Формування чітко структурованої ієрархічної системи архівних установ на теренах України відбувалося практично впродовж усього ХХ століття й пов'язане з подоланням "архивного настроения" (Д. Самоквасов) на початковому етапі, впливом ідеологічних чинників за радянської доби та за-стосуванням апробованих моделей світвої архівної практики під час модерного періоду української архівістики.

Перші спроби створення державної архівної служби, покликаної розробити модель організації архівної справи та запровадити фукціонально доцільну систему архівних установ, належать до 1917_1920 рр. Організація у вересні 1917 р. у складі департаменту мистецтв Генерального секретарства освіти Української Центральної Ради бібліотечно-архівного відділу на чолі з О. Грушевським поклала початок розробленню концептуальних засад архівної реформи і свідчила про надання організації архівної справи державного значення. Пріоритетною проблемою реформи була висунута М. Грушевським ідея створення Національного архіву як центральної архівної установи для концентрації найважливіших документів і реєстрації цінних архівів. Культурним перетворенням перешкодило більшовицьке повстання в Києві, інтервенція міста червоних загонів, вступ німецько-австрійських військ.

За доби Української Держави вже під керівництвом чернігівського історика В. Модзалевського Архівно-бібліотечний відділ, що функціонував у складі Головного управління в справах мистецтв і національної культури, здійснював загальну архівну реформу, спрямовану на формування системи архівних установ. Аполітичний, позапартійний, орієнтований тільки на національну ідею1 заклад запропонував проект реформи "державного характеру", який передбачав запровадження державної власності на документи, створення в Києві Національного архіву з підпорядкованими йому археографічною комісією, губернськими архівами і науковими архівними комісіями на місцях, Українським археологічним інститутом. Втілити проект теж не вдалося. Втім, у цей період істотно збільшилися асигнування на утримання Київського центрального архіву давніх актів, було розроблено "Положення про Архів Південно-Західного Фронту"2, відкрито Київський археологічний інститут, де передбачалося навчання майбутніх архівістів3.

Після приходу до влади Директорії УНР у грудні 1918 р., керуючись ідеєю "аполітичності" архівів і необхідністю зберігання документальних скарбів, В. Модзалевський продовжив керівництво архівно-бібліотечним відділом. Головні зусилля він зосередив на порятунку архівних документів і спробах довести новій владі необхідність цивілізованої організації архівної справи. Вже на початку лютого 1919 р. більшовицькі війська вступили до Київа, а Директорія залишила місто. У другій половині 1919 р. тимчасово столицею УНР стало губернське місто Кам'янець-Подільський. Створений там для рятування архівних і художніх скарбів Відділ охорони пам'яток старовини і мистецтва очолив декан історико-філологічного факультету Кам'янець-Подільського державного університету П. Клименко. З його ініціативи Міністерство внутрішніх справ УНР доручило місцевим органам самоврядування здійснювати охоронні заходи щодо попередження "знищення, псування або продажу"4 пам'яток старовини. Виконувати цю роботу повинні були губернські і повітові комісари за допомогою вчительства. Залучення місцевої інтелігенції до виявлення і порятунку художніх і архівних скарбів було на той час досить ефективним. Встигла комісія також видати один номер спеціального музейно-бібліотечного-архівного часопису "Українська старовина", що в умовах інформаційного вакууму мав особливе значення для поширення відомстей про стан архівів та архівних документів. Наприкінці 1919 - на початку 1920 рр. стан архівної справи погіршився у зв'язку з виїздом із Кам'янця більшості знаних діячів культури.

Тим часом на Київщині тривале збройне протистояння радянських формувань військам УНР, російської Добровольчої Армії А. Денікіна, згодом - П. Врангеля, польським інтервентам, постійні селянські повстання призводили до численних втрат архівних документів. Ще до офіційного перенесення столиці УСРР до Києва у березні 1919 р. серед інших відділів Наркомосвіти тут почало діяти Архівне управління під керівництвом В. Модзалевського, приймаючи фонди ліквідованих установ і реєструючи ті, для яких не вистачало місця для зберігання.

