В Советском Союзе существовали и существуют сегодня в России административно-хозяйственные службы на каждом предприятии, в каждом учреждении.

Хозяйственная деятельность отечественных организаций регламентируется соответствующими типовыми положениями. В каждом положении излагаются функции подразделения, а также права и обязанности их руководителя.

Задачи и содержание хозяйственной деятельности

Материально-техническое, хозяйственное, транспортное и прочие направления обеспечения производительного процесса организации являются составными частями ее деятельности. В настоящее время основными задачами хозяйственной деятельности организации считаются:

¾ технически правильная эксплуатация и поддержание в исправном состоянии зданий, сооружений и инженерного оборудования;

¾ организация и проведение текущих, капитальных ремонтов зданий, сооружений и коммуникаций, а также производство ремонтно-строительных работ по совершенствованию материально-технической базы;

¾ обеспечение санитарно-гигиенических условий в корпусах, общежитиях, столовых, спортивных базах и других помещениях в соответствии с установленными нормами;

¾ проведение мероприятий по улучшению условий труда всех категорий сотрудников;

¾ своевременное обеспечение, а также рациональное и эффективное использование материальных ресурсов и денежных средств;

¾ организация и контроль за соблюдением правил противопожарной безопасности, охраны труда и техники безопасности в зданиях, на складах и других помещениях.

Материально-техническая база такой, например, организации, как университет, включает объекты учебного, хозяйственного и технического назначения, материальное обеспечение учебного и научно-исследовательского процессов, а также имущество, оборудование и средства обучения.

К объектам учебной базы относятся: лекционные аудитории, учебные и методические кабинеты, лаборатории и специализированные учебные классы, информационно-вычислительный центр, библиотека, читальные залы и другие помещения с оборудованием и техническими средствами обучения.

К объектам технического и хозяйственного назначения относятся: строительные конструкции и инженерное оборудование зданий (центральное отопление, горячее водоснабжение, вентиляция, кондиционирование воздуха, водопровод и канализация, газоснабжение, мусоропровод, электрооборудование, лифты, радио и телевидение, средства автоматизации и др.), склады и кладовые с положенными запасами материальных средств, ремонтные мастерские, кухни-столовые, студенческие общежития, комнаты бытового обслуживания, медицинские пункты и другие объекты с оборудованием, инвентарем и имуществом.

Материально-техническое и хозяйственное обеспечение организации осуществляют главные специалисты (главный инженер, главный механик, главный энергетик, старший инженер по охране труда и технике безопасности, инструктор по противопожарной профилактике) и соответствующие структурные подразделения:

¾ хозяйственный отдел;

¾ отдел материально-технического снабжения;

¾ автохозяйство;

¾ эксплуатационно-технический отдел;

¾ общежитие.

Планирование хозяйственной деятельности в организации

Главной задачей планирования хозяйственной деятельности является распределение между хозяйственными подразделениями объема и содержания работ по срокам их выполнения.

Планирование хозяйственной деятельности должно обеспечить:

¾ бесперебойное материально-техническое снабжение всех структурных подразделений организации;

¾ нормальное функционирование зданий, общежитий, столовых и их инженерного оборудования;

¾ рациональное и полное использование материально-технической базы;

¾ обеспечение режима экономного и целесообразного расходования материальных и денежных средств.

Планирование работы хозяйственных служб подразделяется на перспективное и текущее (оперативное).

Перспективное планирование заключается в разработке комплексного плана на 5 лет, который по структуре и содержанию представляет собой систему взаимосвязанных хозяйственных, эксплуатационно-технических и других мероприятий.

Текущее (оперативное) планирование заключается в составлении годовых, квартальных и месячных планов работ.

Годовой хозяйственный план конкретизирует содержание производственной деятельности хозяйственных подразделений. В него входят следующие основные мероприятия:

¾ организация технического обслуживания зданий и инженерного оборудования;

¾ сроки и объемы проведения капитального и текущего ремонтов зданий, сооружений и инженерного оборудования;

¾ содержание общежитий;

¾ благоустройство территории;

¾ организация охраны зданий и территории;

¾ оздоровительные мероприятия, организация профилакториев для сотрудников предприятий и их семей;

¾ транспортное обслуживание;

¾ материально-техническое обеспечение;

¾ организация питания сотрудников;

¾ противопожарные мероприятия;

¾ организация труда и техники безопасности;

¾ мероприятия по режиму экономии тепла, электроэнергии и материальных средств;

¾ организация учета и хранения материальных ценностей;

¾ производственная учеба сотрудников хозяйственных подразделений и др.

Для обеспечения наиболее важных хозяйственных мероприятий могут разрабатываться отдельные планы, которые охватывают работу нескольких служб, отделов и подразделений (план подготовки помещений к зиме, проведения конференций, план подготовки к учебному году в учебных заведениях и т. д.).

В хозяйственных подразделениях, отделах и службах составляются месячные планы работы. В этих планах детализируются мероприятия, предусмотренные годовым планом и указаниями директора организации. В плане указываются: объем и стоимость работ, потребности в рабочей силе, транспорте, материальных и денежных средствах, а также источники для обеспечения этой потребности, сроки выполнения работ конкретными исполнителями. Планы утверждаются заместителем директора по административно-хозяйственной работе.

Рассмотрим сохранившееся распределение функций по управлению инфраструктурой.

Эксплуатационная служба. В область ее компетенции, согласно квалификационному справочнику, входит руководство разработкой мероприятий по созданию наиболее благоприятных и безопасных условий труда, обеспечение эффективности, своевременной и качественной подготовки производства, технической эксплуатации и модернизации оборудования, осуществление контроля за соблюдением норм и правил по охране труда, технике безопасности и пожарной безопасности, требований гостехнадзора, природоохранных, санитарных и других органов. В советский период место этой службы в структуре любой организации было подальше от посторонних глаз и ближе к подвалу. Такое отношение приводило к принижению той значительной роли, которую, в силу объективных причин, эта служба выполняет. Основной рабочей силой здесь были малограмотные слесари, руководимые одним из членов своего коллектива, который благодаря многолетнему опыту и терпению смог сделать карьеру бригадира.

За последнее время инженерно-эксплуатационный отдел претерпел значительные изменения, особенно в современных организациях. Должность главного инженера сегодня может называться по-разному: главный инженер, директор по эксплуатации, главный техник здания и т. д. На должность главного инженера раньше назначали людей, имеющих большой опыт практической работы на предприятии и обладающих одной из технических специальностей. Существует много доказательств того, что устоявшаяся практика начинает меняться. Совершенствование инженерно-эксплуатационной службы приводит к замещению руководящих должностей теми, чье базовое образование дополнено образованием в области менеджмента.

Хозяйственный отдел осуществлял руководство работами по хозяйственному обслуживанию организации или ее подразделений; обеспечивал сохранность хозяйственного инвентаря, его восстановление и пополнение, а также соблюдение чистоты в помещениях и на прилегающей территории; следил за состоянием помещений и принимал меры по их своевременному ремонту; обеспечивал работников канцелярскими принадлежностями и предметами хозяйственного обихода.

В обязанности начальника хозяйственного отдела входило руководство младшим обслуживающим персоналом, в то время как квалификационные требования определяли для него достаточным среднее специальное образование и стаж работы по хозяйственному обеспечению не менее одного года. В настоящее время руководителю с таким уровнем подготовки было бы трудно осуществлять эффективное выполнение вышеназванных функций, так как условия конкуренции требуют не просто специальных знаний, а экономического мышления. Более того, такой специалист должен разбираться в юридических и социально-психологических проблемах, вопросах управления имуществом и персоналом, быть хорошим администратором.