В Excel содержимое каждой ячейки может быть перемещено или скопировано. Содержимое ячеек, в которые вставляются переносимые (или копируемые) данные, автоматически удаляется. Чтобы избежать этого, в ту область электронной таблицы, в которую вы хотите перенести данные, необходимо вставлять пустые ячейки.

Excel позволяет перемещать и копировать содержимое столбца или строки, а также выделенного диапазона ячеек. Выделенный диапазон ячеек можно перемещать и копировать в другие приложения посредством буфера обмена.

Для перемещения или копирования с помощью меню поместите выделенные ячейки в буфер обмена с помощью команды Вырезать или                 Копировать из меню Правка. Данные, содержащиеся в буфере, могут быть вставлены в необходимое место рабочей области Excel или другого приложения. Для вставки установите указатель ячейки в нужное место и выберите команду Правка | Вставить. Для копирования через буфер обмена можно также пользоваться кнопками панели инструментов Стандартная.

Быстрее всего можно переместить группу ячеек, просто перетащив их на новое место. Используя технику «перетащить и оставить», можно редактировать лист эффективным и наглядным способом. Для этого нужно выделить группу ячеек и затем поместить указатель мыши в на границу выделенного диапазона. Когда он примет форму стрелки, нажмите левую кнопку мыши и перетащите указатель на новое место. Как только вы отпустите кнопку мыши, ячейки изменят своё местоположение.

Чтобы скопировать ячейки таким способом, удерживайте клавишу Ctrl в процессе перетаскивания. При этом рядом с указателем мыши, имеющим форму стрелки, появится знак «плюс», указывающий, что вы копируете данные.

Примечание. Хорошим способом изменения положения ячеек является щелчок правой кнопкой мыши на границе выделенного диапазона с последующим перетаскиванием указателя мыши. После того, как вы отпустите кнопку мыши, появится меню, включающее в том числе и команды Переместить, Копировать и Отменить.

Специальная вставка

При перемещении и копировании ячеек описанным способом учитывается вся содержащаяся в них информация. Это относится как к формулам и примечаниям, так и к параметрам форматирования. В Excel предусмотрена возможность вставки данных в отформатированную таблицу. Чтобы избежать повторного форматирования вставленных данных, нужно вставлять значения без параметров форматирования.

Данная возможность реализуется только при использовании команды Копировать. Например, если вы хотите скопировать только формулы или значения, сначала выделите исходный диапазон ячеек и активизируйте команду Правка | Копировать. Затем переместите указатель ячейки в левую верхнюю ячейку диапазона, в котором планируете выполнить вставку, и выберите команду Правка | Специальная вставка. Для этой цели можно воспользоваться также командами контекстного меню. В результате откроется диалоговое окно для определения типа вставляемой информации (рис. 14.8).

Рис. 14.8. Диалоговое окно Специальная вставка

Установив соответствующий переключатель в диалоговом окне Специальная вставка, можно вставить всю содержащуюся в ячейке информацию (все), только формулы (формулы), значения (значения), параметры форматирования (форматы) или примечания (примечания).

При активизации переключателя значения из исходного диапазона копируется не сама формула, а только результат ее вычисления. Например, если ячейка в исходном диапазоне содержит формулу =10+56, то в месте назначения будет вставлено число 66.

Вставить только заполненные ячейки позволяет опция Пропускать пустые ячейки.

Транспонирование таблицы

С помощью команды Специальная вставка легко транспонировать таблицы, т.е. менять местами строки и столбцы. Для этого выделите всю таблицу и выберите команду Правка | Копировать. Затем установите указатель ячейки в незаполненной области рабочего листа и выберите команду Правка | Специальная вставка. В открывшемся диалоговом окне установите переключатель Транспонировать и нажмите кнопку ОК. В результате на рабочем листе появится транспонированная таблица.

Вставка и удаление ячеек

Вставка ячеек также связана с выделением, поскольку количество вставленных ячеек зависит от количества ячеек в выделенном диапазоне. Чтобы вставить в таблицу строки (столбцы), следует с помощью заголовков выделить столько строк (столбцов), сколько нужно вставить, и выбрать команду Вставка | Строки (Вставка | Столбцы). В результате этой операции существующие строки смешаются вниз, а существующие столбцы – вправо. Удалять строки (столбцы) позволяет команда Правка | Удалить.

В процессе вставки ячеек в диалоговом окне Добавление ячеек определяется способ смещения существующих ячеек.

Для выполнения операции удаления необходимо сначала выделить удаляемые ячейки, а затем выбрать команду Правка | Удалить. При удалении ячеек открывается диалоговое окно для указания способа смещения соседних ячеек.

Когда вы вставляете строку, столбец или ячейку в рабочий лист с существующим форматированием, появляется кнопка Параметры добавления. Так же, как и в случае с кнопками Параметры вставки и Параметры автозаполения, нажатие на кнопку Параметры добавления выводит меню, предлагающее выбрать, какой формат применить к данной строке или столбцу.

