Необходимость автоматизации автоматизации в управлении деятельностью казначейства.

Поможем в ✍️ написании учебной работы

Имя

Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Нажимая кнопку "Продолжить", я принимаю политику конфиденциальности

Содержание

Введение………………………………………………………………………………………………….3

1. Необходимость автоматизации в управлении деятельностью казначейства.

1.1 Причины автоматизации в управлении деятельностью казначейства……………4

1.2 Общая концепция автоматизированной системы управления.…………………….5

2. Программные средства автоматизации управления казначейства и их структура.

2.1 Программы для автоматизации……………………………………………………….....6

2.2 Специализированные системы автоматизации казначейства……………………..8

2.3 Этапы автоматизации казначейских функций……………………………………….10

2.4 Терминальная архитектура автоматизированной информационной системы казначейства……………………………………………………………………………………14

3. Перспективы внедрения автоматизации.

3.1 Ожидаемый эффект………………………………………………………………………16

3.2 Сложности автоматизация казначейских функций………………………………….18

Заключение……………………………………………………………………………………………..19

Список используемой литературы………………………………………………………………….20

Введение

Эффективное управление предприятием в современных условиях невозможно без использования компьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика – это первый и определяющий этап автоматизации любого учета. В настоящее время проблема выбора информационной системы (ИС) из специфической задачи превращается в стандартную процедуру. В этом смысле российские предприятия сильно уступают зарубежным конкурентам. Иностранные предприятия, как правило, имеют опыт модернизации и внедрения не одного поколения ИС. В развитых западных странах происходит смена уже четвертого поколения ИС. На российских предприятиях зачастую используют системы первого или второго поколения.

Руководители многих российских предприятий имеют слабое представление о современных компьютерных интегрированных системах и предпочитают содержать большой штат собственных программистов, которые разрабатывают индивидуальные программы для решения стандартных управленческих задач.

Процедура принятия решения о выборе наиболее эффективной компьютерной системы управления нова для большинства отечественных руководителей, а ее последствия во многом будут оказывать значительное влияние на предприятие в течение нескольких лет.

В данной работе рассматривается автоматизированные информационные технологии в системах автоматизации деятельности казначейства.

Необходимость автоматизации автоматизации в управлении деятельностью казначейства.

Общая концепция автоматизированной системы управления.

Автоматизация деятельности казначейства предприятия имеет смысл при достаточно высоком уровне автоматизации остальных процессов предприятия, особенно соприкасающихся с казначейством. Поэтому не имеет смысла автоматизировать казначейство, не внедрив или не закончив внедрение самой АСУП. Основными целями внедрения АСУП являются создание единого информационного пространства и автоматизация, оптимизация процессов учета. АСУП условно разбивается на два блока:

o КУБД – консолидированная управленческая база данных, включающая в себя информацию по всем юридическим лицам и весь необходимый набор аналитик

o Бухгалтерские базы данных – независимые базы, предназначенные для ведения бухгалтерского и налогового учета отдельно по каждому юридическому лицу

Информация поступает в АСУП следующим образом:

o Часть информации вносится через КУБД, что обеспечивает необходимый набор аналитических признаков.

o Часть информации вносится через бухгалтерию, а затем поступает в КУБД, где происходит дальнейшее расширение аналитики

Соответственно ежедневно осуществляется синхронизация данных между бухгалтерскими базами и КУБД (по запросу обмен может выполняться в режиме on- line), чтобы эти 2 части системы не существовали порознь.

Программные средства автоматизации управления казначейства и их структура.

Программы для автоматизации

Перечень взаимосвязанных компонентов (модулей) современной системы автоматизации казначейства (далее – САК) можно представить следующим образом (см. рисунок). У большинства российских и зарубежных компаний инструментами автоматизации казначейской деятельности являются электронные таблицы (MS Excel) или табличные базы данных (MS Access), нагруженные перекрестными связями и макросами, интегрированные с системами бухгалтерского учета, а также программами «банк – клиент».

Результаты опроса, проведенного среди 406 крупных и средних европейских компаний, свидетельствуют об аналогичном положении дел и в зарубежных компаниях.

Электронные таблицы обладают рядом преимуществ:

· простота формирования и использования;

· возможность управления несколькими таблицами или базами;

· возможность создания системы связей между файлами, в том числе находящимися на разных серверах;

· низкая стоимость лицензии (или вообще ее отсутствие при использовании нелицензионных продуктов).

