Цель делопроизводственного обеспечения — организация работы с документами, обращающимися в системе управления человеческими ресурсами. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными делопроизводственными функциями системы управления человеческими ресурсами являются:

— своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

—доведение документации до соответствующих работников системы управления человеческими ресурсами для исполнения;

— печатание документов по кадровым вопросам;

— регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

— формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;

— копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

— контроль за исполнением документов;

— передача документации по вертикальным и горизонтальным связям.

В зависимости от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором — децентрализованным.

На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ — во всех подразделениях, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления человеческими ресурсами возлагается на секретаря руководителя кадровой службы или назначается ответственное лицо из числа ее работников.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации.

В системе управления человеческими ресурсами внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

— плановая (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности персонала, оплата труда);

— первичная учетная (по учету труда и заработной платы);

— отчетно-статистическая (по численности, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т. д.);

— по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам и т. д.);

— организационно-распорядительная (письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, постановления, приказы, распоряжения и т. д.).

Кадровая служба в обязательном порядке ведет следующие документы, которые соответствуют ее функциональному назначению: личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации; личные карточки; трудовые книжки, пенсионные дела и т. д. Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

Исполняется ряд документов в соответствии с вышеприведенной классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и об увольнении, о переводе, перемещении и т. д.), план по подготовке и повышению квалификации персонала, данные по текучести кадров, график отпусков, штатное расписание, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение и т. д.

Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями.

Особое внимание уделяется контролю над исполнением кадровых документов, который осуществляет руководитель системы управления человеческими ресурсами (рисунок 3.1). Рисунок 3.1 — Обязанности руководителя кадровой службы