Паралельно з державними архівними установами поступово набувала все більшого впливу на розвиток архівної справи Всеукраїнська комісія з вивчення історії Жовтневої революції і Комуністичної партії та її місцеві органи, створені з метою виявлення, вилучення й організації використання архівних документів цієї тематики. Згодом утручання істпартів у політику формування сукупної архівної спадщини призвело до існування "архівного фонду КПУ" усупереч декларуванню створення в УСРР єдиного державного архівного фонду. Не сприяли роботі конфлікти між Головархом і Комітетом по охороні пам'ятників історії і мистецтв при Університеті св. Володимира під керівництвом М. Довнар-Запольського, перенесення столиці до Харкова і фактично периферійний статус київських установ.

Крім бойових дій, у цей час давався взнаки "паперовий голод", заручниками якого знову стали архіви. Паперові фабрики були справжнім "архівним Молохом", де часто гинули унікальні документи. З метою припинення знищення архівних документів і організації їх належної експертизи було створення в лютому - квітні 1920 р. повноважного державного органу - Особливої комісії Всеукраїнського революційного комітету (згодом Особливої всеукраїнської архівної комісії) та її місцевих відділень. Утім комісія не виправдала надії, що покладалися на неї: губОВАКи були створені лише в Катеринославській, Київській, Луганській, Миколаївський, Полтавській і Харківській губерніях, в інших робота з вилучення архівних документів для утилізації не контролювалася архівістами, що призводило до значних утрат документів. Водночас, діяльність ОВАК та її місцевих органів мала і позитивний результат _ збереження для історії документів XIX ст., фондів губернських установ, земських і міських архівів. У січні 1922 р. Раднарком УСРР прийняв постанову "Про ліквідацію діяльності ОВАК, губернських архівних комісій і архівних секцій", відповідно до чого усі права й обов'язки ліквідованих установ передавалися створеному в квітні 1921 р. Головному архівному управлінню і губернським архівним управлінням.

початок формуванню ієрархічної централізованої архівної системи в УСРР поклало створення Головарху. Її структурування, обумовлене потребами галузі й перманентного адміністративно-територіального поділу УСРР, відбувалося понад десять років. Протягом 1920_1930-х рр. основними ланками архівної системи були державний орган управління архівною справою (Головарх, Укрцентрархів, ЦАУ), центральні державні архіви, місцеві (губернські, окружні, обласні) архівні управління. Формування мережі центральних архівних установ на початку 1920-х рр. почалося з об'єднання в системі Головарху Центрального архіву революції (реорганізованого зі Слобожанського архіву революції в січні 1922 р.), Центрального історичного архіву в Харкові, Київського центрального архіву. У 1924 р. вона поповнилася Київським центральним архівом давніх актів, виведеним із підпорядкування Української академії наук. Пожвавленню архівного будівництва на місцях сприяло завершення організації губархів. Для контролю за станом архівів у повітах і волостях на посаді тимчасово уповноважених губархів призначалися інструктори повітових і волостних відділів народної освіти. Однак у цілому стан архівної справи в цей період був надзвичайно складним. Актуалізувалася потреба в розвитку архівного законодавства і розширенні повноважень державного органу управління в сфері архівної справи.

Знаковою подією в історії архівної справи в Україні XX ст. стала реорганізація в січні 1923 р. Головарху при НКО УСРР в Українське центральне архівне управління (Укрцентрархів) при ВУЦВК. Не менш важливим для розвитку архівістики було прийняття постанови ВУЦВК і РНК УСРР "Про єдиний державний архівний фонд УСРР" (грудень 1925 р.), що конституювала статус сукупної документальної спадщини українського народу і встановлювала над ним юрисдикцію держави.

