Делопроизводство; документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

Документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Заголовок строк        

Заголовок граф        

Подзаголовки граф      

Подзаголовки строк             

Наименование структурных подразделенийи должностей

Количетво штатныхединиц

Должност-ные оклады      

Надбавки  

Месячный фонд заработной платы по должностным окладам     

Примечание

Наименование должности

1

2

3

5

Что надо сделать,

За это отвечает.

Большинство руководителей не придерживаются данных прописных истин, поэтому часто в приказах отсутствует то срок исполнения, то исполнитель. В одной туристической фирме на обозрение сотрудников и клиентов был выставлен приказ: "Для улучшения обслуживания клиентов приказываем выполнять все этапы качественно". Руководитель другой фирмы, побывав за границей, решил ввести правила одежды на работе в соответствии с западными стандартами. Приказ за его подписью звучал так: "Для повышения культуры труда обязываю всех сотрудников придерживаться корпоративного стиля одежды". Но это требование руководителя осталось без ответа. Во-первых, сотрудникам никто не объяснил, что считает руководитель "корпоративным стилем одежды". Во-вторых, в приказе не оговариваются сроки перехода на данный стиль и ответственное лицо, следящее за исполнением.

Связный текст

Выбор формы Табеля.

В рекомендациях ВНИИДАД предлагается примерная форма Табеля форм документов организации. (Таблица 1.)

Таблица 1. Примерная форма Табеля форм документов

Таким образом, Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования.

Кроме того, в Табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника. (Таблица 2.) Чтобы определиться с формой Табеля необходимо провести анализ документов организации (подразделения).

Таблица 2. Возможная форма Табеля форм документов

3. Определение структуры Табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами Табеля будут управленческие функции, подразделами – задачи, свойственные аппарату управления, во втором – названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности (что предпочтительно), либо по алфавитному наименованию документов.

4. Отбор форм документов для включения в табель. После обследования организации (подразделения) и оптимизации применяемых форм документов отобранные (или разработанные) формы документов включаются в Табель.

При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам. (Таблица 3.)

Таблица 3. Группы документов в организации

Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа или в анкеты (Таблицы 4-7.), в которые вносятся все возможные характеристики документа:

· полное наименование формы документа;

· заголовок к тексту (тема), если он имеется;

· код формы (по ОКУД и по локальному классификатору);

· функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например, штатное расписание создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»;

· сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты или анкеты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем являются основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения далее используются для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

КАРТА ДОКУМЕНТА

Документ__ наименование вида документа _

Заголовок к тексту (о чем)___________________________________

Решаемая задача (в каком случае издается документ)________________

Тип документа (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) ___

Код по ОКУД _(есть или нет)_Код внутренний_(есть или нет)___________

Унифицированная форма ___________Утверждена ____________________

Подразделение-составитель ____________________

Лицо, ответственное за подготовку (должность, ФИО)_____________

Данные каких нормативных документов необходимы при создании

документа __________________________________________

Периодичность подготовки (количество документов в месяц)_________

Визы:

1. Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор

проекта (должность, ФИО) _____________________________________

2. Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное

лицо (должность, ФИО)_______________________________

3. С кем согласуется содержание документа (подразделение, должность,

ФИО) _______________________________________________________________

Внешнее согласование (организация, должность, ФИО)________________

Подписи (основное должностное лицо, которое подписывает документ,

должность, ФИО)____________________________

Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо

(должность, ФИО) ______________________________________________

Утверждение: правовым актом (каким) должностным лицом (подразделение, должность, ФИО) ______________

Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо

(подразделение, должность, ФИО) _____________________________________

Печать гербовая _____ иная ____(какая и кто ставит)________

Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение,

должность, ФИО, место регистрации)

Кол-во экз. ____________

Адресат ____кому адресуется подписанный документ ________________

Место хранения всех экземпляров документа_______________________

Рисунок 1. Форма карты документа

Таблица 4. Cведения о документах подразделения ____________________ (часть 1-я)

Таблица 5. Cведения о документах подразделения____________________(часть 2-я)

Таблица 6. Cведения о документах подразделения _____________________(часть 3-я)

Таблица 7. Cведения о документах подразделения _____________________(часть 4-я)

На втором этапе после изучения карт(или таблиц 4-7) документов и на основе анализа примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной формы. Например, может быть добавлена колонка «Код внутренний», если есть собственный локальный классификатор в организации. Может быть добавлена колонка «Количество экземпляров документа», если все документы готовятся в разном количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. Любая строка в карте или любая колонка из таблиц 4-7 может быть заголовком колонки разрабатываемого Табеля форм документов. То есть все, что есть в карте (или анкете) каждого документа и нужно и важно для организации (для исключения ошибок в работе с конкретной формой документа), можно учесть при выборе формы Табеля.

