Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
Первоочередной задачей при разработке ПО является организация внутримашинной информационной базы (базы данных) АРМ.
Технология создания и ведения базы данных АРМ бухгалтера включает следующие этапы:
1. создание нормативных файлов расхода ресурсов;
2. создание справочных файлов наименований и характеристик объектов учета и контроля;
3. запись нормативно-справочных данных в файлы лицевых счетов работающих, в файлы учета производственных запасов, готовой продукции, незавершенного производства, а также в файлы синтетических счетов, т.е. создание базы данных основных денежных средств, расчетных операций, сводного учета и отчетности;
4. запись фактических учетных данных за отчетный период в файлы осуществляется в момент автоматизированной выписки (оформления) первичных документов;
5. корректировка данных в файлах; 6. запись данных в архивные файлы.
Первые три этапа выполняются один раз при внедрении системы автоматизированного учета. Наиболее трудоемкой и сложной является запись фактических данных за учитываемый период, т.е. собственно загрузка базы данных. Важнейшее значение при этом имеет достоверность загружаемых данных, что должно обеспечиваться надежной системой контроля.
Большое внимание при создании и внедрении АРМ уделяется проектированию рационального технологического процесса обработки учетных данных. Его реализация должна обеспечить своевременность получения и достоверность результатной информации, эффективность использования всех видов технических средств.
Техпроцесс обработки учетных данных – это совокупность взаимосвязанных технологических операций по преобразованию информации с момента её возникновения до момента использования в соответствии с поставленной целью пользователя.
При разработке технологического процесса руководствуются принципами надежности функционирования разрабатываемой технологии, минимизации материальных и трудовых затрат, сокращения временного цикла обработки данных, максимального обеспечения автоматизации операций и непрерывности их выполнения.
Сложность и многообразие технологических процессов требуют разделения их на этапы и операции.
Операциями являются элементарные действия над информацией и её носителями, выполняемые на одном рабочем месте.
Технологические операции классифицируются по многим признакам: содержанию, последовательности преобразования информации, степени их механизации и автоматизации, надежности их выполнения и др. Надежность реализуется качеством выполнения основных операций и наличием разнообразного их контроля. Для обеспечения достоверности все операции технологического процесса выполняются с контролем, поэтому целесообразно подразделить технологические операции на рабочие и контрольные. Рабочие операции осуществляют запись, преобразование и передачу информации. Контрольные операции проверяют правильность работы на любом этапе технологического процесса. Наиболее важные технологические операции подвергаются многоаспектному контролю.
По степени механизации и автоматизации операции бывают ручные, механизированные, автоматизированные и автоматические. К ручным относятся операции, выполняемые специалистом. Механизированные операции реализуются с использованием технических средств, но преимущественно выполняются человеком. Автоматизированной считается такая технологическая операция, которая в большей степени выполняется техническими средствами, но предполагается и участие человека. Автоматические операции выполняются без участия специалиста с использованием наиболее совершенных технических средств.
Технологические операции обработки данных по содержанию и последовательности преобразования информации подразделяют на следующие типовые операции: сбор и регистрацию данных, передачу и прием данных, перенос на машинные носители, ввод, компоновку и контроль информации, накопление, сортировку, обработку по заданным алгоритмам, корректировку, вывод данных, формирование выходных форм и передачу их заказчику, организацию и ведение архива данных.
Технологические операции обычно выполняются совокупностям, образуя этапы. Такое подразделение операций достаточно условно и комплексы операций, составляющих тот или иной этап, могут варьироваться.
Этапом техпроцесса называется его укрупненная относительно самостоятельная часть, характеризующаяся логической завершенностью, а также пространственной и временной обособленностью.
Принято выделять следующие основные этапы обработки данных:
- первый (первичный), связанный со сбором, регистрацией исходных данных и передачей их для обработки;
- подготовительный, осуществляющий перенос данных на машинные носители с контролем правильности переноса;
- основной, обеспечивающий обработку данных по заданным алгоритмам, контроль и выдачу результатной информации пользователям.
Состав типовых операций обработки данных и их разделение на этапы показаны на рис. 5.1.