Мережа підпорядкованих Укрцентрархіву установ протягом 1920-х рр. постійно змінювалася. Протягом 1925_1926 рр. у зв'язку з загальною адміністративно-територіальною реформою замість дев'ятьох губернських архівних управлінь було створено 40 окружних архівних управлінь і Головархів у Молдавській АРСР. Мережу центральних архівів у 1926 р. поповнив Центральний архів праці, де повинні були зберігатися фонди центральних профспілкових організацій.

Розширення мережі архівних установ потребувало формування каналів зв'язку для передачі інформації галузевого рівня, відтак середина 1920-х рр. позначена створенням архівної періодики. Основними типами фахових періодичних видань стали науково-популярний часопис ("Архівна справа", "Радянський архів", "Архів радянської України") та інформаційний бюлетень ("Бюлетень Укрцентрархіву", "Архівний робітник").

Шляхи подальшого розвитку архівної системи визначв І Всеукраїнський з'їзд архівних робітників (травень 1926 р.), відповідно до рішень якого у Дніпропетровську, Одесі, Полтаві, Харкові і Чернігові засновувалися крайові історичні архіви для збереження документів ліквідованих губернських і повітових установ. З'їзд також легалізував зусилля громадськості з виявлення і порятунку безпритульних архівних документів. Допомога місцевої інтелігенції - архівних кореспондентів - уможливила вирішення поставлених перед архівістами завдань і водночас сприяла популяризації архівної справи. Важливе значення рух архівних кореспондентів мав і для поліпшення кадрової проблеми. Набуваючи практичних навичок архівної роботи, розвиваючи інтерес до архівної справи, архкори не тільки створювали кадровий резерв для архівних установ УСРР, але й реально поповнювали штати архівів, залучалися до виконання видавничих проектів. З моральним і фізичним знищенням на початку 1930-х рр. кращих представників архівної справи і встановленням тоталітарної ідеології в галузі архівістики рух архівних кореспондентів поступово згас.

Важливим досягненням Укрцентрархіву було створення в червні 1930 р. першої наукової установи в галузі архівної справи - Кабінету архівознавства, на який покладалося розроблення питань забезпечення цілісності та реставрація архівних документів, вивчення досвіду і розроблення теорії описування архівних документів, проектування архівних будинків і обладнання, створення науково-довідкової бібліотеки і поширення спеціальної бібліографічної інформації. У Кабінеті архівознавства сконцентрувалися кращі сили архівістики Харківщини: В. Барвінський, В. Веретенников, Є. Іванов, В. Нікітін та ін. Однак призначення маловідомих спеціалістів, членів партії на керівні посади в наукові установи, що розпочалися незабаром, свідчило про зростання контролю та ідеологізацію архівної справи.

У 1931 р. Кабінету архівознавства було надано права науково-методологічного і методичного сектора, основні зусилля якого зосереджувалися на "обслуговуванні соціалістичного будівництва великою масою матеріалів практичного значення" і "обслуговуванні пролетаріату в боротьбі з класовим ворогом арсеналом документальної зброї".

Цьому завданню підпорядковувалася і створена наприкінці 1928 р. у стуруктурі ЦАУ УСРР із метою активізації видавничої діяльності архівних установ і впровадження політичного контролю за публікацією історичних джерел Археографічна комісія ЦАУ. Спираючись на досвід Археографічної комісії ВУАН та її попередниці - Київської археографічної комісії (1843_1921), АК ЦАУ діяла на принципово інших засадах. Вона була покликана запровадити в археографії "матеріалістичне розуміння історії" і висвітлювати за допомогою публікації джерел "класову боротьбу в історії України", історію встановлення і розвитку радянської влади, робітничого, селянського і національного рухів. На практиці найголовнішими напрямками діяльності її архівознавчої секції стали видання описів, оглядів, каталогів для створення загальної картини ЄДАФ УСРР і підготовки посібників з архівознавства. Вже в 1929 р. вийшов путівник Київського центрального архіву давніх актів за редакцією завідувача архівом В. Романовського6, а в 1932 р. - "елементарний підручник" з архівознавства.

