Автоматизация казначейства включает несколько этапов. Их последовательная реализация позволяет создать систему, дающую возможность контролировать движение денег в компании, а также стоимость капитала для нее.

Этап 1. Обеспечение актуальных данных

Автоматизацию казначейских функций следует начинать с обеспечения актуальных данных о перечне обслуживающих банков и расчетных счетов в этих банках, то есть с создания и последующего обновления базы данных счетов компании. Примерная форма сводной таблицы счетов представлена в табл. 3.

Этап 2. Сбор значений по счетам учета денежных средств

Следующим шагом является организация сбора системой значений по счетам учета денежных средств (50-м счетам) на начало операционного дня, а именно:

· балансов банковских счетов и кассы на начало операционного дня (конец предыдущего банковского дня);

· денежного выражения расчетных векселей;

· денежных средств в пути (по расчетам между компаниями группы).

На уровне бизнес-единиц (филиалов) компании эту информацию имеет смысл обновлять после каждого сеанса связи с системой «банк - клиент» либо через протоколы связи, если существует web-версия этой системы. Формат отчета об остатке денежных средств представлен в табл. 4.

Формат отчета об остатке расчетных векселей (в том числе векселей банков) также может быть сформирован на уровне бизнес-единиц (филиалов) компании, но в этом случае, к сожалению, информацию придется вводить вручную. На уровне центрального казначейства данная информация может быть консолидирована путем копирования данных в установленном формате с серверов компаний группы на сервер головной компании.

Для обеспечения своевременного занесения информации в систему следует разработать регламент ежедневного обновления форм оперативной отчетности, а также наладить систему контроля исполнения положений регламента в срок. Кроме того, один - три раза в месяц следует проверять корректность предоставляемой информации, сверяя ее с банковскими выписками и выпиской из журнала учета векселей.

По факту разнесения выписки и сопоставления полученных и списанных денежных средств с соответствующими данными об элементах кредиторской задолженности к оплате и дебиторской задолженности к получению формируется отчет о запланированных, но не исполненных в срок обязательствах по дебиторской и кредиторской задолженностям.

Этап 3. Создание системы операционного финансового планирования

После организации сбора значений по счетам денежных средств формируется платежный календарь, то есть система операционного финансового планирования. В упрощенном варианте она состоит из двух частей:

1. Календарь очередности платежей и поступлений (кредиторской и дебиторской задолженностей к погашению), запланированный по датам в рамках учетного периода (обычно это календарный месяц) (см. табл. 5). Этот календарь может заполняться вручную специалистами казначейства на основании входящих первичных документов. Для того чтобы данные в этот отчет попадали автома- тически, необходимо иметь ERP-систему, учитывающую все текущие и вновь регистрируемые договоры купли-продажи товаров и услуг компании, в соответствии с условиями которых (поставка продукции и услуги, предоплата полная или частичная) данные о платежах попадают в график. В этом случае единственным источником ввода информации об условиях платежа в систему является департамент компании, инициировавший договор.

2. Консолидированный платежный календарь по видам деятельности и датам Консолидированный платежный календарь по видам деятельности и датам составляется автоматически на основании календаря очередности платежей. Код статьи управленческого отчета о движении денежных средств (прямой метод) связывает операционные планы по движению денежных средств с утвержденным бюджетом на плановый период.

В рамках консолидированного календаря казначейство получает доступ к информации об объемах платежей по той или иной статье, необходимости внешнего финансирования для обеспечения ликвидности платежного календаря, а также о необходимости краткосрочных финансовых инвестиций или целесообразности погашения части внешнего долга.

Этап 4. Систематизация информации о внешнем долге                                                       

Оперативная информация о состоянии внешнего долга и его динамике систематизируется в соответствии с данными платежного календаря на операционный период. Информация, составляющая данный модуль, должна содержать:

· ключевые даты погашения обязательств по основным суммам внешнего финансирования и обязательств по начисленным процентам;

· объемы текущих доступных лимитов внешнего финансирования;

· состояние активов, на которые может быть возложено обременение в виде залога при получении внешнего финансирования;

· перечень компаний, способных выступить в роли поручителя по договорам привлечения внешнего финансирования, и объем покрытия данных поручительств.

Этап 5. Создание системы управления рисками

Выделим три основных типа рисков, которыми можно управлять с помощью САК: кредитный, валютный и процентный (риск изменения процентных ставок). Управление кредитным риском в САК обычно сводится к комплексу расчетов по выставлению лимитов1 на контрагентов: на поставщиков - на уровне максимально допустимого размера предоплаты и срока, на который предоставляется предоплата, а на потребителей конечной продукции — на уровне максимально допустимого размера дебиторской задолженности и среднего срока оборачиваемости дебиторской задолженности в днях. Эффективная система оценки кредитного риска должна ежедневно рассчитывать объемы денежных поступлений и платежей, а также объемы отгрузки готовой продукции с тем, чтобы оперативно реагировать на возможные превышения лимитов. Что касается валютных и процентных рисков, то САК должна позволять моделировать изменения в запланированном денежном потоке в зависимости от прогнозов процентных ставок по кредитам (преимущественно краткосрочным, так как долгосрочные, как правило, зафиксированы на период кредитного договора), а также по колебаниям основных валют, используемых компанией. Кроме того, автоматизированная система существенно облегчает задачу сотрудников казначейства по определению эффективной ставки привлечения денежных средств в зависимости от валюты привлечения и изменения курсов валют в будущем.

Этап 6. Установление связи с финансовыми рынками

С помощью специализированной САК финансовый менеджер или казначей могут осуществлять операции на финансовых рынках, к примеру конверсионные операции на открытом рынке либо торговые операции на рынке акций, облигаций, производных и прочих финансовых инструментов. Целесообразность подобных функций в САК определяется объемом и частотой таких операций, необходимыми компании, а также профессионализмом сотрудников и разницей между стоимостью комиссии непосредственного участника рынка и стоимостью комиссии, предлагаемой посредником, например обслуживающим банком. Если в результате проведенного сравнительного анализа менеджмент компании считает целесообразным проведение операций непосредственно с рабочего места сотрудника компании, имеет смысл оформить договор информационного обслуживания с соответствующей торговой системой и установить собственный портал для проведения операций, для удобства связанный с САК. При проведении операций на открытом рынке через обслуживающий банк данная функциональность обычно не используется. В зарубежной практике существует компромиссный вариант, когда программное обеспечение обслуживающего банка синхронизируется с САК и позволяет получать информацию о ходе торгов на определенном рынке в режиме онлайн, а также размещать заявки на проведение операции, которые будут исполнены дилером банка. Комиссия за проведение таких операций обычно фиксируется в соглашении о тарифах с обслуживающим банком.