Первый этап технологического процесса обработки данных - сбор и регистрация данных, один из наиболее ответственных. От полноты, достоверности и своевременности получаемой первичной информации зависят правильное решение конкретной задачи управления объектом и эффективность управления в целом. Сущность данного этапа заключается в определении и регистрации на носителях данных, количественных и качественных значений показателей, отражающих состояние объекта управления. Этап отличается большой трудоемкостью и может быть выполнен вручную или с применением технических средств. Завершается этап передачей данных различными путями: по каналам передачи данных, электронной почтой, по телефону, традиционными средствами связи, нарочным. Полная автоматизация данного этапа трудно реализуема, поэтому на практике одновременно, как правило используется несколько способов организации работы.
Э Т А П Ы ТИПОВЫЕ ОПЕРАЦИИ
| первичный |
| Сбор и регистрация данных |
| Передача и приём данных |
| подготовительный |
| Перенос на машинные носители |
| Ввод, компоновка данных |
| Контроль |
| основной |
| Накопление |
| Сорт |
| ировка |
| Арифметическая и логическая обр |
| а- |
| ботка |
| Корректировка |
| Выдача результатной информации |
| Передача данных заказчику |
| Организация архива |
Рис. 5.1 Схема этапов и типовых технологических операций обработки данных
Второй этап – подготовительный, который включает совокупность операций переноса данных на машинные носители, ввода, компоновки и контроля данных. Операции переноса данных на машинные носители осуществляются на главном компьютере системы или в случае децентрализованной обработки непосредственно на рабочих местах учётных работников. Поступившие документы проверяются на полноту и четкость заполнения, регистрируются в специальных журналах и передаются для проведения дальнейших операций технологического процесса.
Следует отметить, что операции контроля используются на всех этапах обработки информации: сбора, передачи, обработки, выдачи и хранения информации. На каждом этапе они имеют свои особенности, приемы и средства реализации. Задача контроля данных заключается в снижении степени риска искажения или фальсификации данных с учетом стоимостных и трудовых затрат. Наиболее часто используемые методы контроля данных можно разделить на визуальные, логические и арифметические.
Визуальный метод относится к ручному, предварительному методу и предусматривает зрительный просмотр документов с целью проверки комплектности, своевременности представления, наличие необходимых в них записей, их полноты и четкости, наличие подписей ответственных лиц и др.
Логический метод контроля, как правило, автоматизированный, и используется на всех этапах обработки. При его применении:
- осуществляется сопоставление фактических данных с нормативными или с данными предыдущих отчетных периодов;
- сопоставляются показатели, находящиеся в арифметической или логической зависимости между собой;
- проверяются на непротиворечивость отдельные комбинации в документе или их группы и др.
Арифметический метод контроля данных преимущественно автоматизированный, включающий подсчет контрольных сумм по строке, по графе или показателям документа; повтор расчёта; контроль по формулам (например, расчёт контрольного числа), предполагает проверку по признакам делимости или четности; использует двойной ввод с технического носителя, контрольное считывание, как правило, осуществляют проверку соответствующих данных аналитического и синтетического, хронологического и систематического учетов, учетных и отчетных данных.
Результаты контроля данных записывают в журнал ошибок или выдают заказчику автоматизированным путем в виде ведомости ошибок с заранее определенной структурой. Предотвращению возможных нарушений достоверности учетной информации служат и организационные мероприятия. Это четкое разделение прав и обязанностей, разграничение ответственности между бухгалтерией и компьютерной системой, отдельными должностными лицами за правильность и достоверность технологических операций обработки данных.
Третий этап технологического процесса обработки данных – основной. Он состоит из операций внутримашинной технологии. Эти операции составляют ядро технологического процесса, т.е. являются главными в информационных технологиях, остальные процедуры носят вспомогательный характер. Все операции выполняются автоматически. Обработка отличается разнообразием видов и форм представления информации: символы, текст, базы данных, изображения, звуки и т.д.
Организация обработки каждого вида информации имеет свои особенности и специфику, которые должны быть известны пользователю-экономисту. При обработке информации используются разнообразные современные технологии: например, мультимедиа, нейрокомпьютерные технологии, распределённые, сетевые технологии и д.р.
Дадим краткое описание операций, образующих данный этап техпроцесса.
Накопление данных - периодический ввод данных в существующие файлы с целью получения сведений за определённый интервал времени.
Сортировка – размещение данных в определённом порядке. В системах обработки экономической информации более 25% машинного времени тратится на сортировку. Можно выделить несколько видов сортировки:
- упорядочение - расположение записей файла в порядке возрастания или убывания ключевых признаков;
- распределение - разнесение записей сортируемого файла по группам с одинаковым значением ключевого признака;
- объединение – слияние нескольких упорядоченных файлов в один с записями, расположенными в определённой логической последовательности. Обработка данных – выполнение арифметических и логических операций по заданным алгоритмам.