Складовою частиною АК ЦАУ були її місцеві філії - Київська та Одеська. Результатом діяльності зокрема одеських архівістів стала підготовка до видання опису фонду "Архів Коша Нової Запорізької Січі", опублікованого в 1931 г.

Посилення ідеологічної цензури щодо видань архівних документів, розгром українського архівознавства на початку 1930 х рр. призвели до повного завмирання в УРСР археографічної роботи.

Беззастережна ідеологізація всіх напрямків діяльності архівних установ стала ознакою 1930-х р. "Сумніви" представників старої школи щодо її "доцільності" усунув II Всеукраїнський з'їзд архівних робітників (листопад-грудень 1931 р.). У світлі установок Й. Сталіна і тез Ф. Кретова, у яких декларувалася необхідність перетворити архіви на "зброю політичної диктатури і засіб соціалістичного будівництва"7, архівісти одержали на з'їзді чіткі настанови щодо правил і тематики археографічних публікацій, експозиційної діяльності, способів мислення і висловлювання думок. Визначальним принципом роботи архівних установ стали спроби закреслити досягнення старої школи, ствердити марксистсько-ленінську методологію, сформувати новий тип "відданого партії" архівіста.

Поглиблення ідеологізації відбувалося на тлі чергової перебудови архівної системи в зв'язку з ліквідацією округів: окрархи реорганізовувалися з 1 жовтня 1930 р. у місцеві архівні управління. Цей процес супроводжувався рецидивами знищення документів. Так, Шосткинський РВК замість упорядкування цілком продав колишній фонд Казначейства (близько 550 пудів) на паперову фабрику, а в Полтавському окрвійськкоматі інспекторів окрарху зустріли словами: "Упорядковувати архіви не будемо, а просто спалимо".

12 серпня 1930 р. Секретаріат ВУЦВК у своєму зверненні був змушений констатувати: "Досвід ліквідації 13 округів показав, що, не дивлячись на достатньо точні і своєчасні директиви, більшість ліквідованих установ цих колишніх округів передали свої архіви в невпорядкованому і навіть хаотичному стані". Із закликом "не допустити знищення й ушкодження цього великого наукового скарбу української культури" звернулися до всіх керівників окружних заснувань і організацій у серпні 1930 р. у загальному зверненні ВУЦИК, Істпарт і ЦАУ УСРР.

Вже на початку 1931 р. проявилися інші хиби організації місцевих архівних управлінь, мережа яких включала 28 замість 40 окрархів і була очевидно недостатня. Виправлення помилок планувалося на початок 1932 р., але перехід на триступеневу систему управління, відповідно до якої в УСРР утворювалися області, скоригував плани реорганізації мережі архівних установ. Потім протягом березня 1932 р. було створено Вінницьке, Дніпропетровське, Київське, Одеське, Харківське, а в серпні-листопаді - Донецьке і Чернігівське обласні архівні управління. Вони почали організацію обласних історичних, районних і міських державних архівів. Мережу центральних архівних установ поповнили створений на базі Харківського центрального історичного архіву Всеукраїнський центральний архів стародавніх актів, Київський обласний історичний архів, реорганізований із Київського центрального історичного архіву, і Всеукраїнський центральний фотокіноархів. У результаті реорганізації було утворено відносно стабільну мережу архівних установ, структура якої зберігалася тривалий час. На кінець 1930-х рр. мережа архівних установ включала Головархів Молдавської АРСР, 7 обласних і 8 окружних архівних управлінь, 6 центральних архівів, 7 обласних історичних архівів, 2 військово-історичних і 29 міжрайонних історичних архівів, 520 міських і районних архівів.

