Проектирование систем электронного документооборота

Поможем в ✍️ написании учебной работы

Имя

Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Нажимая кнопку "Продолжить", я принимаю политику конфиденциальности

Проектирование систем электронного документооборота.

Литература:

Саттон М. Д. Корпаративный документооборот. Принципы, технологии, СиБ, АЗБУКА. 2002 – 447 с.
Кирсанова М. Б., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. М. Инфра – М. 2008. – 367 с.
Алекенуев А. И. Конфиденциальное делопроизводство - М. 2003 – 200 с.
Гулуче Корпоративные основы XML и WEB-служб – М.: 2003. – 200с.

Документооборот – это хранение, поиск и перемещение документов разного вида.

Документ – это базовая единица документоориентированного процесса; способы хранения и способы документа в современный организации является видом деятельности от которой зависит выживание компаний на рынке.

Традиционная схема перемещения документов в журналах поиск выполняется по УДК (универсальная документальная классификация). УДК с заголовкам к ключевым словам с шифром, датам и др.

В настоящее время документооборот выполняется системой управления документооборотом (СУД).

Цель СУД - это распределенные общие документные ресурсы компании таким образом, чтобы они были:

Под информационной защитой
Чтобы можно было легко найти, получить и переслать независимо от фирмы

Документ (documentum) – официальная публикация, указанные директивы – разрешенная законом запись о сделке или бизнес-решении (чек, запрос, таблицы, формы, отчеты и так далее).

Предмет документа – это содержание и контекст документа.

В СУД используется:

1) документы

2) БД-таблицы

3) Полнотекстовые документы большого объема

Управление – разработка и поддержка условий, при которых документарные ресурсы обрабатываются по группам, дает требуемую отдачу и эффективно используются для достижения целей управления.

Оно включается в себя:

o Планирование

o Руководство

o Поиск ресурсов

o Контроль

Виды управления документооборота на фирме:

Управление записями – контроль документов на бумаге, хранящейся в папках
Управление фирмами, контроль форм, используемые для сбора информации и составления отчетов.
Управление отчетностью, публикация и распространение отчетов в бумажном виде
Управление руководствами и инструкции создания и распространения сохранения бланков записей, директив и других оригинальных документов
Управление архивами – каталогизация, обзор, сохранение и распространение бланков.

Кроме этих ориентированных документов существует неоформляемый вид сделки, заключаемые по ходу ведения дела.

Управление документами - это процесс наблюдения и контроля за одинаковыми документами фирмы, записями, их решений и разработок, представленными в формате документов электронного или бумажного вида.

Архитектура СУД

Отображает документы и связи между ними в виде карты документов организации, содержит концептуальный уровень и предметный воплощения.

Содержит:

- концептуальный

- логический

- предметное воплощение

Почему? Кто?	Концептуальный уровень
Что? Когда?	Логический уровень
Как? Где?	Уровень предметного воплощения

На концептуальном уровне определяется состояние документооброта, то есть, какие документы и БД должны входить в СУД и взаимно связи (взаимосвязи между ними), объем СУД, количество пользователей и основания потоки документооборота (основные потоки).

На логическом уровне решается вопросы функциональных характеристик СУД (ввод и вывод данных, их обработка, безопасность, правила ведения, деловые интерфейсы и формы отчетов). Логический уровень определяет, что будет делать система и когда запускается каждый процесс. Логический уровень не привязан к компьютеру и может быть выполнен аппаратным и программным обеспечением. Необходим для определения процесса и разделения.

Концептуальный уровень.

Концепция СУД базируется на модели центра хранения записи и его корпоративных клиентов.

Репозиторий делится на:

1 ур. - помещение (управление финансами, управление оборудованием)

2 уровень – шкафы с папками, отсортированы по категориям

3 уровень – ящики – содержит папки администрации, папка специалистов

4 уровень – папки – разложенные в алфавитном порядке

5 уровень – документы и другие воженные папки.

Логический уровень.

Базируется на модели центра хранения записи, но исходит не из документов, а из производимых с ними действий.