Корректировка – модификация ранее сформированных данных, в результате которой их состояние соответствует реально существующим условиям. При корректировке могут выполняться следующие действия: добавление, исключение, изменение записей существующих файлов данных.
Выдача информации – отражение результатов решения задач. По способу отражения выходной (результатной) информации различают вывод данных на бумагу, на машинные носители (в основном магнитные диски) и на видео терминальные устройства (дисплеи).
Традиционно результаты обработки отображаются в виде бумажных документов. При этом они проверяются на комплектность и логическую непротиворечивость, а затем оформляются юридически. С развитием технического, программного и иного обеспечения стала преобладать тенденция перехода на безбумажную технологию. Но полный отказ от бумажных документов пока невозможен, в частности, из-за нерешённости правовых вопросов оформления информации.
Вывод данных может осуществляться как непосредственно в месте обработки, так и по каналам связи для удалённых абонентов.
Любая система создаётся на довольно длительный период эксплуатации, за время которого накапливается достаточно большое количество данных.
Эти данные составляют основу архивного хранения и используются при решении задач, связанных с ретроспективными данными, анализом хозяйственной деятельности.
В настоящее время определяющим направлением реализации этой операции является концепция базы данных и хранилища данных.
База данных может быть определена как совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, независимая от прикладных программ.
Хранилище данных (ХД, Data Warehouse, «склад данных», «информационное хранилище») – это база, хранящая данные, агрегированные по многим измерениям.
Основные отличия БД и ХД:
- агрегирование данных;
- данные из ХД никогда не удаляются;
- наполнение ХД происходит на периодической основе;
- формирование новых агрегатов данных, зависящих от старых, - автоматическое;
- доступ к ХД осуществляется на основе многомерного куба.
Альтернативой хранилищу данных является концепция витрины данных (Data Mart). Витрины данных – множество тематических БД, содержащих информацию, относящуюся к отдельным информационным аспектам предметной области.
Ещё одним важным направлением развития баз данных являются репозитарии. Репозитарий, в упрощённом виде, можно рассматривать просто как базу данных, предназначенную для хранения не пользовательских, а системных данных.
Создание техпроцесса начинается с разработки укрупненных этапов обработки, которые затем детализируются на отдельные операции, состав которых зависит от основных качественных и количественных характеристик решаемых задач и временных ограничений, предъявляемых к ним. В целях наглядности и четкого представления составляется схема техпроцесса.
Техпроцесс разрабатывается для каждой конкретной задачи или для их взаимосвязанных групп и отражается в технологической документации, к которой относятся технологические и инструктивные карты.
Технологическая карта включает перечень и последовательность выполнения операций, оборудование, нормативные данные на операции, сроки поступления данных и время их выполнения.
Инструктивная карта составляется на каждую технологическую операцию и определяет порядок действия исполнителя с указанием рациональных методов и приемов её реализации.
Компьютерные системы бухгалтерского учета на базе платформы «1С: Предприятие ».
История создания и развития программы служит яркой иллюстрацией смены информационных технологий компьютерного бухгалтерского учета от простейшего АРМ (автоматического рабочего места), функционирующего в операционной систем MS DOS до создания развитой КСБУ масштаба среднего предприятия. По классификации компьютерных бухгалтерских систем эта программа традиционно относится к категории бухгалтерских конструкторов, а также комплексных бухгалтерских систем. По составу функций системы управления ее можно отнести к классу информационных систем предприятия.
«1С: Предприятие » - универсальная бухгалтерская программа, являющаяся одной из самых распространенных бухгалтерских программ в России. В настоящее время более 700 000 организаций использует для автоматизации своей деятельности продукты, входящие в систему программ «1С:
Предприятие».
Программный комплекс «1С: Предприятие» используется в нескольких режимах: 1) конфигуратор – настройка типовой или создание новой конфигурации компьютерной СБУ. В данном режиме работают проектировщики КСБУ, осуществляющие настройку и внедрение программы; 2) режим функционирования предприятия, КСБУ осуществляет выполнение учетных функций, расчетов и формирование отчетности. Данный режим обеспечивает эксплуатацию программы бухгалтерами, менеджерами склада, работниками отдела кадров; 3) «Отладчик», в этом режиме осуществляется отладка программных модулей, написанных на встроенном языке программирования системы «1С: Предприятие» предприятия. Данный режим используется программистами, которые модифицируют существующие и создают новые программные модули; 4) «монитор пользователей» – это оперативный анализ работы пользователя в сетевой версии программы, используется администратором системы.
