В связи с появлением корпоративных информационных ИС (SAP R/3, SunSystem, Concord и др.), а также информационных систем корпоративного типа отечественных фирм-разработчиков, бухгалтерский учет стал компонентом систем класса ERP (Enterprise Resource Planning).

В корпоративной ИС мирового уровня SAP R/3 существует "Система учета и отчетности", обеспечивающая интеграцию финансовой бухгалтерии и контроллинга (управленческого учета).

Предприятие рассматривается как совокупность организационных единиц типа:

• Концерн - группа предприятий, составляющая полностью консолидированный баланс и отчет о прибылях и убытках. Концерн может содержать несколько компаний.
• Компания - наименьшая организационная единица, для которой составляется баланс. Компания состоит из одной или более балансовых единиц.
• Балансовая единица - наименьшая организационная единица, находящаяся на самостоятельном балансе. Это юридическое лицо с учетом специфики национального уровня (законодательство, налоги, национальная валюта, план счетов и т. п.). Балансовая единица может включать одну или более бизнес-сфер. Это центральная организационная структурная единица.
• Бизнес-сфера - организационная единица внешнего учета и отчетности, является некоторой частью компании. Охватывает одну или более балансовых единиц, выделяется по определенным сегментам (например, по видам деятельности, сферам ответственности, группам продукции, функции управления и пр.).

Для отражения в учете затрат (функции управленческого учета) выделяются организационные единицы типа:

• Функциональная сфера - обеспечивает детализацию учета затрат (затраты на производство, управление, сбыт и др.).

Между контроллингом и финансовой бухгалтерией SAP R/3 существует связь следующего вида:

1. Контроллинг оперирует с информацией, отделенной от финансовой бухгалтерии.

2. Виды первичных затрат и виды выручки однозначно связаны со счетами бухгалтерии.

3. Первичные затраты и выручка берутся из Главной книги и снабжаются дополнительной контировкой.

4. В контрольной книге производится сверка данных финансовой бухгалтерии и контроллинга.

Бухгалтерия - Главной книги

Главная книга является основой формирования документов внешней отчетности. В Главной книге могут отражаться проводки с использованием нескольких планов счетов, различных валют, в соответствии с международными требованиями к отчетности (IAS, GAAP, GOB и др.).

Основным принципом учета в SAP R/3 является принцип документирования хозяйственных операций. Информация о любой операции сохраняется как документ проводки. Документы определенного вида имеют унифицированную структуру данных:

• Заголовок документа содержит общие данные.
• Позиции документа для ввода сведений об операциях (сумма, счет, дополнительные проводки).

Задаются однозначные правила формирования бухгалтерской проводки для каждого вида документов. Допускается повторная корректировка уже проведенных документов, кроме полей:

• Номер счета.
• Код проводки.
• Дата проводки.
• Сумма.
• Управляющая информация.

Для повторяющихся хозяйственных операций в течение длительного времени вводятся долгосрочные проводки. Такой документ содержит сумму, номер счета, управляющую информацию, указание срока действия проводки.

Типовые проводки оформляются как документы-модели, с помощью которых многократно формируются фактические документы и соответствующие им проводки. Любой документ при необходимости может объявляться как документ-модель.

Бухгалтерия Главной книги позволяет также предварительно регистрировать документы, а затем выполнять их проведение. Ведется финансовый календарь для автоматизации периодических хозяйственных операций. Все документы можно вводить в любой валюте (одна валюта - базовая для балансовой единицы, две другие валюты выбираются произвольно).

Проводки формируются с учетом принятого плана счетов. Возможно применение различных планов счетов:

• Оперативный план балансовой единицы.
• План счетов компании.
• План счетов концерна.

Это позволяет одни и те же проводки отражать в различных аспектах. Допускается использование единого плана счетов для нескольких балансовых единиц.

Моменты возникновения и регистрации информации в Главной книге могут не совпадать, если информация об операции сначала регистрируется во вспомогательной книге (дебиторов, кредиторов, др.) в качестве позиции. Позиции вспомогательных книг по определенному алгоритму отражаются на сальдо счетов в Главной книге.

Таким образом, Главная книга - это централизованно хранимая база данных, которая ведется согласованно с вспомогательными книгами и используется для целей анализа и составления отчетов.

Аналитический учет ведется с помощью специальных регистров, которые являются основой для создания отчетности.

В любой момент времени можно просмотреть сальдо каждого счета и его отдельные позиции, получить сведения об оборотах счета по дебету и кредиту, просмотреть открытые и выровненные позиции бухгалтерского счета, отфильтровать данные по критериям отбора позиций.

Главная книга позволяет планировать на уровне балансовой единицы, бизнес-сферы, номера основного счета в разрезе периодов с указанием вида валюты.

Перед формированием отчетов выполняется закрытие счетов Главной книги - ежедневное, ежемесячное, ежегодное. В зависимости от периода закрытия, получаются различные виды итогов, выполняются вспомогательные процедуры корректировки баланса, формируются аналитические отчеты по балансу, прибылям и убыткам, в сравнении с указанным периодом, плановым или фактическим уровнем. Отчеты имеют иерархическую структуру, которая может постепенно детализироваться при просмотре отчета.

Вывод отчетов может осуществляться на экран, печатающее устройство, в файл или в виде графика SAP.