Если какой-то документ имеет форму, включенную в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), то, конечно, ее нужно обозначить и использовать при оформлении документа. Для документов, не имеющих унифицированные формы, включенные в ОКУД, они должны быть разработаны в самой организации.

Формирование структуры Табеля унифицированных форм документов (3-й этап) связан с особенностями организации.

Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично классифицировать документы по подразделениям. А в Табеле перечислять виды форм документов, образующихся в деятельности каждого подразделения. То есть указывается подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.

Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру Табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.

После определения структуры Табеля (названий колонок и деления строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к четвертому этапу – собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например, если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование докладных, служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму (докладную записку). Точно так же, если были обнаружены указания, распоряжения и предписания как документы, используемые по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).

Окончательно оформленный Табель форм документов организации должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и утвержден руководителем организации.

Применение при изготовлении документов форм, не включенных в Табель форм документов, не допускается.

Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов. Его наличие, как уже отмечалось, особенно необходимо в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

Для введения разработанного Табеля в организации необходимо подготовить проект соответствующего приказа.

Ведение Табеля форм документов организации осуществляет служба ДОУ.

Разработка Табеля в конечном итоге приведет к сокращению числа форм, видов и количества документов, а значит, и объемов работ с документами.

Например,

П Р И К А З

«__» августа 2015 г. № __

О введении в действие Табеля унифицированных
форм документов

Для обеспечения единого порядка работы с управленческой документацией в аппарате администрации п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемый Альбом унифицированных форм документов и ввести в действие в аппарате администрации с 01.02.2014.

2. Начальнику общего отдела П.А. Захарову размножить и раздать по подразделениям новый Табель унифицированных форм документов до 31.08.2015.

3. Начальнику общего отдела П.А. Захарову провести обучающие семинары по внедрению Табеля со специалистами, ответственными за делопроизводство в отделах и подразделениях администрации, до 01.11.2015.

4. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя главы администрации района А.Д. Тимаева.

Глава администрации района К.Л. Софин»

П Р И К А З

«__» августа 2015 г                                                                                               № __

Бланк документа

Оформление реквизитов документов

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, или слева на уровне наименования организации - автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов "Форма по" (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример - Форма по ОКУД 0211151.

5.5 Наименование организации - автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации - автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения - автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица - автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример - Коммерческая тайна.

        Экз. N 2

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

Пример -

Руководителю Федерального

  архивного агентства

     Фамилия И.О.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Примеры

1 Федеральное архивное агентство

2 Росархив

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения.

Пример -

Федеральное архивное

    агентство

Отдел государственной

службы, кадров и наград

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример -

АО "Профиль"

Руководителю договорно-

  правового отдела

    Фамилия И.О.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.

Примеры

1 г-ну Фамилия И.О.

2 г-же Фамилия И.О.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.

Примеры

1 Руководителям дочерних

обществ АО "Профиль"

2 Руководителям управлений

       Росархива

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)".

Пример -

Руководителям дочерних

обществ АО "Профиль"

   (по списку)

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример -

     Всероссийский научно-

  исследовательский институт

документоведения и архивного дела

    Профсоюзная ул., д. 82,

        Москва, 117393

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес.

Пример -

Фамилия И.О.

Садовая ул., д. 5, кв. 12,

г. Люберцы, Московская обл., 301264

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример -

     Всероссийский научно-

  исследовательский институт

документоведения и архивного дела

        mail@vniidad.ru

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример -

       УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Федерального

  архивного агентства

Подпись И.О. Фамилия

Дата

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Примеры -

1 (Регламент)    УТВЕРЖДЕН

               приказом АО "Профиль"

              от 5 апреля 2015 г. N 82

2 (Правила)      УТВЕРЖДЕНЫ

               приказом АО "Профиль"

              от 6 апреля 2015 г. N 83

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример -

(Положение)

         УТВЕРЖДЕНО

Советом директоров АО "Профиль"

(протокол от 12.12.2015 N 12)

5.17 Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?"):

- приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

- приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

- письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

- наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;

- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю").

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("коллегия... постановляет", "собрание... решило").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия провела проверку...").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение...");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает...", "общество считает возможным...");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

- вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

- заключительная этикетная фраза:

С уважением, ...

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

- если приложение названо в тексте:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

- если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на

              5 л. в 1 экз.

           2. Справка о кадровом составе Управления регионального

              кредитования на 2 л. в 1 экз.

- если приложение (приложения) сброшюрованы:

Приложение:

отчет о НИР в 2 экз.

- если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2015 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

- если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение:

CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

- в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ... (приложение) или ... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ... (приложение N 2);

- на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение N 2

к приказу АО "Профиль"

от 15.08.2015 N 112.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример -

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО

приказом АО "Профиль"

от 18.05.2015 N 67

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

- на последнем листе документа под текстом;

- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример -

СОГЛАСОВАНО

Директор ВНИИДАД

(подпись) И.О. Фамилия

Дата

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма.