Развитие системы «1С: Предприятие» шло в двух направлениях: 1) совершенствование инструментальных средств и создание новой оболочки системы; 2) разработка типовых конфигураций предметных областей.
Результатом развития системы в первом направлении явился программный продукт «1С: Предприятие 8.0», который реализован на новой технологической платформе. Несмотря на значительные изменения, новая версия 8.0 сохранила идеологическую преемственность с предыдущими версиями.
Рассмотрим примеры конфигурации системы «1С: Предприятие».
1) «1С: Бухгалтерия» – универсальная бухгалтерская программа для ведения учета любой сложности на предприятиях различных видов деятельности и форм собственности;
2) «1С: Зарплата и кадры» – автоматизация расчета зарплаты и кадрового расчета;
3) «1С: Основные средства» – автоматизация учета основных средств для предприятий со сложным учетом;
4) «1С: Платежные документы» – программа формирования учета и вывода на печать первичных документов: платежных поручений и требований, приходных и расходных кассовых ордеров, счета накладных, счетовфактур и т.д.;
5) «1С: Предприятие» – интегрированная система управления предприятием, включающая модули бухгалтерии, зарплаты, кадров торговли и
склада;
6) «1С: Бухгалтерия для бюджетных организаций»;
7) «1С: Войсковая часть»;
8) «1С: Производство + услуги + бухгалтерия» – автоматизация небольших предприятий, основными видами деятельности которых является производство продукции, оказания услуг, торговля покупными товарами;
9) «1С:Торговля и склад» – автоматизация торгового, складского и других видов оперативного учета;
10) «1С: АФСП» – анализ финансового состояния предприятия на основе данных стандартной бухгалтерской отчетности.
Существуют и другие конфигурации, обеспечивающие автоматизацию учета на автобазах и в автопарках, на автозаправочных комплексах, автоматизацию розничной торговли фармацевтической продукцией, автоматизация учета операций с ценными бумагами, автоматизацию учета предприятий общепита (ресторанов, баров и т.д.), ведение бухгалтерского учета по международным стандартам, финансовой отчетности и другие виды конфигураций.
Программа «1С: Предприятие» отличается удобством в работе, быстротой проведения операций, использованием наглядных возможностей Windows-интерфейса (меню, окна, пиктограммы и т.д.) и легкостью освоения. Имеются возможности ведения учета для одной организации на нескольких компьютерах и на одном компьютере для нескольких организаций.
Общий порядок ведения автоматизированного бухгалтерского учета.
При использовании любой бухгалтерской программы пользователь реализует определенную последовательность действий, которая состоит из нескольких стадий, а именно:
I. настройка программы;
II. ввод начальных остатков;
III. ввод операций до текущей даты;
IV. текущая деятельность;
V. составление регистров учета;
VI. формирование внешней отчетности; VII. закрытие расчетного периода.
Рассмотрим их более подробно.
I ) Настройка программы. В общем случае этот процесс можно разбить на три этапа: 1) настройка справочной системы программы; 2) установка необходимых параметров; 3) задание реквизитов пользователя.
1) Настройка справочной системы программы.
Справочник представляет собой одноуровневый или многоуровневый список. Справочники типовой конфигурации имеют вложенность не более трех уровней. Уровень иерархии каждого справочника задан в Конфигураторе.
Справочник синтетических счетов обычно заполнен и содержит текущий план счетов бухгалтерского учета. План счетов содержит все необходимые счета и субсчета и включает настройку, аналитического, количественного и валютного учета. В общем случае план счетов не требует дополнительной настройки.
Справочник объектов аналитического учета (валюты, банковские счета, поставщики, заказчики, материалы, готовая продукция и другие) изначально пустые, так как содержание аналитического учета на каждом предприятии свое. Справочники можно заполнять как предварительно, так и в процессе ввода новых операций и документов в информационную базу.
После заполнения этих справочников требуется выполнить еще один обязательный шаг – связать аналитический и синтетический учет. Под этим понимается необходимость указать по какому синтетическому счету будут учитываться объекты аналитического учета. Например, необходимо связать поставщиков со счетом 60, материалов со счетом 50.