Автозаполнение

Excel облегчает задачу ввода в ячейки повторяющегося значения или наборов значений, называемых прогрессиями, что помогает экономить время при вводе в отчёт групп слов, чисел или дат. Excel может также самостоятельно продолжать прогрессию, основываясь на установленном образце.

Для ввода повторяющихся или изменяющихся стандартным образом значений используйте свойство автозаполнение. Для начала поместите указатель мыши на маркер автозаполнения – маленький чёрный квадратик, расположенный в правом нижнем углу выделенной ячейки. То, что указатель примет форму жирного чёрного крестика, означает включение функции автозаполнения. Для создания прогрессии текста, чисел или дат выделите несколько ячеек, чтобы определить образец, и, щёлкнув на маркере автозаполнения, перетащите указатель мыши, выделяя ячейки, которые нужно заполнить данными, как показано на рис.  Когда вы отпустите кнопку мыши, в выделенных ячейках будут находиться новые значения. При этом также появляется кнопка Параметры автозаполнения, которая выводит меню с дополнительными опциями.

Заполнение ячеек данными происходит в соответствии с рядом правил. При перетаскивании маркера автозапонения вниз или вправо значения выделяемых ячеек увеличивается в соответствии с образцом. А при перетаскивании маркера вверх или влево – значения уменьшаются.

В Excel есть несколько предопределенных списков автозаполнения:  квартал 1 … квартал 4; Январь … Декабрь; Понедельник … Воскресенье. При использовании функции автозаполнения Excel проверяет, является ли данное значение элементом одного из встроенных списков. Если это так, выделенные ячейки заполняются соответствующими значениями из списка в заданной последовательности.

Функцию автозаполнения можно использовать для копирования данных, а также для заполнения ячеек, содержащих одинаковые числовые значения. Чтобы автоматически увеличивать число на единицу, в процессе перетаскивания маркера автозаполнения удерживайте клавишу Ctrl.

Для доступа к командам автозаполнения можно воспользоваться дополнительным меню, появляющимся при выборе команды Правка | Заполнить.

Если нужно определить, к примеру, прогрессию чисел, увеличивающихся на некоторую величину, или указать максимальное значение последовательности чисел, используйте диалоговое окно Прогрессия. Введите в ячейку исходное число, выделите диапазон ячеек заполнения и активизируйте команду Правка | Заполнить | Прогрессия.

По умолчанию в диалоговом окне активизирован переключатель Арифметическая. В этом случае значение каждой следующей ячейки вычисляется путём прибавления к значению текущей ячейки числа, заданного в поле Шаг. Если же переключатель установлен в положение Геометрическая, указанные значения перемножаются. Чтобы задать последний член прогрессии, введите его в поле Предельное значение.

В диалоговом окне Прогрессия наряду с арифметическими и геометрическими прогрессиями можно создавать ряды дат (переключатель Даты). Если включена опция Автоматическое определение шага, поле Шаг недоступно, поскольку программа автоматически вычисляет значение шага на основе ранее введённых данных.

Оформление таблицы

После ввода и редактирования информации в ячейки листа Excel можно отформатировать данные, чтобы подчеркнуть важные факты и сделать лист более лёгким для чтения. Excel предоставляет множество разнообразных средств для создания профессионально оформленных и наглядных таблиц.

 Перед выполнением команды форматирования следует выделить ячейку или область ячеек, на которую должно распространяться действие команды. Если диапазон ячеек не выделен, параметры форматирования присваиваются одной активной ячейке.

Изменение форматов чисел

В Excel числовым значениям по умолчанию присваивается формат     Общий. Значения в этом формате отображаются в том виде, в каком они введены с клавиатуры. Можно поменять представление числа в ячейке, выбрав параметры форматирования на вкладке Число диалогового окна Формат ячеек.

 Рис. Диалоговое окно Формат ячеек, открытое на вкладке Число

Для открытия этого окна можно воспользоваться командой  Формат | Ячейки, командой Формат ячеек контекстного меню или комбинацией клавиш Ctrl+1.

Чтобы пользователю было легче ориентироваться, форматы объединены в категории (один формат может принадлежать к разным категориям): Общий, Числовой, Денежный, Дата, Время и т.д.

После выбора категории принадлежащие к ней форматы отображаются в поле справа.

Более удобный и быстрый способ форматирования ячеек – использование кнопок панели инструментов форматирования.

Рис. Кнопки форматирования панели инструментов

Кнопка Денежный формат служит для присвоения денежного стиля. Существует возможность изменить символ валюты, используемый по умолчанию в Excel и других приложениях Windows. Для этого нужно открыть Панель управления  и дважды щёлкнуть на значке Язык и региональные стандарты, затем выбрать нужный язык и страну на одноимённой вкладке.

Кнопка Процентный формат предназначена для присвоения ячейкам процентного стиля. Кнопка Формат с разделителями позволяет разделять разряды чисел при помощи запятой, а кнопки Увеличить разрядность  и Уменьшить разрядность – увеличивать и уменьшать число цифр, отображаемых после десятичной запятой.