Как уже отмечалось выше, в агентстве работают высококвалифицированные специалисты, легко владеющие всем объёмом информации. Персонал придерживаться следующих правил, которые внесены в их должностные инструкции: доброжелательность, воспитанность, вежливость, приветливость, обходительность, любезность, тактичность, мастерство, способности, знания, эрудированность, соблюдение дресс-кода.

Очень многое в деятельности рекламного агентства как предприятия сферы услуг, зависит от профессионализма менеджера по работе с клиентами. Менеджеры играют важную роль в представлении имиджа компании, поскольку при встрече с ними клиенты формируют мнение об агентстве. В связи с этим компания заботится о повышении квалификации и профессиональном росте своих сотрудников и систематически организует обучающие семинары и тренинги. Обеспечивается рост и развитие перспективных работников в целях формирования единой управленческой команды, в том числе проводится работа с молодыми специалистами. Назначение на руководящие должности квалифицированных специалистов, зарекомендовавших себя, и тщательный отбор претендентов на рабочие места – все это является дополнительным существенным фактором успеха агентства.

Рассмотрим основные процедуры и действия выполняемые для оказания услуги в ООО “Рапид”. Данный процесс отражает то, как координируются все элементы, создавая ценность для покупателя. Недостаточное внимание к процессу приводит к плохому качеству услуг и к потребительской неудовлетворенности. Услуги создаются и поставляются в результате одного или нескольких процессов.

Когда в агентство поступает заказ на изготовление определенной рекламной продукции, исполнение его происходит в 18 основных этапов.

Основные этапы исполнения заказа:

1. Сотрудник отдела исполнения заказа (ОИЗ) беседует с заказчиком, заполняет рабочий план и получает исходные материалы.

С заказчиком оговаривается дата и механизм (телефон, факс, электронная почта, агент, новая встреча и т.д.) предоставления информации о стоимости, сроках и основных параметрах предполагаемой работы. К этой дате в соответствии с описываемыми ниже этапами готовятся калькуляция, договор, счет (приложение В), а также дополнительные вопросы в адрес заказчика.

Если объем и содержание работы очевидны, то на основании прейскуранта (приложение В) сотрудником выписывается счет, что фиксируется в специальном журнале выписки счетов и, по просьбе заказчика, оформляются калькуляция и договор.

2. Сотрудник производственного отдела (ПО) на основании рабочего плана заполняет карту заказа, необходимую для соответствующей работы (проекта) и передает ее вместе с рабочим планом и исходными материалами в первый по технологии отдел.

3. Руководитель отдела заполняет карту заказа. При этом используется рабочий план, материалы, предоставленные заказчиком, нормы времени (трудозатраты), нормы расхода материалов, прейскурант, производственный план подразделения.

4. Далее карта заказа переходит в следующий по технологии отдел, где заполняется необходимая карта заказа.

5. При наличии противоречий руководитель отдела согласовывает их с руководителями других подразделений.

6. Карты заказа поступают к сотруднику ПО, который их проверяет и планирует работу подразделений.

7. Сотрудник ПО на основании карты заказа составляет калькуляцию и передает в ОИЗ (отдел исполнения заказа).

8. На основании полученных документов сотрудник ОИЗ оформляет счет и договор и передает их заказчику, вторые экземпляры документов передаются в бухгалтерию. В соответствии с договорными условиями (предоплата, предоставление исходных материалов и т.д.) сотрудник ОИЗ принимает решение о начале производства работ, сообщает об этом в ПО и передает карту заказа со всеми дополнительными материалами.

9. Сотрудник ПО фиксирует в журнале производства работ основные параметры заказа и подшивает первый экземпляр карты заказа. Второй экземпляр передается в первый по технологии отдел.

10. Руководитель отдела проверяет карту заказа, согласовывает с другими сотрудниками, отмечает в своем журнале, готовит наряды и передает их ответственному исполнителю для выполнения работ.

11. Руководитель отдела делает заявку на материалы подрядчику, передает счет на материалы и услуги в бухгалтерию. Сотрудник ПО (курьер) закупает необходимые материалы и передает их для производства работ руководителю отдела.

12. Производство работ контролируется сотрудником ПО.

13. При завершении работ ответственный исполнитель передает наряд руководителю отдела, где идет итоговое заполнение карты заказа и визируются наряды.

14. Руководитель отдела передает наряды, карты заказа (итог), выполненные работы в ПО.

15. Сотрудник ПО подводит окончательные итоги, заполняет карту заказа, сравнивает затраты, визирует наряды и передает карту заказа (итоговую) в отдел ОИЗ.

16. Сотрудник ОИЗ оценивает работу, готовит акты, накладные, доверенности и т.д., передает документы заказчику и в бухгалтерию.

17. По итогам анализа данных за месяц карт заказа и нарядов на производство работ производится оплата труда и оценка использования материалов и денежных средств.

18. Работа считается завершенной и сдается в архив после подписания заказчиком итоговых финансовых документов (акт приема – передачи, накладная и т.д.) и передачи их в бухгалтерию.

ООО «Рапид» работает с юридическими лицами и компаниями города Хабаровска и Хабаровского края. Потенциальными клиентами являются все юридические лица в сфере торговли, производства, оказания услуг.

В настоящее время «Рапид» выполняет заказы для Городской и Краевой администрации, Нефтеперерабатывающего завода, Железных дорог Якутии, Представительства Якутии в г. Хабаровске.