Кроме рассмотренных справочников программа содержит еще много других, например, справочник типовых операций. В справочник заносятся образцы часто используемых хозяйственных операций. Его назначение - облегчить процедуру заполнения журнала хозяйственных операций.
Некоторые справочники содержат поля, значениями которых служат элементы других справочников. Например, Справочник Сотрудники имеет реквизит Подразделение. При вводе в справочник Сотрудники нового элемента значение реквизита Подразделение выбирается из одноименного справочника.
Особое место занимает справочник Договоры, который подчинен справочнику Контрагенты. Справочник Договоры открывается только после выбора конкретного контрагента и содержит перечень документов (договоры, счета и т.п.), относящихся к данному контрагенту.
Для просмотра и редактирования справочники доступны из главного ме-
ню программы (п. Справочники или п. Операции → Справочники).
2) Установка необходимых параметров. Для удобства работы с программой рекомендуется установить значения различных параметров системы «1С: Предприятие». Для этого выполните пункт «Параметры» раздела меню «Сервис». Рекомендуется установить: 1) рабочую дату (закладка «Основные»); 2) интервал видимости документов (закладка «Журналы»); 3) период получения бухгалтерских итогов, за которые вы предполагаете получить отчеты (закладка «Бухгалтерские отчеты»);
3) Задание реквизитов пользователя. Заполнение реквизитов организации пользователя необходимо для создания первичных и отчетных документов, например в платежное поручение будут автоматически заноситься банковские реквизиты, что облегчает работу бухгалтера. Для того чтобы ввести сведения о вашей организации необходимо из меню выбрать пункт «Сервис», а затем «Сведения об организации». Сведения об организации включают следующие данные: закладка «Организация» – дата регистрации организации для первичных документов, полное название организации, т.е. название в соответствии с учредительными документами, юридический адрес организации, почтовый адрес, телефоны организации по месту фактического местонахождения; закладка «Коды ИНН» – идентификационный номер налогоплательщиков, здесь же указан основной вид деятельности предприятия, ниже указывают организационно-правовую форму.
В начале работы с программой необходимо также заполнить константы. Можно создать неограниченное количество констант для хранения любой информации – это могут быть фамилии ответственных работников и т.д.
Вся работа с константами ведется в специальном окне «Список констант», которое может быть вызвано через системное меню: Операции → Константы. При использовании программы возможна только корректировка значения констант в списке. Добавление новых констант, удаление ненужных констант, изменение краткого или полного наименования существующих констант может выполняться только в режиме конфигуратора.
II. Ввод начальных остатков требуется если организация к моменту перехода на учет в «1С» уже ведет хозяйственную деятельность. Остатки следует вводить по состоянию на начало отчетного периода (года, квартала, месяца). Для этого датой ввода начальных остатков должна быть дата последнего календарного дня предыдущего года, квартала или месяца. Для удобства работы дата ввода начальных остатков устанавливается в качестве рабочей даты (меню «Сервис», пункт «Параметры»). Начальные остатки вводятся операциями, содержащими проводки, в корреспонденции со вспомогательным счетом 00. Дебитовые остатки на счете вводятся по дебиту данного счета и кредиту счета 00. Кредитовые остатки на счете вводятся по кредиту данного счета и дебиту счета 00. Остатки по счетам, для которых в плане счетов установлен режим ведения аналитического учета, вводятся с указанием конкретных объектов аналитического учета. Если по счету ведется количественный учет, необходимо указывать также остаток в количестве. Ввод операций можно осуществлять, используя Журнал операций (Журналы → Журнал операций или Операции → Журнал операций).
Если остатки введены правильно, дебитовый оборот счета 00 будет равен кредитовому обороту этого счета. Проверить обороты можно, построив оборотно-сальдовую ведомость на период, включающий дату ввода начальных остатков.
III. Ввод операций до текущей даты. После ввода начальных остатков следует вести операции, которые имели место до текущей даты. Если за период от даты, на которую введены начальные остатки, до текущей даты было совершено небольшое количество хозяйственных операций, то предпочтительнее ввести в информационную базу все операции, которые имели место за этот период. В этом случае вы будете иметь детальные данные по всем счетам и объектам аналитического учета. При большом количестве совершенных хозяйственных операций можно ввести перекрестные обороты по счетам, суммируя проводки с одинаковой корреспонденцией и совпадающими значениями субконто и валюты. Это имеет смысл сделать лишь в том случае, если у вас уже выведены обороты по всем счетам для каждого объекта аналитического учета, а также по валюте и количественному учету. Правильность введения данных вы сможете проверить, получив отчеты: «Оборотно-сальдовая ведомость», ««Оборотно-сальдовая ведомость по счету», «Анализ счета по субконто», «Анализ субконто».
