Управление денежными потоками, кредитными и финансовыми рисками, обеспечение ликвидности – важнейшие процессы, от которых зависит эффективность деятельности любого предприятия - это функции его ключевого подразделения, именуемого казначейство. Финансовое управление предприятием, осуществляемое казначейством, имеет целью расчет необходимого количества денежных средств и определение временных промежутков, в которые ожидается их дефицит или профицит. Это позволяет использовать ресурсы компании рационально, заблаговременно планировать доходы и расходы, предупреждать всевозможные критические ситуации. Поэтому столь важные обязанности на крупных предприятиях выполняет целый отдел и выполняет, используя определенное программное обеспечение. Как вариант автоматизации казначейской деятельности российские предприятия используют электронные базы данных MS Access или таблицы MS Excel, связанные с программами «банк – клиент» и системами бухгалтерского учета. Ошибки в файлах, недостаточная защищенность, двойной ввод информации, сложность одновременного использования файлов, частая потеря информации, недостаточный для задач казначейства функционал и затраты времени и денег на интеграцию сопровождают эти программные продукты всегда. Другими причинами отказа от этих способов может быть увеличение казначейских операций, количество которых будет все сложнее отразить в вышеуказанных программах, а так же повышение детализации отчетности. Проще говоря, в долгосрочной перспективе у развивающегося предприятия такая система автоматизации казначейства свои задачи корректно выполнять не будет. Но также казначейство может использовать в качестве программного обеспечения специализированно разработанную для этого программу. Множество зарубежных инструментов автоматизации казначейской деятельности ( Treasury SAP R/3, CF/ Cash and Treasury Master и другие) отличаются неприспособленностью к российскому рынку, проблемами, связанными с интеграцией и само собой высокой ценой лицензии.

Общая концепция автоматизированной системы управления.

Автоматизация деятельности казначейства предприятия имеет смысл при достаточно высоком уровне автоматизации остальных процессов предприятия, особенно соприкасающихся с казначейством. Поэтому не имеет смысла автоматизировать казначейство, не внедрив или не закончив внедрение самой АСУП. Основными целями внедрения АСУП являются создание единого информационного пространства и автоматизация, оптимизация процессов учета. АСУП условно разбивается на два блока:

o КУБД – консолидированная управленческая база данных, включающая в себя информацию по всем юридическим лицам и весь необходимый набор аналитик

o Бухгалтерские базы данных – независимые базы, предназначенные для ведения бухгалтерского и налогового учета отдельно по каждому юридическому лицу

Информация поступает в АСУП следующим образом:

o Часть информации вносится через КУБД, что обеспечивает необходимый набор аналитических признаков.

o Часть информации вносится через бухгалтерию, а затем поступает в КУБД, где происходит дальнейшее расширение аналитики

      Соответственно ежедневно осуществляется синхронизация данных между бухгалтерскими базами и КУБД (по запросу обмен может выполняться в режиме on- line), чтобы эти 2 части системы не существовали порознь.

Программные средства  автоматизации управления казначейства и их структура.

Программы для автоматизации

Перечень взаимосвязанных компонентов (модулей) современной системы автоматизации казначейства (далее – САК) можно представить следующим образом (см. рисунок). У большинства российских и зарубежных компаний инструментами автоматизации казначейской деятельности являются электронные таблицы (MS Excel) или табличные базы данных (MS Access), нагруженные перекрестными связями и макросами, интегрированные с системами бухгалтерского учета, а также программами «банк – клиент».

Результаты опроса, проведенного среди 406 крупных и средних европейских компаний, свидетельствуют об аналогичном положении дел и в зарубежных компаниях.

Электронные таблицы обладают рядом преимуществ:

· простота формирования и использования;

· возможность управления несколькими таблицами или базами;

· возможность создания системы связей между файлами, в том числе находящимися на разных серверах;

· низкая стоимость лицензии (или вообще ее отсутствие при использовании нелицензионных продуктов).

Электронные таблицы применяются в компаниях, где казначейство не выделено как элемент организационно-функциональной структуры или недавно организовано, а также в качестве основного инструмента казначейского управления в небольших компаниях. Кроме того, они применяются в средних и крупных фирмах в качестве вспомогательного, связующего или консолидирующего инструмента. Например, в «Магнезит Огнеупор Групп», где модули системы SAP R/3 установлены не во всех бизнес-единицах, консолидация оперативной информации для казначейства управляющей компании осуществляется в формате MS Excel.

Модели управления, построенные на базе электронных таблиц, являются отличным примером технического задания, демонстрирующего связи и расчеты казначейской модели, на базе которого в дальнейшем можно вести разработку специального программного обеспечения. Таблица 2 отражает инструменты реализации функций казначейства «Магнезит Огнеупор Групп» и перспективы их развития на 2005-2007 годы.

В то же время MS Excel, Lotus и MS Access, используемые в роли САК, имеют свои недостатки:

· возможность потери информации;

· вероятность возникновения ошибок в файлах;

· трудности передачи данных и их совместного использования;

· высокая вероятность двойного ввода информации;

· значительные объемы файлов и сложности, связанные с недостатком мощности персональных компьютеров при их обработке;

· низкий уровень информационной защиты.

Необходимость полного или частичного перехода от электронных таблиц и баз данных к специализированной системе возникает, когда существующая система перестает справляться с поставленными задачами. Как правило, это происходит из-за увеличения объема казначейских операций, роста числа бизнес-единиц группы, количества и периодичности предоставляемой информации, повышения детализации отчетов, подаваемых руководству, кредиторам (в том числе банкам), государственным органам, инвесторам. Переходу на специализированную САК способствует также существенный уровень внешней задолженности, в особенности краткосрочной, в пассиве баланса, поскольку он мотивирует управлять оборотным капиталом компании (в том числе денежными средствами) более эффективно.