Таким чином, в історії архівного будівництва в Україні 1920-1930-ті рр. були одним із найважливіших періодів - часом законодавчо закріпленої націоналізації і централізації архівної справи, створення єдиного державного архівного фонду, формування мережі архівних установ, становлення вітчизняної школи архівознавства, початку науково-видавничої діяльності Укрцентрархіву і місцевих архівних управлінь. Однак, якщо 1920-ті рр. відзначені певною свободою в розвитку архівістики, залученням до роботи в архівних установах науковців старої школи, ще не визнаних "буржуазними істориками" і "ворогами народу", то постійне поглиблення ідеологізації архівної справи в 1930-х рр. призвело до повного її підпорядкування тоталітарному режиму й усуненню вільного розвитку архівів як феномена духовної культури.

З переходом 1939 р. архівних установ УРСР у підпорядкування НКВС почався тривалий етап повної їхньої інтеграції в тоталітарну систему партійно-державної диктатури в сфері архівної справи. Використання архівної інформації в оперативних, політичнихі цілях склало пріоритетний напрямок діяльності архівних установ у передвоєнні роки

Катастрофою для українських архівів став початок німецько-радянської війни. Вказівки центрального радянського керівництва щодо знищення всіх цінностей, сировинних і продовольчих запасів, які неможливо було евакуювати, поширювалися і на архівні документи8. Плани евакуації архівів розроблялися вже під час війни, їхні критерії були сумнівні: вивозові підлягали особливо цінні й унікальні документи, науково-довідковий апарат, документи, що характеризували обороноздатність Радянського Союзу, документи оперативного значення. Водночас документи винятково історичного значення, евакуювати які було неможливо, дозволялося лишати на місцях, розосередивши їх по сховищах і розсіявши фонди (до початку жовтня 1941 р. було вивезено 60 вагонів - близько 6500 фондів, а неоціненні документи минулих століть залишилися в окупованому Києві). Руйнувалися фонди архівів, нищилися будівлі, гинули архівісти.

Архіви, що залишилися на окупованій території, виявилися в зоні діяльності СС-зондеркоманди Кюнсберга, підпорядкованої Ріббентропу, і Айнзацштабу рейхсляйтера Розенберга - установ, метою яких було вивчення і вивезення до Німеччини документів місцевих архівів. У травні 1942 р. до України для організації використання місцевих архівів представником комісара архівної охорони було направлено д-ра Георга Вінтера, а наприкінці 1942 р. створено Крайове управління архівами, бібліотеками і музеями при рейхскомісарі України, що займалося вивозом українських архівних цінностей. У вересні 1943 р. із київських архівів до Кам'янця-Подільського, куди перемістилося Крайове управління в зв'язку з наступом радянських військ, були відправлені актові книги ХVІ-ХVIII ст., інші документи Київського архіву давніх актів, Полтавського обласного архіву, а також експонати київського і полтавського музеїв. Наприкінці грудня 1943 р. - початку 1944 р. нацисти вивезли архівні документи і музейні матеріали до Тропау (Сілезія).

Після звільнення окремих територій України почали відновлювати роботу архівні установи. У листопаді 1943 р. до Києва повернулося Управління державними архівами НКВС УРСР, а 1 грудня в Києві відновили роботу Центральний державний архів Жовтневої революції і соціалістичного будівництва УРСР, Центральний державний історичний архів УРСР, Центральний державний архів кінофотофонодокументів УРСР, у Харкові - філії ЦДАЖР УРСР та ЦДІА УРСР, у Львові - філія ЦДІА УРСР. Одночасно підлягали ліквідації: у Харкові - Центральний державний історичний архів і Центральний архів праці, фонди яких передавалися філії ЦДАЖР УРСР, Центральний архів революції, фонди якого передавалися ЦДІА УРСР; у Києві, Львові і Харкові - центральні архіви давніх актів, документи яких уключалися до складу ЦДІА УРСР та його філій у Львові і Харкові. Матеріали військово-історичних архівів, що ліквідувалися, передавалися до військових відділів Київського і Харківського облдержархіву.

