платы по должностным окладам | Примечание | |
| персональ ные | прочие | |||||
При унификации управленческих документов возможно сочетание в одном документе различных форм представления текста.
Например, сочетание анкеты и таблицы в спецификации:
Пример таблицы колодцев
Колодец
Тип (КК или SK) _________
D (мм) _______________
Н (мм) _____________
количество выходов (0,1) ___________
количество входов (0,1,2,3) ____________
Сочетание связного текста (трафарета) с таблицей в приказе:
«В связи с увеличением в целях повышения эффективности деятельности компании
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести в штатное расписание ЗАО «СОФОС» следующие изменения:
Установить с ______________ должностные оклады в следующих размерах:
| Код подр | Наименование структурного подразделение | Наименование должности | Количество | Форма оплаты (оклад) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Дата: 2018-12-28, просмотров: 291. 
Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
| ||||