Основные достоинства электронного документооборота проявляется в том, что при его использовании все отделы и структуры компании будут работать в одном информационном пространстве. В связи с этим, очень сильно возрастает скорость обработки документов внутри компании. Также, немаловажным фактором, ставящий электронный документооборот на порядок выше обычного, является сохранность и безопасность документов. В современных системах используется шифрование данных, которое может пресечь попытки создания утечки информации.

 При использовании такого типа документооборота, возрастает производительность сотрудников и снижается вероятность ошибок в обработке документов, которая зависит от квалификации работника. Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, т.к. приходится учитывать множество факторов.

Но при всех достоинствах системы электронного документооборота, она имеет свои недостатки.

- это резкое увеличение потока документооборота. Как результат - серверы не справляются, падает производительность труда. При наличии бумажного документооборота такой резкий рывок невозможен.

- это увеличение трудозатрат как следствие увеличения документооборота. Работодатель не успевает адекватно реагировать на подобные скачки в принятии решений по кадровым вопросам. Объемы возрастают, тогда как штатный состав остается прежним.

- Также существуют пробелы в информационной безопасности. Современные хакеры посредством удаленного доступа взламывают дорогостоящие программы с высочайшей степенью защиты.

67. Основные требования к организации базы данных ЭИС.

Требования к информационной системе с базой данных со стороны внешних пользователей можно сформулировать следующим образом.

• Система должна обеспечивать возможность эффективного хранения и модификации больших объемов многоаспектной, разнородной и сложно организованной информации.

•Система должна обеспечивать заданный уровень достоверности хранимой информации, обеспечивать ее непротиворечивость (обеспечивать целостность базы данных).

•Система должна удовлетворять выявленным и вновь возникающим запросам внешних пользователей на получение информации.

•Система должна обеспечивать возможность поиска и выборки информации по произвольной группе признаков.

•При обработке информационных запросов пользователей система должна удовлетворять заданным требованиям по производительности. Пользователю обычно далеко не безразлично, через какое время он получит ответ на свой запрос к базе данных.

•Информация должна соответствовать запросам пользователей не только по содержанию, но и по форме ее представления, и система должна обеспечивать возможность выдачи информации в соответствующей форме.

•Должны быть обеспечены простота и удобство обращения внешних пользователей за информацией. Система не должна предъявлять своим пользователям слишком высоких требований к их квалификации в области информационных технологий.

•Должна быть обеспечена возможность одновременного доступа к общему информационному хранилищу большого числа внешних пользователей различных категорий.

•Система должна обеспечивать доступ к хранимым данным только тем пользователям, которые обладают соответствующими полномочиями, должна обладать средствами управления уровнем доступа к информации различных категорий пользователей.

•Наконец, система должна иметь возможность ее реорганизации и расширения при изменении границ предметной области. Как правило, чем сложнее информационная система, чем больше объем хранимой в ней информации и количество использующих эту информацию пользователей, тем больше в течение жизни системы возникает факторов, связанных с необходимостью расширения обслуживаемой системой предметной областью, модификации структуры хранимых данных, способов обработки, интерпретации и представления информации.