Состоит из нескольких подсистем управления.

Логическая модель СУД

Система управления документами – принимает необработанный документ и (сортирует его передает) различает его в репозиторий.
СУБД (таблицы) – содержит все системные данные в документах, которые хранятся в отведенной для этого частью ОС.

Все атрибуты документа должны быть проиндексированы (дата создания, автор, тема, ключевые слова, заголовок, дата внесения в БД и т.д.). Эта система работает на базе MS SQL Server, либо SyBase, либо Oracle.

Система управления полнотекстовыми документами – отслеживает метки, определяющие порядок слов, проверяет контрольные суммы файловой системы, стоковые слова (слова, которые не способствуют поиску). Работает под управлением программ: TOPIC, Fulerum Ful/Text, BRS/Search
Менеджер базы безопасности – устанавливает ограничение на доступ к СУД для отдельных групп пользователей, общий доступ к СУД для отдельных групп пользователей, общий доступ к файлам и папкам.
Менеджер администрированной базы – отвечает за функции, которые позволяют администратору создавать копии, настраивать, отключать и др. функции администратора.
Менеджер рабочего процесса – координирует взаимодействие отделов (фирм) между собой и с клиентами компании MS Hail, Floware.
Менеджер гиперссылок – контролирует гиперссылки внутри документов и между документами, отвечает за связи в составных документах.

Предметное воплощение (Как и Где).

Базируется на фактической конфигурации аппаратного и программного обеспечения. В основном используется схема операционной модели клиент-сервер, в которой репозиторий расположен на сервере с определенной платформой (ПК+ОС) и пользовательский интерфейс (ПК+клиент).

Ресурсы СУД должны обеспечивать работу с Интернет, с магнитной и дисковой памятью (винчестер) и оптической памятью. Ресурсы должны выполнять маршрутизацию по протоколу TCP/IP, присваивать уникальные номера документа, обеспечивать размещение дисковой памятью и др.

Стандарты и спецификация архитектуры СУД.

Стандарт СУД обусловлен видом документов и ПО компьютера

Основные из них:

1) HTML – гипертекстовая разметка документа

2) ODMA – открытый интерфейс прикладного программирования для управления документом.

Схема построения СУД должна работать только со структурированными базами документами.

Виды стандартов для СУД:

§ Де-юре

§ Де-факто

§ Национальный

§ Международный

Де-фа́кто (лат. de facto — «на деле», «фактически») — латинское выражение. В юриспруденции часто означает «практикуется, но не обязательно определено законом» или «практикуется или является действительностью, но не установлено официально». В основном это выражение противопоставляется понятию

«де-юре» (что значит «определять законом»), когда речь идёт о законе, управлении или технике (такой как стандарты) в случае создания, разработки или применения «без» или «против» инструкции, но в соответствии «с практикой». Когда обсуждают законные ситуации, «де-юре» значит «высказано законом», в то время как «де-факто» означает действие или то, что практикуется. Аналогичные выражения: «по сути», «по факту», «фактически».

§ Де-юре – используется ограниченно для обеспечения обмена информацией внутри фирмы или группы фирм, занятых одним проектом CDF и TDF.

§ Де-факто – стандарт, принятый в ПО одного производителя: Lotus, Excel, Word, TIF.

§ Национальные – действует внутри страны: CALS, IDES, IDEF.

§ Международные – является обобщенными версиями национальных стандартов, которые утверждены международными организациями: ISO, ITU.

Основными стандартами для ИС являются стандарты OSI – это стандарты взаимодействия открытых систем, предшественники стандартов СУД.

Используется для отладки ИС на уровне ее предметного воплощения.

Всего используется 35-40 стандартов.

Основные:

SGML – стандартный обобщенный язык

HTML – стандартный язык разметки гипертекста

DMA – единый стандарт управления документацией.

ODMA – интерфейс прикладного ПО для оперативного управления документацией.

