Шаблон документа - це файл з розширенням dot, в якому містяться набір стилів, а також налаштування меню, панелей інструментів і поєднань клавіш, елементи автотексту і макроси. Шаблон може також включати текст, призначений для вставки в створювані на його основі документи.

Кожен документ Word пов'язаний з певним шаблоном, який вибирається при його створенні, використовується за умовчанням або приєднується до нього пізніше. За замовчуванням нові документи Word грунтуються на шаблоні Normal.dot (Звичайний). Далі ми будемо називати його просто Звичайний.

Стиль - це іменований набір параметрів форматування, які можна застосувати до вибраного фрагменту тексту. Очевидно, що перелік параметрів, які можна застосувати до конкретного фрагменту тексту, залежить від його типу, тому розрізняють чотири види стилів:

§ стиль знака - містить лише параметри шрифту;

§ стиль абзацу - містить повний набір відомостей, необхідних для форматування абзацу, тобто параметри абзацу і параметри шрифту;

§ стиль таблиці - містить інформацію про межі таблиці, кольорах тексту її елементів, заливці, вирівнюванні і шрифтах;

§ стиль списку - містить відомості про форматування маркірованого або нумерованого списку.

Стилі (тобто їх імена та визначення) зберігаються у файлах документів і шаблонів. При створенні документа в нього копіюється набір стилів з того шаблону, на якому він базується. Форматуючи документ, можна використовувати стилі, що містяться в ньому самому, а також стилі з шаблона Normal і вбудовані стилі Word. Крім того, можна застосовувати стилі з так званих загальних шаблонів. Загальні шаблони не використовуються в якості основи для конкретних документів, вони завантажуються автоматично при запуску програми або вручну після її запуску, після чого зберігаються в них стилі стають доступними в усіх відкритих в документах.

Програма Word дає можливість не тільки змінювати, перейменовувати та видаляти стилі, що містяться в документі або шаблоні, але і створювати в ньому нові стилі. Крім того, вона дозволяє копіювати стилі з одного файлу в інший, в тому числі з шаблону у шаблон, з шаблону в документ, з документа в шаблон і з документа в документ.

Все сказане тут про доступ до стилів і виконуваних над ними операції належить і до інших елементів, які можуть зберігатися в шаблонах документів Word.

Створення документа на основі шаблону

За допомогою команди Файл → Создать відкрийте область завдань Создание документа и і в області  Шаблоны клацніть на посиланні На моем компьютере. Програма відобразить діалогове вікно Шаблоны, показане на рис.1, де ви зможете вибрати один з наявних на комп'ютері шаблонів.

Рисунок 1

Разом з Word встановлюється великий набір шаблонів для створення різноманітних документів особистого та ділового характеру. Тому шаблони на вашому комп'ютері є обов'язково

Коли ви натискаєте на значку шаблону, праворуч з'являється зразок документа, який буде створений на його основі. Створіть кілька документів на основі готових шаблонів, щоб отримати уявлення про те, як вони можуть виглядати.

Якщо клацнути на посиланні Новий документ в області завдань Створення або вибрати значок з тим же ім'ям в діалоговому вікні Шаблони, програма створить новий документ на основі шаблону Normal. Те ж саме відбувається після клацання на кнопці Створити панелі інструментів Стандартна. Ви не повинні забувати, що при роботі над документом доступні всі сполучення клавіш, стилі та інші елементи, що входять до складу шаблону Normal, навіть якщо, створюючи документ, ви вибрали інший шаблон.

Крім шаблонів у діалоговому вікні Шаблони представлені так звані майстри створення документів - міні-програми для створення стандартних документів. Кожна з них вводить серію діалогових вікон, де можна вибрати різні варіанти оформлення документа і ввести відомості для заповнення його основних полів (таких, як ім'я адресата листа або реквізити упорядника резюме). Файли майстрів, що мають розширення wiz, приєднуються до документів подібно шаблонах, але їх вміст не можна змінювати. Набір стандартних майстрів встановлюється разом з Word, а крім того, їх можуть створювати розробники програмного забезпечення.

Створення шаблону

Для створення шаблону треба спочатку створіть новий документ довільним чином. Потім клацніть на кнопці Зберегти і в діалоговому вікні збереження файлу виберіть у списку Тип документа установку Шаблон документа (*. dot, введіть для шаблону ім'я, наприклад, Справка.dot і вкажіть для його збереження свою робочу папку.

Існує й інший спосіб створення нового шаблону. Викличте команду Файл → Создать, потім в області завдань Создания документа у групі Шаблоны клацніть на посиланні На моєму комп'ютері, вкажіть як базового шаблон Normal, представлений тут значком Новий документ (при бажанні можна вибрати будь-який інший шаблон). Після цього в групі Створити перемикач Шаблон, як це показано на рис. 2, клацніть на кнопці OK, а потім збережіть отриманий шаблон.

Рисунок 2.