Пріоритетними завданням архівного будівництва в УРСР в повоєнні роки було подолання наслідків війни: зміцнення матеріальної бази архівів та відновлення архівних фондів. Реевакуація українських архівів тривала до початку 1946 р., коли було повернуто основну частину документів із Польщі, Румунії, Чехословаччини, Німеччини, Росії. Брак приміщень для архівів часто призводив до розташування їх у помешканнях культових споруд. Лише в другому півріччі 1947 р. і першому кварталі 1948 р. до колишнього костьолу "вселився" - Станіславський облдержархів, до синагоги - Мелітопольська філія облдержархіву, до церкви - Чернівецький облдержархіву.

Нормалізація діяльності архівів потребувала забезпечення їх кваліфікованими спеціалістами. У 1944 р. центром підготовки кадрів для архівних установ УРСР став Київський державний університет ім. Т. М. Шевченка, де було відкрито кафедру архівознавства, а згодом архівне відділення. Відновилася і діяльність архівної аспірантури при ЦДІА УРСР у Києві, яку було незабаром переведено до КДУ. При архівному управлінні республіки, центральних і обласних державних архівах налагоджувалося підвищення кваліфікації співробітників архівних установ шляхом організації гуртків, семінарів, нарад, курсів. У 1947 р. було реанімовано архівну періодику - створено "Науково-інформаційний бюлетень АУ УРСР", який тривалий час залишався єдиним друкованим органом архівної системи.

Важливою віхою в історії архівної справи стало підпорядкування в 1961 р. Архівного управління республіки Раді Міністрів УРСР, що завершило "епоху НКВС" в архівістиці. Істотні зміни на цьому етапі відбулися в структурі системи архівних установ. Зокрема, філію ЦДІА УРСР у Львові було перетворено на ЦДІА УРСР у м. Львові, філію ЦДАЖР УРСР об'єднано із ЦДАЖР УРСР у Харкові, а в Києві, Харкові і Севастополі на базі міських архівів із перемінним фондовим складом організовувалися міські державні архіви з постійним складом документів. Принципове значення для поліпшення організації збереження і використання специфічних документів мало створення в Києві Центрального державного архіву-музею літератури і мистецтва (1966) і в Харкові Центрального державного архіву науково-технічної документації (1969). Ці зміни завершили реформування мережі центральних архівів республіки на даному етапі. Активного розвитку набула й наукова діяльність архівних установ. Конкретним результатом проведених у Києві республіканських наукових конференцій з архівознавства та спеціальних історичних дисциплін (1961, 1965 та 1968) стало започаткування разом із академічним інститутом історії видання "Історичні джерела та їх використання".

Таким чином, архівному будівництву другої половини 1950-1960-х рр. було властиве деяке послаблення партійно-урядового тиску і втручання в роботу галузі, але вже з початку 1960-х рр. почалося чергове посилення контролю за діяльністю архівних установ, а підпорядкування Архівного управління Раді Міністрів УРСР не виправдано надій на радикальну демократизацію галузі, залежність якої від центрального апарату щороку посилювалася.

1970-і роки в архівному будівництві відзначені істотним поліпшенням матеріально-технічної бази архівів, реалізацією програми будівництва і реконструкції архівних будинків і споруд з одного боку, посиленням диктату в тематиці і формах використання архівної інформації - з другого. Протягом 1971-1991 рр. було введено в експлуатацію нові приміщення ЦДАКФФД УРСР, Волинського, Дніпропетровського, Запорізького, Кіровоградського, Луганського, Кримського, Рівненського і Хмельницького облдержархівів, завершилася реконструкція будинку ЦДАМЛМ УРСР, почалося спорудження будинків держархівів Житомирської і Київської областей. Водночас основна діяльність архівів характеризувалася іншими показниками: із плану видавничої діяльності ЦДІА було виключено як "неактуальні" документальні видання з історії Запорізької Січі, щоденник відомого українського юриста О. Кістяківського, підготовлений до друку збірник документів про Кирило-Мефодіївське братство. Посилення нагляду за діяльністю архівних установ із боку партійно-бюрократичного апарату не сприяло формуванню творчої атмосфери в галузі.