Требование к СУД и проблемы на пути ее внедрения

При внедрении СУД необходимо определить: какие файлы оставить, какие уничтожить, выбрать стандарты СУД, требования к оформлению документов.

Обычно 15% уже отработанных документов могут быть еще востребованы, поэтому СУД должна давать возможность найти любой из этих документов. Все документы в СУД, независимо от носителя должны быть оснащены перекрестными ссылками.

По закону для финансовой отчетности предприятий бухгалтерские записи должны храниться 6-7 лет.

Бумажная документация также является частью системы электронного документооборота. Электронный документ снабжен электронной подписью – является законно, т.е. может быть принят в суде в качестве доказательства.

СУД позволяет закодировать документ, обеспечивать его защиту и проследить все попытки его просмотра. Распространение документа возможно по электронной почте или по сети компании.

СУД содержит программы просмотра, позволяющие работать со всеми типами документов, независимо от ПО, в котором они были созданы: .doc, .xls, .pex, .bmp, .jpeg.

Основное преимущество СУД – это уменьшение канцелярской работы.

Базовой единицей поиска в СУД является документ, а не слово или фраза.

СУД – это не только механизм поиска данных, но и механизм прослеживания в изменении документа, поэтому СУД должна хранить черновые или рабочие версии документа.

Уровень доступа для каждого пользователя должен быть определен заранее. Записи могут быть личными, переходными и официальными.

Личные – это частные записи (анкета, резюме, паспортные данные)

Переходные – черновики, рабочие варианты официальных бумаг.

Официальные – это записи о современной сделки или принятом решении.

Бумажные документы, оцифровываются по мере их востребования, т.е. при поступлении запроса от пользователя. Он превосходится в цифровой вид и переключается в память.

Тезаурус и контрольный словарь должен состоять из ключевых слов, указанных в каждом документе.

Планирование

Организационный уровень.

Задает схему отчетности и ответственности всех участников создания СУД, то есть разработчиков, пользователей и так далее. Очень важно чтобы использование СУД поддерживалось руководством компании.

Организационный уровень состоит из трех частей:

А) распределение прав и обязанностей. То есть при переходе к СУД, необходим грамотный и компетентный персонал, поэтому фирма должна обеспечить переобучение персонала или повышение квалификации сотрудников и назначить ответственного за работу с отдельными частями СУД.

Б) организация трудового процесса. То есть распределение заданий и функций по работе СУД между сотрудниками детально и конкретно.

В) Инструменты, обеспечивающие трудовой процесс: ППП, технические устройства: принтер, проектор, сканер, программы поиска ИПС и так далее.

Планирование.

Этап планирования.

Цели: определяет направление действий и контрольные точки и задачи менеджера; позволяет сделать прогноз результатов планирования и их достижения; определяет структуру проблем СУД; определяет график начала и окончания этапов или контрольных точек и проекта в целом; бюджет, прогноз; стратегию и тактику работы персонала; стандарты - показатели эффективности СУД.

Этап организации имеет две цели:

1. Кто из сотрудников войдет в команду разработчиков и какие отделы будут непосредственно.

2. Обозначить структуру отчетных документов и объем контроля, а также права каждого участника.

В результате выполнения этапа определяется:

- организационная структура (права, обязанности и отчеты стандартных позиций разработки (сотрудники))

- матрица взаимодействия – схема распределения ролей и их взаимодействия между собой с отделами и внешними объектами

- квалификации – список умений и знаний, необходимых сотруднику на каждой позиции

- потребность в персонале

Квалификация должна быть повышена до начала разработки СУД, так как обучении по ходу дела не приводит к успеху и ведет к лишним затратам.

Этап обеспечения ресурсами. На этапе набирается команда квалифицирующих специалистов, определяется среда, в которой будет работать каждый и необходимый инструмент. Результатом этапа является распределение обязанностей между членами команды и уровень поддержки со стороны организации, потребность в финансах, материалах, оборудовании и др. Нельзя включать в команду сотрудников, если они не заняты. Нельзя начинать разработку, если имеется часть средств (25-30%).

Этап администрирования.