Примеры

1 СОГЛАСОВАНО

Советом директоров

АО "Профиль"

(протокол от _________ N __)

2 СОГЛАСОВАНО

письмом Росархива

от _________ N __

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример -

Руководитель юридического отдела

Подпись И.О. Фамилия

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример -

Замечания прилагаются.

Руководитель юридического отдела

Подпись И.О. Фамилия

Дата

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример -

Генеральный директор    Подпись      И.О. Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример -

Генеральный директор

АО "Профиль"            Подпись      И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример -                Подпись      И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример -

Директор института      Подпись      И.О. Фамилия

Главный бухгалтер       Подпись      И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример -

Заместитель директора по финансовым вопросам  Подпись И.О. Фамилия

Заместитель директора по административным вопросам Подпись И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример -

Председатель комиссии   Подпись      И.О. Фамилия

Члены комиссии          Подпись      И.О. Фамилия

                            Подпись      И.О. Фамилия

                            Подпись      И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример -

И.о. генерального директора Подпись         И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанности

генерального директора  Подпись      И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример -

       ┌──────────────────────────────────────────┐

       │Эмбле- ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН        │

       │ ма ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ       │

Наименование│органа                               │

должности │власти                               │ Н.Н. Николаев

       │                                          │

       │ Сертификат 1а111ааа000000000011    │

       │ Владелец Николаев Николай Николаевич │

       │ Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017 │

       └──────────────────────────────────────────┘

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева. Например: Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист, +7(495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример -

Верно

Инспектор службы кадров Подпись      И.О. Фамилия

Дата

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год") и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример -

Фамилия И.О.

Прошу подготовить предложения к 10.11.2016.

Подпись

Дата

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример -

В дело N 01-18 за 2016 г.

Зав. отделом корпоративных проектов

Подпись     Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Краткая история делопроизводства в России

Как известно, делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами. Знание ключевых нормативных документов по ДОУ (документационному обеспечению управления) является обязательным для многих офисных работников – (секретарей, офис-менеджеров, и конечно, сотрудников отделов кадров).

Документы возникли вместе с письменностью - вначале как средство за­крепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, как средство общения, передачи информации. Появление частной собственности и развитие основанного на ней индивидуального труда создавали имущественное и социальное неравенство и образование в конце IX в. классового общества. Все события того времени находили отражение в документах. Свидетельством тому является памятник древнерусского права - Русская Правда.

В конце XV в. появились приказы - центральные органы государствен­ной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и при­казные избы - органы государственного управления на местах. Оформление системы приказов позволило централизовать управление страной. В деятельно­сти этих органов и зародилась работа с документами, а сама такая деятельность в тот период получила название приказного делопроизводства. Приказы по праву можно назвать колыбелью бюрократизма, так как документы проходили множество в том числе ненужных инстанций, подолгу задерживались без необ­ходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению.

В 1717-1718 гг. взамен системы приказов были созданы коллегии, каж­дая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчи­нялась Сенату. В Генеральном регламенте государственных коллегий, подпи­санном 27 февраля 1720 г. Петром I, имеется глава о структуре и функциях кан­целярии, о секретарском чине: в ней четко определены права, обязанности, пре­делы компетенции и режим работы канцелярских служащих. Этот период полу­чил название коллежского делопроизводства. Тогда-то и были заложены ос­новы организации учета и хранения документов и впервые появилось слово ар­хив.

В 1802 г. был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. В 1811 г. указом об учреждении министерств были строго разделены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой должно­сти они имели право получать и подписывать только определенные виды доку­ментов. Этот период получил название исполнительного делопроизводства. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций ор­ганов исполнительной власти, сменило коллегиальное руководство на единона­чалие.

23 марта 1840 г. на Путиловском и Невском машиностроительных заво­дах г. Санкт-Петербурга были установлены должности личных секретарей - помощников первых руководителей. Эту дату можно считать началом создания профессионального секретарского труда в нашей стране. С 1884 г. в России издаются специализированные журналы: «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика», «Машинопись», «Стенограф», в которых рассматри­вались вопросы конторского и секретарского труда.

В начале XX в. большое внимание было уделено труду секретарей, осо­бенно в области его механизации. В работе использовались 23 модели пишу­щих машин, восемь моделей множительных аппаратов, два вида диктофонов, большое количество канцелярских принадлежностей. Широкое развитие полу­чила стенография, стали использоваться телефон и телеграф.

