Любое управление представляет собой процесс, т.е. пос­ледовательность операций, приемов, методов формирования и осуществления воздействия на управляемый объект. Этот процесс имеет естественное закономерное содержание, кото­рое определяется сущностью управления: целеполаганием, оценкой ситуации, нахождением главной проблемы, приняти­ем и реализацией управленческого решения.

Но в рамках этого общего содержания процесса управле­ния возможны различные варианты формирования воздей­ствия, которые отражают особенности субъекта и объекта уп­равления, конкретные обстоятельства, опыт и компетенцию менеджера и персонала управления и другие характеристики практических условий управленческой деятельности. В соот­ветствии с этим процесс управления сознательно выстраива­ется по критериям рациональности, экономии времени, ис­пользования ресурсов, максимальной эффективности. Это и имеет название технологии управления, заключающейся в выборе и реализации определенной последовательности, па­раллельности, комбинации операций при разработке управлен­ческого решения.

Анализ содержания процессов управления свидетельствует о том, что они аналогичны процессам материального производства в том смысле, что и те и другие — трудовые процессы. Именно такое со­держание термина «технология» следует положить в основу техно­логии процессов управления производством, так как оно является ее сутью, тем более что любой процесс управления осуществляется по определенной технологии.

Целью разработки процессов управления является повышение эффективности управленческого труда на основе его специализации, расчленения процессов на отдельные операции, рационального по­строения и последовательности выполнения операций, применяя для этого современные технические средства и научно обоснован­ные нормативы установления трудоемкости выполняемых работ.

Для работников управления предметом труда являются различ­ные виды информации, на основе которых вырабатывается управ­ленческое решение — результативная информация, отражающая определенное направление воздействия на управляемый объект по соответствующей функции управления.

Объектами технологии управления могут быть различные процессы:

- порядок выполнения отдельной функции управления или их совокупности;

- принятие решений при реализации тех или иных задач управле­ния;

- обработка документа или группы документов.

Технология управления подразделяется на два вида: функцио­нальную и предметную. Функциональная технология рассматривает приемы и методы работы по выполнению той или иной функции (включая стиль руководства и др.). Предметная технология рас­сматривает переработку различных видов информации. На практи­ке находит применение комбинированная технология, когда в функ­циональном подразделении или в аппарате управления в целом обработка информации и принятие решений производятся по предметно-функциональному признаку.

Управленческие отношения в производственной системе высту­пают в определенных формах и содержании. Организационные формы управления закрепляются в структуре органов (аппарата) управления, а содержание — в процессе управления.

Процесс управления включает в себя совокупность сочетающихся, взаимодействующих между собой технологических циклов, процедур, операций и отдельных действий работников управленческого аппара­та, основанных на функциональном операционно-технологическом и профессионально-квалификационном разделении труда.

Технология управленческих работ — рациональная последователь­ность операций и процедур (информационных, логико-мыслительных, расчетно-вычислительных, организационных), выполняемых руководи­телями, специалистами и техническими исполнителями вручную или с использованием технических средств. При этом должны быть обеспечены минимальная длительность управленческого цикла и затра­ты на его исполнение.

Основой технологии выполнения повторяющихся работ служит операция, представляющая собой однородную, логическую, неде­лимую часть процесса управления, направленную на достижение одной определенной цели, реализуемой исполнителем.

Понятия «операция» и «процедура» являются ключевыми в изуче­нии технологии управления. Понятие «операция» имеет широкий смысл и охватывает всякие целесообразные действия: производст­венные, коммерческие, технологические, экономические, управ­ленческие и др.

Операция — это любое действие, мероприятие (или система меро­приятий), объединенное единым замыслом и направленное на до­стижение определенной цели.

Комплекс действий, выполняемый в рамках одной операции, может состоять из нескольких элементов, поэтому операцию можно рассматривать и как совокупность элементов трудовых про­цессов, выполняемых работниками управленческого аппарата. В основе построения операций должна лежать в первую очередь це­левая законченность действия по отношению к исполнителю. По­нятие «процедура» отражает порядок подготовки, рассмотрения, обсуждения, выполнения ряда последовательных и параллельных операций в процессе управления. Управленческая процедура пред­ставляет собой совокупность последовательно реализуемых предпи­саний (правил) выполнения организационных, информационных и других операций, приводящих к решению задач, стоящих перед объектом или субъектом управления.

Таким образом, управленческий процесс, складывается из боль­шего или меньшего числа последовательных или параллельных операций и процедур, составляющих в целом технологию управле­ния. Свойство повторяемости, присущее процессам управления, создает условия для их предварительной разработки, основанной на всестороннем анализе условий производства и выработке наиболее рациональных вариантов решений.

Например, «выписать требование на получение инструмента» на­звать операцией нельзя, так как оно не отражает цели действия. Целью в этом случае является получение инструмента из централь­ного инструментального склада. Чтобы получить инструмент, нужно выписать требование, зарегистрировать его в журнале, со­брать подписи ответственных лиц и т.д. Все это для техника ин­струментальной группы, обязанностью которого является выписы­вание требований, выступает как технологическая операция.

Поэтому в основе построения операций должна лежать в первую очередь целевая ориентация на конечный результат того или иного действия.

При разработке технологий управления производством необходи­мо руководствоваться общеизвестными в организации производства принципами специализации, пропорциональности, параллельнос­ти, прямоточности, непрерывности и ритмичности.

Принцип специализации означает такое разделение операций, при котором возможна централизация однотипных операций, позво­ляющая применять для их осуществления наиболее эффективные технические средства механизации процессов управления. С этой целью выделяются различные структурные подразделения, за кото­рыми закрепляются типовые работы — диктофонные, машинопис­ные, множительные и др.

Повышению уровня специализации способствует также унифика­ция и нормализация форм документов, применяемых обозначений, методов труда, четкая регламентация круга обязанностей и ответст­венностей каждого сотрудника.

Принцип пропорциональности в организации оформления техни­ческой документации и делопроизводстве предусматривает равную пропускную способность всех оформительских и делопроизводст­венных подразделений. Это может быть достигнуто путем уком­плектованности всех подразделений потребными техническими средствами и кадрами достаточной квалификации, в соответствии с нормативами и нормами их численности. При этом следует учиты­вать поправки на изменение объема работ в интервалы пиковых нагрузок.

Принцип параллельности предусматривает такую организацию сис­темы делопроизводства и оформления, при которой отдельные про­цессы и операции возможно выполнять параллельно. Параллель­ность достигается путем совмещения этапов работ по времени, что сокращает длительность цикла делопроизводительных процессов (например, одновременное размножение документа и рассылка его в подразделения для параллельной обработки).

Для ускорения документооборота очень важен принцип прямоточности, суть которого заключается в исключении возвратных движе­ний документации, образования петель и заторов.

Последних два принципа организации системы — непрерывность и ритмичность — применительно к управленческим процессам, должны рассматриваться с точки зрения обеспечения целевой функции информационного обслуживания.

Общность методологического подхода у всех авторов к технологии процессов управления состоит в том, что ее основой они считают процедуру принятия решений. Это позволяет подойти к специализа­ции работников управления и определить место руководителей, спе­циалистов и технических исполнителей в технологии процессов уп­равления.