Трудовой договор заключается в письменной форме и составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. При этом если трудовой договор не был оформлен надлежащим образом, он все равно считается заключенным (если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя). В случае фактического допущения работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения к работе работника.

Прием на работу должен быть оформлен приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку не позднее трех дней со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

По общему правилу трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено законодательством или самим трудовым договором (либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя).

При этом работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором.

Если в трудовом договоре не оговорен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу.

В случае же, если работник не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин в течение недели, трудовой договор аннулируется.

Новый ТК РФ закрепляет правовые гарантии для работника при заключении трудового договора. Так, запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора.

При этом какое-либо ограничение прав или установление преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей. При этом Уголовным кодексом РФ установлена ответственность за необоснованный отказ в приеме на работу или необоснованное увольнение беременной женщины или женщины, имеющей детей в возрасте до трех лет.

Особые гарантии предусмотрены для лиц, поступающих на работу в порядке перевода. При этом законодатель запрещает отказывать в заключении трудового договора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы.

По требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме. Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в судебном порядке.

Вопрос № 4. Оформление приема на работу

Процедуру оформления на работу можно разделить на несколько этапов:

· Предоставление соискателем документов, необходимых для приема на работу (Статья 65 Трудового Кодекса РФ.);

· Написание соискателем заявления о приеме на работу. В настоящее время заявление о приеме на работу не является обязательным документом;

· Ознакомление работника с локальными нормативными актами организации. (Статья 68 Трудового Кодекса РФ). При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором;

· Заключение с работником письменного трудового договора. (Статья 67 Трудового Кодекса РФ);

· Издание приказа о приеме на работу. (Статья 68 Трудового Кодекса РФ);

· Ознакомление работника с приказом о приеме на работу. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. (Статья 68 Трудового Кодекса РФ);

· Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку работника (Статья 66 Трудового Кодекса РФ);

· Оформление личной карточки работника. Форма № Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Прием сотрудника на работу

В настоящее время отменена регистрация трудовых договоров с работниками в налоговой инспекции и фондах. Но помните, что вам, после приема на работу первого работника не позднее 30 дней со дня заключения договора (в Пенсионном Фонде РФ и в Фонде Медицинского страхования), не позднее 10 дней со дня заключения договора (в Фонде Социального Страхования РФ) нужно зарегистрироваться в фондах как работодатель, несмотря на то, что вы уже зарегистрированы там как индивидуальный предприниматель. Для этого обычно нужно предоставить в фонд копии регистрационных документов и трудовые договора на работников. Точный список документов уточняйте в фондах. (К сведению: за нарушение срока регистрации в органе Пенсионного фонда Российской Федерации штраф 5 000 руб., более 90 дней – штраф 10 000 руб.)

 А также в настоящее время ИП заполняют работникам трудовые книжки на общих основаниях.

У работника нужно получить:

- заявление о приеме на работу (по желанию, т.к. основанием для издания приказа о приеме является трудовой договор);

получить копии документов работника:

- Всех страниц паспорта

- Всех страниц трудовой книжки (исключение- когда работник поступает на работу впервые, трудовую книжку заводит работодатель; или если работник утверждает, что потерял – тоже заводит работодатель; если работник принимается наработу по-совместительству, трудовая книжка не нужна)

- Копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (исключение – когда работник поступает на работу впервые – оформляет работодатель (в Пенсионный фонд подается форма АДВ-1+ АДВ-6-1)), если работник его потерял, работодателю, по мнению автора, лучше оформить дубликат самому (в Пенсионный фонд подается форма АДВ-3+ АДВ-6-1), т.к. номер свидетельства указывается в годовой отчетности и без него отчет не принимают, а это грозит штрафами именно работодателю.

- Копии документов воинского учета, для военнообязанных.

- Копии документа об образовании, о квалификации, наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний.

- Можно просить заполнить анкету, ее состав - на усмотрение работодателя. Целесообразно включить в нее вопросы из личной карточки (форма № Т-2), т.к. по правилам заполнять ее должен сотрудник отдела кадров на основании полученных документов, а не сам работник.

Не советуем оформлять работника до получения необходимых документов хотя бы потому, что если он окажется иностранцем, нужно извещать налоговые органы и ФМС в достаточно короткие сроки, а в некоторых случаях получать разрешение на привлечение рабочей силы (за нарушения в этой сфере административный штраф: на должностных лиц в размере от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей; на юридических лиц - от четырехсот тысяч! до пятисот тысяч! рублей (ст. 18.9 КОАП)).

Обратите внимание:

лица, не достигшие 18 лет, подлежат обязательному медицинскому осмотру, и для них устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени:

для работников в возрасте до шестнадцати лет - не более 24 часов в неделю;

для работников в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет - не более 35 часов в неделю;

Продолжительность рабочего времени учащихся образовательных учреждений в возрасте до восемнадцати лет, работающих в течение учебного года в свободное от учебы время, не может превышать половины норм, установленных для лиц соответствующего возраста

Знакомим работника с локальными нормативными актами (правила внутреннего трудового распорядка, положение о коммерческой тайне, положение о премировании, должностные инструкции, коллективный договор) под роспись. (До заключения трудового договора.Ст. 68 ТК РФ)

Заключаем с работником трудовой договор. При необходимости заключаем договор о полной материальной ответственности и соблюдении коммерческой тайны.

Издаем приказ о приеме на работу (форма № Т-1 или Т-1а) и ознакомим работника под роспись в течение 3-х дней со дня начала работы (ст. 68 ТК РФ).

Заполняем в бумажном виде от руки (!) личную карточку (форма № Т-2) работника, знакомим его под роспись.

Для учета НДФЛ работника (работодатель – налоговый агент, т.е. должен исчислить, удержать, заплатить в бюджет и отчитаться) нужно выяснить, сколько дней за предыдущие 12 месяцев человек находился на территории России (если больше 183 дней – он резидент, его НДФЛ 13%, если меньше – нерезидент, НДФЛ 30% (перечисляется на другой кбк!)). Подтверждением может быть, например, копия страниц загранпаспорта.

Получаем от работника заявление на стандартный вычет, и заявление на вычет на детей (если они есть). Эти заявления не надо обновлять каждый год.

Справка 2-НДФЛ нужна, если человек работал в этом году до прихода к вам (смотрим трудовую книжку), если не будет справки, вычеты предоставлять нельзя, т.к. не известно какую сумму заработка он уже получил в этом году.

Формируем личное дело: складываем в папку для хранения все документы на работника (копии документов, трудовой договор, приказ, личную карточку и т.п.)

Забираем трудовую книжку, записываем данные в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, делаем в трудовой книжке запись на основании приказа о приеме на работу в течение 5 дней со дня начала работы (ст.66 ТК РФ) и храним ее в сейфе до дня увольнения.

Оформление приема на работу.

• Копии документов работника

• Подпись работника на локальных нормативных актах организации

• Трудовой договор + подпись работника (договор о материальной ответственности с отдельными категориями работников)

• Приказ о приеме на работу + подпись работника

• Заполнение личной карточки на бумаге + подпись работника

• Формирование личного дела

• Запись в книге учета движения трудовых книжек

• Заполнение трудовой книжки

дальше (Кадровое делопроизводство)