Модель жизненного цикла разработки документооборота фирмы по Саттону является основной из множества моделей ЖЦ. Она базируется на том, что желаемые результаты документооборота могут быть достигнуты благодаря выполнению цепочке определенных действий связанных с этапом ЖЦ документа: на каждой фазе документу присваивается добавочная стоимость, которая определяет начальную условия следующей фазы.

Все фазы ЖЦ можно разделить на части управлять отдельно каждой. Пример: при создании документа он получил начальную стоимость. При его вводе в БД прибавилась его добавочная стоимость затрат на ввод. При его запросе и выдаче еще добавилась добавочная стоимость, документ утвердили, вновь его цена возросла.

Фазы жизненного цикла:

ЖЦ состоит из 6 фаз: Определение или создание документов их анализ сохранения, публикация и вывод из обращения.

1) Определение документа.

Имеет целью установление общего контроля проекта и структуры управления проектов, составляется план проекта, составляется все необходимые документы их тип и системные данные, то есть объем СУД требуемой для цели организации.

На первом этапе принимается план и график работы, определяется количество сотрудников (5-7), определяются бюджетные средства, на приобретение ресурсов, то есть источников информации и инструментария.

Обосновываются необходимые работы и процедуры администрирования и управления проектом.

2) Анализ данных.

Цель фазы: сбор информации о документах СУД, то есть их системных данных, местах их хранения и о рабочих процессах, связанных с ЖЦ этих документов.

Результат анализа:

А) получение моделей типов документов: текст, изображение и так далее

Б) составление каталога объектов, характеризующих документ.

В) структурированная система классификации документа (по алфавитному порядку, по объему, по теме и т.д.)

Система классификации файлов должна строиться с позиции направления бизнеса фирмы, а никак традиционная система, то есть распределения по отделам. Это позволяет не распределять документы при расформировании отдела. Внутренняя структура документов строится на основе форматов SGML и HTML.

3) Создание документа.

Цели создания документа являются: 1) сбор всех документов в СУД, перевод их в формат, который работает СУД или оцифровка. Бумажные оригиналы передаются на хранение; 2) классификация всех собранных документов, по которой будет выполняться поиск, глубина ссылок до 4-5 документов.

В результате должен получится:

- полный список внешней документации компании;

- полный список, наследованных от старой системы, документов;

- полный список, авторами, которых являются сотрудники.

Замечание на этом этапе – один и тот же документ не должен дублироваться в разных секторах памяти. Сбору подлежит только информация, имеющая отношение к бизнес-направлению компании. Оставление всей информации от старой системы по принципу «пусть будет» нерационально использует память СУД.

4) Сохранение документов.

Цель фазы: поместить документы в безопасную среду, хранить в ней, с возможностью всегда их найти.

При сохранении документы классифицируют на уровне секретности: общие, частные, конфиденциальные, секретно и совершенно секретно. При сохранении следует предусмотреть подлинность электронного почты, авторизации (установление подлинности автора) и установление аудиторской проверки документов, защищенных СУД.

5) Опубликование документов.

Цель: распределение электронных версий и распечаток документов среди работников организации, в соответствии с их уровнем доступа – ИРИ (избирательное распространенная информация).

Результат фазы: составление уровня допуска и списков распределения документа согласно допусков к этим документов. Установление диапазона форматов установления и распечаток документов.

Система ИРИ автоматически уведомляет пользователя о поступлении документа в репозиторий нового документа, который предоставляет интерес для направления работы пользователя и его группы допуска. Например: бухгалтер получает о новых бухгалтерских правилах и так далее.

6) Вывод документов из обращения.

Цель: определить документ, подлежащие выводу из СУД. Выполняется 4-мя способами: уничтожение, сохранение, отчуждение, перевод в архив.

· Уничтожение – физическая документация документов (для бумажных – сжигание и др.)

· Сохранение – копирование компакт-диска или магнитного диска в тех случаях, когда записанные на них документы могут понадобиться после истечения их срока годности (5-7 лет). До 15% старых документов могут быть запрошены, по статистике.

· Отчуждение – пересылка документаций тем организациям, откуда они были первоначально получены для СУД.

· Перевод в архив – выполняется для документов, представляющих интерес с точки зрения истории организации.

Результат фазы: обновленных график сохранения документации; список документов о сохранении, список для уничтожения и список документов для отсылки. Перед уничтожением документа или перед переводом в другую категорию нужно уведомить автора, так как только он может знать истинную потребности документа.