Процессы на предприятии, как правило, планируются и осуществляются в управляемых условиях с целью добавления ценности. Как правило, рассматриваются лишь те процессы, в результате которых на выходе появляется «ценность» т.е. нечто полезное, необходимое для предприятия.

Процессы материального производства содержат на входе материалы, полуфабрикат, заготовки и т.п., преобразуемые в результате деятельности в продукцию на выходе. В большинстве процессов интеллектуальной деятельности в качестве входов следует понимать информацию, потребность в процессе, выраженные в форме документов, которые в результате деятельности преобразуются в выходы, т.е. тоже в информацию, представляемую в форме определенных документов, записей. Существуют процессы, на входе которых представлены потребности в виде заявок, заказных спецификаций и т.п., а на выходе — услуги, материалы, сырье, ремонт и модернизация оборудования и т.п.

Все виды деятельности, связанные с процессами, возможны только при наличии соответствующих ресурсов. К ресурсам относят кадры, инфраструктуру, производственную среду, и т.п. Отличительной особенностью ресурсов является их неизменяемость во время процесса.

Деятельность, функционирование предприятия представляет собой совокупность процессов, где выходы одного процесса образуют часть входов следующих процессов. Для успешного функционирования организации необходимо управлять многочисленными и взаимосвязанными видами деятельности как системой процессов.

Реализация процессного подхода осуществляется через:

- определение входов и выходов каждого процесса для установления их последовательности и взаимодействия;

- планирование и обеспечение ресурсами и информацией, необходимыми для осуществления процессов и управления ими;

- определение параметров и критериев процессов, необходимых для обеспечения результативности, как при осуществлении, так и при управлении этими процессами;

- определение необходимой степени документированности и документирование процессов;

- осуществление мониторинга, оценки и анализа процессов;

- проведение корректирующих и предупреждающих действий по результатам анализа процессов с целью обеспечения результативности процессов и постоянного улучшения.

Для конкретной иллюстрации и реализации процессного подхода разработаны и внедрены следующие документы:

В качестве наглядного и исходного материала для мониторинга и анализа:

- «Карта процесса», представляющая в табличной форме все основные составляющие процессов: информация о входах и выходах, поставщиках, потребителях и других участниках процесса и заинтересованных лицах, взаимодействиях процессов, параметрах и критериях функционирования процессов и их оценки.

- «Матрица ответственности», представляющая собой в табличной форме распределение ответственности подразделений и руководителей высшего звена за организацию и реализацию конкретных процессов.

Для непосредственного изложения данных мониторинга и анализа процессов введена практика периодических отчетов подразделений. В них приводятся данные о работе в отчетном периоде, в том числе установленные «Картами процессов» параметры и критерии. Кроме того, дается оценка работы внутренних поставщиков, вопросы, претензии, предложения по существу взаимоотношений с поставщиками и по улучшению процессов — все это является основой данных для анализа.

Форма отчета является индивидуальной для подразделений, общими для всех являются указанные требования.

Отчеты готовятся руководителями подразделений, утверждаются высшими руководителями по организационной структуре. Отчеты наряду с планами являются инструментом общего управления и контроля деятельности подразделения со стороны высших руководителей.

Информация отчетов подразделений обрабатывается и представляется в виде матриц и таблиц, наглядно представляющих степень удовлетворенности внутренних потребителей, а также претензии и предложения их по отношению к внутренним поставщикам процессов. Матрицы и таблицы выдаются руководителям подразделений для сведения и накопления данных для анализа.

Совокупность матриц и таблиц за определенный период времени может быть использована руководителями подразделений для сравнения результатов и выявления тенденций развития, анализа наличия и достаточности ресурсов, выявления и демонстрации улучшения, формирования соответствующих выводов, планирования и разработки по необходимости корректирующих и предупреждающих действий.