План:

1. Оценка стоимости.

2. Определение бюджета.

3. Методы контроля стоимости проекта.

Управление финансами является наиболее действенным инструментом обеспечения успешного и эффективного управления проектами. И вместе с тем одной из тенденций практики современного управления проектами является рост ответственности руководителя проекта за стоимость проекта.

Управление стоимостью проекта включает процессы, необходимые для обеспечения и гарантии того, что проект будет выполнен в рамках утвержденного бюджета:

1) оценка стоимости – процесс определения стоимости ресурсов, необходимых для выполнения операций проекта;

2) определение бюджета – процесс суммирования оценок стоимости отдельных операций или пакетов работ для формирования базового плана по стоимости и бюджета проекта;

3) управление стоимостью – процесс мониторинга и корректировки бюджета проекта и внесения изменений в базовый план по стоимости.

Управление стоимостью осуществляется на протяжении всего жизненного цикла проекта, при этом, естественно, процессы управления реализуются по-разному на различных этапах. Это находит отражение в современной концепции управления стоимостью проекта – управления стоимостью на протяжении проекта (LCC – life-cycle costing).

Рис. 8.1. Модель управления стоимостью проекта

на протяжении всего жизненного цикла

ОЦЕНКА СТОИМОСТИ

Стоимостные оценки – это оценки вероятной стоимости всех ресурсов, которые потребуются для выполнения работ, предусмотренных проектом.

Исходные данные о типах, составе, количестве и сроках поставок (привлечения ресурсов), стоимость которых необходимо будет оценить, участники проекта получают из:

- документов, определяющих содержание или состав работ по проекту;

- расписания проекта;

- документов по планированию человеческих ресурсов;

- документов по оплате участников проекта (тарифных ставок, штатного расписания, индивидуальных планов оплаты, коллективного договора);

- реестра рисков, в котором содержатся оценки возможных потерь;

- статистических данных или архивных документов по аналогичным уже выполненным проектам;

- прайс-листов или предложений поставщиков ресурсов.

Стоимость оценивается для таких ресурсов, как персонал, материалы и комплектующие, техника и оборудование, транспорт, аренда помещений, программное обеспечение и средства связи, услуги внешних организаций и т. п. При оценке стоимости ресурсов важно принять во внимание возможный рост стоимости ресурсов с учетом инфляции или изменений конъюнктуры рынка.

Оценку стоимости ресурсов целесообразно выполнять для разных сценариев реализации проекта или его отдельных этапов, чтобы оптимизировать затраты по проекту. На стоимость проекта напрямую влияет выбор решений по источникам и способам привлечения ресурсов. Выбор основывается чаще всего на следующих альтернативах:

1) купить или произвести самим;

2) приобрести в собственность или взять в аренду;

3) выполнить самостоятельно или передать для исполнения внешнему подрядчику.

При выборе источников и способов привлечения ресурсов необходимо учитывать ограничения по бюджету, которые могут быть связаны с заданным ограничением бюджета проекта, с доступностью квалифицированных исполнителей для проекта на локальном рынке труда.

В табл. 8.1 представлены типы стоимостных оценок и их погрешность в зависимости от этапа разработки проекта.

Таблица 8.1

Типы стоимостных оценок

Существует два базовых подхода к построению стоимостных оценок:

- оценка «сверху вниз» используется для оценки стоимости на ранних стадиях проекта, когда информация о проекте еще очень ограничена и приемлем достаточно низкий уровень точности оценок (экспертная, оценка по аналогу, параметрическая).

- оценка «снизу вверх» используется для выработки согласованной базовой стоимости проекта или окончательной стоимостной оценки проекта. Данный метод предусматривает оценку затрат на детальных уровнях рассмотрения проекта, а затем суммирование затрат на более высоких уровнях обобщения для получения оценки стоимости (сметы) всего проекта. Данный метод наиболее эффективно используется в конце очередного этапа проекта для осуществления оценки стоимости следующего этапа проекта.

Что касается конкретных методов оценки стоимости проекта, то можно отметить следующие из них:

1. Экспертная оценка предполагает оценку затрат по проекту специально подобранными экспертами на основе их опыта.

2. Оценка по аналогам предполагает учет стоимости подобных проектов или отдельных этапов.

3. Параметрическая оценка основана на том, что для проекта можно определить универсальный параметр, который позволит оценить его стоимость.

4. Оценка по трем точкам (стоимость операции, рассчитанная на основе оптимистического сценария; стоимость операции, рассчитанная на основе наиболее вероятного сценария; стоимость операции, рассчитанная на основе пессимистического сценария).