Повысить мотивацию членов команды, подготовить их к самостоятельному решению. Результат действий – составленный протокол.

Этап контроля.

Отслеживания масштабности распространения внутри компании. Ведение контроля и отчетности по затратам, соблюдение графика и соответствии уровня графика. Результатом является: анализ соответствия реального проекта ресурса прогнозному обеспечению; отчет об отклонении выполнения работы проекта о стратегии и тактики.

Основные общие функции

1) Прогнозирование

2) Планирование

3) Учет

4) Контрольная функция

5) Оперативное управление

6) Анализ управления

7) Нормирование

8) Организация функций

9) Административная функция

Основные функции управления:

Прогнозирование
Планирование
Учет
Контрольная функция
Оперативное управление
Анализ
Нормирование
Организационная
Административная

Рис.1 Схема взаимосвязи функции управления

Внешняя среда

Перспективное развитие предприятия (прогнозирование) – это процесс выработки показателя деятельности предприятия на перспективу на данные от внутренних резервов и внешней среды.

Планирование – функция, связанная с программой действий. Программа действий – конечная цель руководящая линиями поведения, этапы предстоящего пути и средства для их реализация.

Учет – функция регистрации сбора, передачи и обработки текущих сведений в подразделениях объекта по выполнению плана.

Контроль состоит в проверке, его цель – выявление факторов невыполнение программ, ошибок для их исправления. Он применяется ко всему – материальным объектам, действиям и людям. По результатам контроля принимаются управленческие решения по выработке новых планов реорганизации системы и координации ее работы.

Регулирование или оперативное управление реализуется путем выдачи распоряжений, распределяется между несколькими руководителями, каждый из которых отвечает за определенный круг обязанностей и их выполнение.

Анализ деятельности системы – обработка полученных сводных данных, определение тенденции в поведении системы и тенденций в ней, получение сведений по ресурсам предприятия для нового плана развития.

Нормирование - определение норм расходов сырья, материалов и т.д. для выполнение задания каждому работнику, участку и цеху согласно среднеотраслевых норм.

Администрирование – согласование деятельности всех участников процесса таким образом, чтобы улучшить функционирование предприятия и обеспечить его успех. Аппарат управления содержит ряд подразделений, который отвечает за заготовку сырья, материалов, производства продукции, хранения, реализации готовой продукции, обслуживание клиентов и др.

В аппарат управления входит:

дирекция
плановый отдел
отдел маркетинга
экономический отдел
бухгалтерия
технические отделы
отдел реализации

Система электронного документооборота входит в состав директората.

Дирекция является подразделением, работники которого отвечают за общие вопросы организации работы системы, за принятие стратегических и тактических управленческих решений по всем видам деятельности и за осуществление связей окружающей средой.

Остальные подразделения служат для подготовки вариантов принимаемых решений, контроля их исполнения и совершенствования процессов управления. Каждое подразделение отвечает за свой вид деятельности и объект управления.

Для достижения цели аппарата и объекта управления учувствуют в выполнении деловых процессах и процедур.

Деловые процессы – процессы, которые отвечают за ведение бизнеса, являются способом осуществления фактического управления и состоят из отдельных процедур.

Деловая процедура – последовательность работ, заданий, операция, совершаемых сотрудниками ИЭС для реализации процесса или решения какой-либо задачи. Деловые процессы классифицируются по видам производственной деятельности: обслуживания клиента, материально-технического снабжения, управление кадрами, реализация готовой продукции и т.п.

Содержание процедуры получения.

Центральный документ СДОУ составляет три основы:

входящая
исходящая, являются ответом на входящий документ, готовятся на основе внутренних документов предприятия
внутренние, используются для организации работы предприятия

В любом случае все виды документа проходят через СДОУ. Индексирование документа проводится после регистрации - присвоение индекса. Индекс – основной реквизит, состоит из 3 частей.

Индекс: 1. Код отдела; 2. Индекс дела; 3. Регистрационный номер

Состав и содержание процедуры и построение исполнение работы.