З відновленням 1991 р. державної незалежності України почався вимріяний українськими архівістами всіх поколінь процес реформування архівної системи, визначальними рисами якого стали демократизація, децентралізація, відкритість, розширення доступу до архівної інформації, правове врегулювання усіх складових системи архівних установ. Структуру системи архівних установ на 1990-і роки визначив Закон України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" (1993). До кінця десятиліття чітко визначилася потреба удосконалення його основних положень з урахуванням результатів апробації в практичній діяльності архівів та аналізу основних тенденцій світової архівістики. Нова редакція закону (2001) сутєєво удосконалила засади функціонування архівної системи.

На початок ХХІ ст. мережа архівів, підпорядкована Державному комітету архівів України, становить 789 установ, в тому числі 7 центральних державних архівів України, Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства, Науково-довідкова бібліотека центральних державних архівів України, Державний центр збереження документів НАФ, Державний архів в Автономній республіці Крим, 24 державні архіви областей, Державні архіви міст Києва і Севастополя, 487 архівних відділів райдержадміністрацій, 159 архівних відділів міських рад, 54 трудових архівів. Загальна чисельність працівників галузі - понад 3000 осіб. В організаційно-методичному відношенні Держкомархіву України підпорядковано архівні установи інших міністерств і відомств з правом постійного зберігання документів - галузеві архіви Служби безпеки України, Міністерства оборони, Міністерства внутрішніх справ та ін., архівні установи Національної академії наук України, музеї і бібліотеки, що зберігають архівні документи.

У державних архівах України зосереджено понад 54 млн. одиниць зберігання документів Національного архівного фонду.

Спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади в сфері архівної справи і діловодства є Державний комітет архівів України (Держкомархів), на який покладено функції управління архівною справою, контролю і нормативно-методичного забезпечення ведення діловодства. У межах своїх повноважень Держкомархів бере участь у формуванні та забезпеченні реалізації державної політики в сфері архівної справи і діловодства, здійснює нормативно-правове регулювання відносин, визначає перспективи й пріоритетні напрямки розвитку, здійснює міжгалузеву координацію, функціональне регулювання і міжнародне співробітництво. Спираючись на науково-дослідний потенціал галузі, співпрацюючи з установами Національної академії наук України, вищими навчальними закладами, Держкомархів розробляє стратегію архівного будівництва, конкретні програми її реалізації, впливає на матеріально-фінансове забезпечення архівів, кадрову політику. Він також контролює діяльність архівних установ і служб діловодства, організовує нормативно-правове, науково-методичне, інформаційне забезпечення їхньої діяльності. Держкомархів розпоряджається Національним архівним фондом, який на початок третього тисячоліття склав майже 60 млн справ, організовує його формування, державну реєстрацію, державний облік і збереження його документів, використання архівної інформації. Важливе значення для інформування співробітників галузі та зацікавлених установ про події архівного життя має започаткований 2000 р. "Вісник Державного комітету архівів України" та авторитетний науковий часопис "Архіви України", котрі є друкованими органами Держкомархіву.

З метою реалізації комплексної програми створення галузевої інформаційної системи в 2000 р. у Держкомархіві України було створено Центр інформаційних технологій. Помітним результатом його роботи стала розробка першої версії нового програмного продукту "Архівні фонди України", орієнтованого на створення електронних версій місцевих фондових каталогів та інтегрування їх у єдину національну систему. Важливе значення для репрезентації українських архівних ресурсів у Всесвітній мережі Інтернет мало відкриття офіційного веб-сайту Держкомархіву.Загалом концепція, стратегія і тактика системної інформатизації архівної сфери узгоджується з національними програмами у сфері інформатизації і водночас корелюється з міжнародними інформаційними проектами, що розробляються під егідою МРА, ЮНЕСКО, Ради Європи.

Провідна роль у формуванні НАФ і забезпеченні його збереженості належить центральним державним архівам. Вони безпосередньо підпорядковані Держкомархіву й створюються за рішенням Кабінету Міністрів України для постійного збереження документів загальнодержавного значення, виконання завдань і функцій управління архівною справою та діловодством.