5. Анализ резервов. Стоимость проекта должна включать в себя резервы, связанные с возможными потерями по определенным операциям или этапам проекта из-за наступления рисков.

6. Стоимость качества включает затраты на обеспечение соответствия продукта требованиям заказчика и затраты на устранение несоответствий продукта, выявленных участниками проекта или заказчиком.

7. Анализ предложений поставщиков на основе предъявленного ими уровня цен.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ БЮДЖЕТА

Важнейшим процессом управления стоимостью в проекте является формирование его бюджета.

Бюджет проекта – документ, в котором сметная стоимость проекта распределена по отчетным периодам выполнения проекта и по статьям затрат в соответствии с планом счетов конкретного проекта, предусмотрены финансовые резервы проекта и источники финансирования.

Смета проекта – документ, содержащий расчет и обоснование стоимости проекта, распределенной по статьям затрат в соответствии с принятыми правилами финансового и бухгалтерского отчета.

Формирование бюджета осуществляется в следующие четыре последовательных этапа:

1. Формирование стоимостных оценок проекта, необходимых для принятия решения по открытию проекта, или по инвестированию в проект. Для формирования первоначальных стоимостных оценок необходимо:

- определить содержание и границы проекта;

- определить основные начальные риски проекта;

- использовать лучшие практики – данные по стоимости выполнения подобных проектов.

2. Формирование сметы проекта осуществляется на основе:

- структуры декомпозиции работ проекта;

- предполагаемых объемов, трудоемкости и ресурсоемкости работ;

- соответствующих (отраслевых, корпоративных и т. п.) норм и расценок на стоимость работ, услуг, материалов, комплектующих;

- допущений о реальных ценах на период запланированного расходования денежных средств;

- расчета обязательных выплат, включая налоговые.

3. Формирование бюджета проекта выполняется с использованием:

- сметы проекта;

- календарного плана, укрупненного до основных этапов (плана по вехам);

- оценок степеней угроз начальных рисков проекта;

- оценок возможностей создания необходимых резервов финансовых средств;

- учета конъюнктуры рынка (в том числе рынка финансовых ресурсов).

4. Определение центров финансовой ответственности проекта следует из сформированного и утвержденного бюджета и организационной структуры проекта.

Общая сметная стоимость проекта, распределенная по статьям затрат, должна учесть все ресурсы, используемые в проекте:

1) трудовые ресурсы, включая обучение, технику безопасности, охрану труда и социально-медицинское обеспечение;

2) машины и оборудование; производственную, вычислительную и организационную технику;

3) материалы, комплектующие; денежные средства; производственные и земельные площади;

4) энергетические и информационные ресурсы;

5) прочие ресурсы (коммерческие, представительские, юридические, страховые расходы и т. п.).

Таблица 8.2

Виды бюджетов

Бюджет может составляться в виде: календарных планов-графиков затрат; матрицы распределения расходов; столбчатых диаграмм затрат; столбчатых диаграмм кумулятивных (нарастающим итогом) затрат; линейных диаграмм распределенных во времени кумулятивных затрат; круговых диаграмм структуры расходов.

Форма представления бюджета зависит: от потребителя документа; цели создания документа; сложившихся стандартов; интересующей информации.

В зависимости от стадии жизненного цикла проекта бюджеты могут быть: предварительными (оценочными), утвержденными (официальными), текущими (корректируемыми); фактическими.

После проведения технико-экономических исследований составляются предварительные бюджеты, которые носят в большей степени оценочный, нежели директивный характер. Такие бюджеты согласовываются со всеми заинтересованными лицами и в конечном итоге утверждаются руководителем проекта или другим лицом, принимающим решение. После того как бюджет обрел официальный статус, он становится эталоном, с которым сравниваются фактические результаты. В ходе реализации проекта возникают отклонения от ранее запланированных показателей, что должно своевременно отражаться в текущих бюджетах. И по завершении всех работ в качестве итогового документа создается фактический бюджет, в котором отражаются реальные цифры.

Общий бюджет проекта складывается из трех компонентов – операционного бюджета (сметы затрат), управленческого резерва, бюджета непредвиденных затрат.

На основании анализа начальных рисков и оценки степени угроз проекта должна быть определена величина финансовых резервов в проекте, включая управленческий резерв и бюджет непредвиденных затрат. Выделение управленческого резерва дает больше самостоятельности руководителю проекта, который может принимать решения о его расходовании без пересмотра бюджета. Бюджет непредвиденных затрат является инструментом регулирования стоимости проектов с высокой степенью неопределенности и находится в распоряжении спонсора проекта.