IV. Текущая деятельность. На данном этапе проводится регистрация хозяйственных операций в журнале, формирование первичных документов, анализ текущего состояния предприятия. Основная задача – не допустить ошибок при регистрации хозяйственных операций. Тогда все итоговые значения получатся правильно и не потребуют кропотливых поисков ошибок. Возможно несколько способов регистрации хозяйственных операций: a) ручной ввод;
b) использование документов;
c) ввод документов «На основании».
a) Ручной ввод хозяйственных операций – простейший способ ввода информации о хозяйственной деятельности предприятия (Операции → Журнал операций, далее нажать кнопку Новая строка или клавишу Insert). Для операции в типовой конфигурации используются стандартные реквизиты: номер операции, дата операции, Содержание операции и Сумма операции.
Все операции нумеруются автоматически в порядке возрастания.
Дату операции можно задать с помощью встроенного календаря или вручную.
В поле Содержание операции следует указывать информацию, характеризующую всю операцию в целом.
Способ заполнения реквизита Сумма операции можно определить само-
стоятельно в режиме Сервис → Параметры → Операция.
b) В типовой конфигурации для ведения учета могут использоваться документы. Типовая конфигурация включает широкий набор документов разных видов.
Часть документов предназначена только для ввода, хранения и печати первичных документов, используемых на предприятиях, например, документы Платежное поручение, Счет, Доверенность и др.
Другая часть документов, помимо ввода данных первичного документа, выполняет автоматическое формирование проводок. Набор документов, автоматизирующих ввод бух. операций, рассчитан на ведение наиболее важных разделов учета:
• учет операций по кассе;
• учет операций по банку;
• учет основных средств;
• учет нематериальных активов;
• учет материалов;
• учет товаров;
• учет затрат на производство;
• учет выпуска продукции;
• учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.
Использование документов, автоматически формирующих проводки, позволяет существенно облегчить ведение бух. Учета и подготовку к составлению отчетности, особенно при большом количестве операций.
Ввод документов может производиться из меню Документы главного меню программы.
c) Ряд документов формируется в режиме ввода «на основании» другого,
введенного ранее документа. К таким документам относятся накладные, счета-фактуры, записи в книгах продаж и покупок и некоторые другие.
Ввод «на основании» предполагает копирование реквизитов существующего документа во вновь создаваемый документ.
Порядок работы в режиме « на основании» следующий:
1) открыть Общий журнал (Журналы → Общий журнал), установить курсор в строку с документом, на основании которого будет введен новый документ;
2) из меню Действия выбрать пункт Ввод на основании или в окне открытого Общего журнала нажать кнопку Действия и выбрать Ввести на основании. Программа предложит список документов, которые можно ввести в заданном режиме;
3) После выбора требуемого документа открывается частично заполненная форма выбранного документа, в которую следует ввести недостающие реквизиты.
Режим «ввода на основании» не устанавливает связи между документомоснованием и новым документом. Это только средство, ускоряющее ввод документа.
V) Составление регистров учета. Введенная в автоматизированную систему информация о совершенных в организации фактах хозяйственной деятельности обобщается в синтетических и аналитических учетных регистрах. Обобщение учетных данных представляет собой процедуру получения итогов и остатков по счетам, субсчетам и объектам аналитического учета в денежном и натуральном выражении. Под термином «регистры» в бухгалтерском учете традиционно понимают различные виды таблиц, в которые записываются данные из первичных документов. До появления средств автоматизации регистры использовали для систематизации и накопления учетной информации, для последующего отражения на счетах бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
В автоматизированных информационных системах регистры представляют собой документы, в которых отражаются введенная в систему и разнесенная по счетам учетная информация. Регистры формируются в автоматическом режиме с обобщением данных в разрезах, необходимых для управления, контроля, анализа, составления бухгалтерской и налоговой отчетности.