Результатом Октябрьской революции 1917 г. явился коренной слом ста­рого управленческого аппарата, приобщение к его деятельности широких масс трудящихся. По форме государственный аппарат изменился кардинально и по составу отличался от старого принципиально: от власти были отстранены быв­шие дворяне и другие сословия, что нашло закрепление в Декрете от 11 ноября 1917 г. «Об уничтожении сословий и гражданских чинов». Для работы в учре­ждениях были привлечены рабочие, солдаты и другие не имеющие специально­го образования кадры. Уровень документационного обеспечения управления понизился. Необходимо было законодательно укрепить деятельность властных структур, упорядочить процессы документирования.

В 1918 - начале 1919 гг. был издан Декрет «О порядке утверждения и опубликования законов», а также постановления «О форме бланков государст­венных учреждений» и «О точном и быстром исполнении распоряжений цен­тральной власти и устранении канцелярской волокиты».

В 1925 г. секретарей включили в канцелярско-техническую группу спе­циалистов и уравняли их с машинистками, рассыльными, конторщиками и ар­хивариусами. В Государственном институте техники управления (1926 г.) изу­чение делопроизводства проходило по следующим основным направлениям: документооборот учреждений и методы его оптимизации; способы регистрации документов, выработка рациональных методой учета документации; контроль исполнения документов; хранение документов.

В 1931 г. был подготовлен проект Общих правил документации и доку­ментооборота; эти правила предполагалось ввести в качестве типовых и единых для всех учреждений.

В 1941 г. на первом межотраслевом совещании рассматривались проекты, касающиеся оргтехники, однако реализовать их не удалось из-за начавшейся Великой Отечественной войны. Спустя почти 20 лет, в 1960 г., участники Все­союзного совещания по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата практи­чески продублировали эти рекомендации.

С 1958 г. архивная служба была наделена правомочиями по контролю по­становки документальной части делопроизводства и стала с тех пор ведомст­вом, «отвечающим за координацию деятельности федеральных органов госу­дарственной власти в области архивного дела и делопроизводства, развитие со­вместно с этими органами государственной системы делопроизводства и уни­фицированных систем документации».

В начале 1960-х гг. секретари получили новые должности - секретарь-машинистка и секретарь-стенографистка, - которым были переданы все адми­нистративные и технические функции, выполнявшиеся ранее помощниками и референтами.

В 1963 г. архивная служба выпустила Основные правила постановки до­кументальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, органи­заций, предприятий СССР, которые на протяжении многих лет были единст­венным руководящим материалом; они способствовали упорядочению деятель­ности служб документации и архивов.

В 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач ко­торого было формирование Единой государственной системы делопроизводства.

В 1970-1980-е гг. в связи с общесоюзным масштабом работ по созданию автоматизированных систем управления (АСУ) и автоматизированных систем научно-технической информации (АСНТИ) были возобновлены работы по унификации и стандартизации документов, разработаны государственные стан­дарты и методические рекомендации по унификации текстов служебных доку­ментов ввиду перспективы их машинной обработки.

Особенности: В советский период было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В 1979 г. был введен Го­сударственный общесоюзный стандарт (ГОСТ) 16487-78 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», включивший определения 18 терми­нов (документ, подлинник документа, черновик документа, копия, выписка из документа, формуляр, реквизит, делопроизводство, документирование, доку­ментооборот, регистрация, формирование дела, документирование и др.).

Дальнейшая работа в этой области привела к созданию Единой государ­ственной системы делопроизводства (ЕГСД), положения которой использу­ются во многом и в настоящее время. Целью ЕГСД являлась выработка и вне­дрение в практику апробированных рациональных форм и методов делопроиз­водственного обслуживания.

К 1991 г. ВНИИДАД разработал и внедрил Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Зачем? Это было связано с созданием и внедрением технических средств составления и обработки доку­ментов, использованием компьютеров в работе по документационному обеспе­чению управления.

В 2003 г. был введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ко­торый заменил предшествующий ему ГОСТ Р 6.30-97.

Технический прогресс обусловливает новые требования к составлению и оформлению официальной документации. Это находит отражение в документах нормативно-методической базы документационного обеспечения управления.

1.2. Правовые основы оформления документов

Нормативно-методическая база  делопроизводства, в том числе и кадрового- совокупность законов, других нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуры, функции штаты, техническое обеспечение и др.

Правовая база делопроизводства регулирует:

- правила оформления документов;

- правила работы с документами;

- обеспечение сохранности документов;

- порядок передачи документов на архивное хранение;

- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления.

Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено:

-  как создавать документ,

- какие должны быть реквизиты,

- кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативно-методическая база делопроизводства устанавливает данные правила.

Нормативная база оформления документов включает в себя:

1. Законодательные и правовые акты Российской Федерации (законы, указы президента, постановления правительства, федеральных органов государственного управления)

Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Федеральный закон от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

2. Государственные и отраслевые стандарты;

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»

ГОСТ 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

3. Государственные и отраслевые классификаторы;

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

4. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

Дата: 2018-12-28, просмотров: 318.

Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. © 2018 - 2024