Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
Стандарт – нормативные документ по стандартизации, разработанный, как правило на основе, характеризующейся отсутствием возражений по существенным вопросам у большинства заинтересованных сторон, принятый признанным органом. По ГОСТ 1.0-92
Государственная система стандартизации – ГСС (комплекс стандартов)
В 1998 году был принят ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин. ПОКАЗАТЬ!
1 марта 2014 г. введен в действие новый Стандарт на термины и определения в области делопроизводства и архивного дела - ГОСТ 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".ПОКАЗАТЬ!
Зачем разработали и ввели в действия новый ГОСТ?
Причины введения нового ГОСТА:
За прошедшие пятнадцать лет многое изменилось.
- В сферу управления документами прочно пришли автоматизированные технологии,
- появляется все больше нормативных документов в области документационного обеспечения управления (ДОУ), электронного документооборота.
- Зачастую работники служб ДОУ и сотрудники IT-служб в одно слово вкладывают совершенно разные значения. Например, (спросить у студентов, что вкладывают они в это понятие?)под словом "архив" сотрудник ДОУ понимает структурное подразделение, осуществляющее комплектование, учет и хранение архивных документов, архивохранилище, а сотрудник IT-службы - файл, сжатый (уменьшенный в размере в байтах) с помощью специальных программ (архиватора) для хранения информации, которая не будет востребована в ближайшее время...
Поэтому очень важно, чтобы все, кто создает документы, работает с документами, настраивает системы автоматизации работы с документами, готовит новые нормативные правовые акты по работе с документами, чтобы все говорили на одном языке, понимали друг друга и не вкладывали в одно слово совершенно разные значения.
Что же конкретно изменилось? Записать!
1.Сразу бросается в глаза, что изменились ключевые определения.
Например, в предыдущем стандарте термин "делопроизводство" рассматривался как синоним термина "документационное обеспечение управления", теперь это два различных определения. На два отдельных определения разделены и термины "документ" и "документированная информация".
2.Термины в стандарте расположены не по алфавиту, а по тематике, они разделены на группы:
- общие понятия,
- делопроизводство (документирование, организация работы с документами),
- архивное дело (хранение и учет, комплектование, информационная деятельность архива).
Это не всегда удобно, но все термины пронумерованы, а в конце стандарта дан алфавитный перечень терминов, что позволяет быстро найти нужное определение. Единственное - в старом ГОСТ в алфавитном перечне терминов около каждого термина указывался его номер в стандарте, что ускоряло поиск определения, в новом Стандарте алфавитный указатель "глухой", т.е. из него понятно, что термин есть, но искать его надо, пролистывая документ, или поисковыми средствами программы, если стандарт открыт на компьютере в формате, поддерживающем индексацию и поиск по файлу документа.
Пример изменения понятий!
| ГОСТ 7.0.8-2013 | ГОСТ Р 51141-98 |
| Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов | Делопроизводство; документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами |
| Документационное обеспечение управления (ДОУ) - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами | |
| Архивное дело - деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов | Архивное дело - отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов |
| Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать | Документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать |
| Документированная информация - структурированная информация, зафиксированная на носителе | |
| Официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке | Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке |
| Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства | Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника |
| Носитель (документированной) информации - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации | Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде |
| Юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия | Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления |
| Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа | Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу |
| Копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа | Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы |
| Письменный документ - документ, информация которого зафиксирована знаками письменности | Письменный документ - текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма |
| Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений - статичных образов | Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом |
| Аудиовизуальный документ - документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию | Аудиовизуальный документ - документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию |
| Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов | Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом |
| Реквизит документа - элемент оформления документа | Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа |
| Хранение документов - организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов | Хранение архивных документов - обеспечение рационального размещения и сохранности документов |
| Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов | Экспертиза ценности документа - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев |
| Постоянное хранение документов - вечное хранение документов без права их уничтожения | Постоянное хранение документов - бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке |
| Доступ к документу - возможность и условия получения и использования документа | Доступ к архивным документам - предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов |
| Документирование - запись информации на носителе по установленным правилам | Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам |
| Вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения | Вид письменного документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения |
| Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа | Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа |
| Унифицированная форма документа; УФД - формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста | Унифицированная форма документа; УФД - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации |
| Оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов | Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования |
| Гриф согласования - реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием | Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием |
| Подпись - реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица | Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица |
| Резолюция - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа | Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение |
| Текст документа - основная содержательная часть документа | Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа |
| Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму | Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения |
Также Вы можете встретить ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 ( International Standards Organization) Носит РЕКОМЕНДАТЕЛЬНЫЙ характер. Пользуются многие коммерческие организации. Это удобно, т.к. в России с появлением частного сектора экономики государство не распространило на него уже имеющиеся правила. Многие нормативные документы регламентирующие процесс ДОУ адресованы исключительно федеральным органам исполнительной власти – непонятно что делать и как организовывать работу с документами частным организациям? ГОСТРИСО 15489-1-2007 дает ответ на эти вопросы. Устанавливает единые правила.
Дата: 2018-12-28, просмотров: 280.