Найважливіші документи Національного архівного фонду, присвячені новітній історії України (після 1917 р.), зосереджено в Центральному державному архіві вищих органів влади і управління (ЦДАВО) України. Переважна більшість документів архіву відклалася як спадщина органів державної влади і управління радянського часу: всеукраїнських з'їздів Рад депутатів трудящих, Верховної Ради УРСР, Усеукраїнського Центрального Виконавчого Комітету, Президії Верховної Ради, Раднаркому УРСР і Ради Міністрів республіки, інших органів управління. До багатьох документів, зокрема органів державного контролю, юстиції, суду, прокуратури, Держплану, статистики, Міністерства фінансів України, тривалий час доступ обмежувався. Демократизація суспільства й архівної справи змінила ситуацію.

У ЦДАВО України зберігаються документи державних органів освіти, культури, мистецтва, військових установ, особисті фонди державних і суспільних діячів, учених.

Винятково важливі й унікальні документи і колекції зосереджено в сховищах центральних державних історичних архівів у Києві та Львові. Зокрема в ЦДІАК зібрано колекції документів, що зберігалися в колишньому архіві при Університеті св. Володимира в Києві, Всеукраїнському центральному архіві давніх актів, частина фондів Центрального архіву революції в Харкові та Київського обласного історичного архіву, які хронологічно охоплюють період від 1369 до 1917 р. Найдавніші документи зосереджено в колекції документів Київської археографічної комісії, де зібрано привілеї литовських і польських королів, універсали українських гетьманів, грамоти російських царів, документи з підписами видатних діячів України, Росії та інших країн 17-ма мовами. Важливими документальними зібраннями є архів Коша Нової Запорозької Січі, документи Генеральної військової канцелярії, Малоросійських колегій та ін., значний масив документів відбиває діяльність російських органів управління в Україні XIX - початку XX ст., релігійних установ, зокрема Канцелярії київського митрополита, Києво-Печерської лаври, а також документи наукових, історичних і культурних товариств. У фондах цензурних установ зберігаються документи, пов'язані з виданням і розповсюдженням творів Тараса Шевченка, Лесі Українки, Івана Франка, Михайла Коцюбинського та ін. Не менш цінні фамільні фонди Скоропадських, Ханенків, Максимовичів, Терещенків, родинний фонд Грушевських та ін., особові фонди істориків Д. Багалія, В. Базилевича, М. Владимирського-Буданова, М. Довнар-Запольського, В. Іконникова, І. Каманіна та ін. У ЦДІАК України зберігається також понад 40 колекцій мікрофільмів документів з української історії XVI - початку XX ст., виявлених в архівах Москви, Санкт-Петербурга, у рукописних колекціях закордонних бібліотек під час підготовки до видання збірників документів.

Свою специфіку має Центральний державний історичний архів України у Львові, де зберігається 664 фонди центральних установ і організацій старопольского періоду (ХІV-XVIIІ ст.), австро-угорського (1772-1918), УНР і ЗУНР (1917-1918), Польщі міжвоєнного періоду (1918-1939), радянського періоду (1939-1941) і нацистської окупації (1941-1944). Найдавніші документи архіву представлені колекцією пергаментних грамот (1176-1800) 13-ма мовами. Унікальну цінність мають колекції карт і планів Львова XVI-XVII ст., інших міст, України в цілому. У фондах Львівського братства відклалися документи про розвиток культури, освіти і мистецтва XVI-XVIII ст. Документи з історії західноукраїнських земель періоду перебування їх у складі Австро-Угорської імперії стосуються господарського, культурного, релігійного й політичного життя населення краю. Колекції документів відтворюють діяльність Наукового товариства імені Шевченка, товариства "Просвіта", Народного будинку, театрального товариства "Українська бесіда", Українського педагогічного товариства "Рідна школа", Організації українських націоналістів, Українського народно-демократичного об'єднання, ліворадикальних і комуністичних угруповань.