В компьютерной бухгалтерии возможно получение стандартных отчетов по следующим видам учетных регистров: 1) хронологические регистры: отчет по проводкам, карточки счетов и субконто; 2) регистры синтетического учета: журнал – ордер (ведомость по счету), обороты счета (главная книга), оборотно-сальдовая ведомость, шахматная ведомость, анализ счета по датам; 3) регистры аналитического учета – журнал-ордер счета по субконтам, оборотно-сальдовая ведомость по субконтам, анализ счета по субконто, расширенный анализ субконто и диаграмма.
VI) Формирование внешней отчетности. В конце каждого квартала любое предприятие обязано представлять отчеты установленного образца в соответствующие государственные органы. При ручном способе ведения учета этот процесс растягивается на дни и недели. Использование компьютерных технологий позволяет сформировать все необходимые отчетные документы в течение нескольких минут, если в процессе ведения учета не были допущены какие-либо ошибки. Это позволяет бухгалтеру сосредоточиться не на расчетах, а на анализе полученных результатов, что при наличии ошибок, позволяет существенно ускорить процесс их ликвидации. Для работы с регламентированными отчетами (бухгалтерская, статистическая, налоговая отчетность) предусмотрен специальный режим, который вызывается обращением к пункту «Регламентированные» в меню «Отчеты».
VII) Закрытие расчетного периода. В процессе ведения учета журнал хозяйственных операций заполняется записями, которые необходимо обсчитывать системе при определении итогов. С увеличением объемов информации, используемой в расчетах, растет и время самих расчетов. При современной мощности компьютеров это не так принципиально как было раньше. Более значимым является усложнение процедуры поиска нужных данных в журнале хозяйственных операций при просмотре учтенных хозяйственных операций или в случае возникновения ошибки. В этом случае целесообразно уменьшить объем информации, хранимой в журнале. Для этого и используется режим Закрытие расчетного периода. При его реализации система устанавливает новую дату начала расчетов. Рассчитываются остатки на эту дату. Они становятся начальными остатками, а все операции до этой даты, делаются невидимыми, т.е. переводятся как бы в архив.
ГЛОССАРИЙ
| Автоматизированная форма бухгалтерского учета | форма, которая предусматривает использование электронно-вычислительных машин. |
| АРМ бухгалтера | это проблемно-ориентированная диалоговая человеко-машинная система, которая поддерживает деятельность учетных работников на всех технологических этапах решения задач. |
| АРМ бухгалтера | это массовые средства автоматизации труда персонала бухгалтерской службы, которые эксплуатируются работниками этой службы и представляют собой функционально независимые, специализированные, диалоговые системы. |
| База данных | совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, независимая от прикладных программ. |
| Витрины данных | множество тематических БД, содержащих информацию, относящуюся к отдельным информационным аспектам предметной области. |
| Выдача информации | отражение результатов решения задач. По способу отражения выходной (результатной) информации различают вывод данных на бумагу, на машинные носители (в основном магнитные диски) и на видео терминальные устройства (дисплеи). |
| Инструктивная карта | составляется на каждую технологическую операцию и определяет порядок действия исполнителя с указанием рациональных методов и приемов её реализации. |
| Компьютерная система бухучета (КСБУ) | информационная система, предназначенная для ведения бухучета, подготовки финансовой отчетности и финансового анализа деятельности предприятия. |
| Корректировка | модификация ранее сформированных данных, в результате которой их состояние соответствует реально существующим условиям. При корректировке могут выполняться следующие действия: добавление, исключение, изменение записей существую- |
| щих файлов данных. | |
| Накопление данных | периодический ввод данных в существующие файлы с целью получения сведений за определённый интервал времени. |
| Обработка данных | выполнение арифметических и логических операций по заданным алгоритмам. |
| Операциями техпроцесса | являются элементарные действия над информацией и её носителями, выполняемые на одном рабочем месте. |
| Сортировка | размещение данных в определённом порядке. |
| Техпроцесс обработки учетных данных | это совокупность взаимосвязанных технологических операций по преобразованию информации с момента её возникновения до момента использования в соответствии с поставленной целью пользователя. |
| Технологическая карта | включает перечень и последовательность выполнения операций, оборудование, нормативные данные на операции, сроки поступления данных и время их выполнения. |
| Хранилище данных (Data Warehouse, «склад данных», «информационное хранилище») | это база, хранящая данные, агрегированные по многим измерениям. |
| Этапом техпроцесса | называется его укрупненная относительно самостоятельная часть, характеризующаяся логической завершенностью, а также пространственной и временной обособленностью. |
Дата: 2019-02-02, просмотров: 357.