Электронные таблицы применяются в компаниях, где казначейство не выделено как элемент организационно-функциональной структуры или недавно организовано, а также в качестве основного инструмента казначейского управления в небольших компаниях. Кроме того, они применяются в средних и крупных фирмах в качестве вспомогательного, связующего или консолидирующего инструмента. Например, в «Магнезит Огнеупор Групп», где модули системы SAP R/3 установлены не во всех бизнес-единицах, консолидация оперативной информации для казначейства управляющей компании осуществляется в формате MS Excel.

Модели управления, построенные на базе электронных таблиц, являются отличным примером технического задания, демонстрирующего связи и расчеты казначейской модели, на базе которого в дальнейшем можно вести разработку специального программного обеспечения. Таблица 2 отражает инструменты реализации функций казначейства «Магнезит Огнеупор Групп» и перспективы их развития на 2005-2007 годы.

В то же время MS Excel, Lotus и MS Access, используемые в роли САК, имеют свои недостатки:

· возможность потери информации;

· вероятность возникновения ошибок в файлах;

· трудности передачи данных и их совместного использования;

· высокая вероятность двойного ввода информации;

· значительные объемы файлов и сложности, связанные с недостатком мощности персональных компьютеров при их обработке;

· низкий уровень информационной защиты.

Необходимость полного или частичного перехода от электронных таблиц и баз данных к специализированной системе возникает, когда существующая система перестает справляться с поставленными задачами. Как правило, это происходит из-за увеличения объема казначейских операций, роста числа бизнес-единиц группы, количества и периодичности предоставляемой информации, повышения детализации отчетов, подаваемых руководству, кредиторам (в том числе банкам), государственным органам, инвесторам. Переходу на специализированную САК способствует также существенный уровень внешней задолженности, в особенности краткосрочной, в пассиве баланса, поскольку он мотивирует управлять оборотным капиталом компании (в том числе денежными средствами) более эффективно.

Ожидаемый эффект

Допустим, на предприятии работает информационная система, в которой отражаются различные бизнес-процессы организации. Имеет смысл дополнять систему целым блоком или использовать отдельную программу? Если казначейство выделено как элемент организационной структуры, то имеет смысл и использовать для этого подразделения собственную программу, связанную с основной информационной системой. А если такого подразделения нет или функции казначейства при небольших объемах операций выполняет один человек, то имеет смысл встроить подсистему в основную информационную систему.

Резонный вопрос - а что получит предприятие от автоматизаций функций казначейства? Каков ожидаемый эффект от внедрения АСУП в казначействе? Само собой, основная цель - оптимизировать процессы

o Внесения заявок

o Ввода платежных поручений

o Отражения фактических данных в разрезе бюджетного классификатора

Так же предприятие получит оперативность внесения и обработки платежных документов, например, прямым эффектом от внедрения будет снижение зависимости от проведения документов по бухгалтерскому учету. И плюс ко всему исключение дублирования операций, сокращение ручного труда. Это самые простые преимущества, полученные от автоматизации казначейства, остальные же определяются набором функций казначейства, подлежащих реализации.

При внедрении системы управления денежными средствами важно сделать правильный выбор партнера по внедрению. При определении поставщика решения нужно оценивать такие критерии, как сроки и стоимость внедрения, количество аналогичных проектов, наличие разработанных специализированных и отраслевых решений, предоставление поддержки после завершения внедрения и т.д. Кроме того, как показывает опыт, необходимо своевременное тщательное тестирование функциональных блоков, привлечение будущих пользователей системы к процессу внедрения, точная оценка ее производительности, качественное обучение участников.

Успех проекта по автоматизации работы казначейства в значительной степени зависит и от того, насколько в компании продумана методология управления денежными средствами. При том что программный продукт имеет внутреннюю методологию учета денежных средств, компании не обойтись без положения о бюджетировании, учитывающего ее специфику и реализованного в практической деятельности. Если методология работает, внедрение информационной системы управления казначейством внесет существенный вклад в повышение эффективности работы компании.

Заключение

Сегодня компьютерные программы для ведения всех налоговых и бюджетных, бухгалтерских и др. операций, находятся в непрерывном развитии. Это обусловлено необходимостью оперативного отражения изменений в документах и возрастающими потребностями пользователей в автоматизированной обработке информации.

Автоматизация предполагает, прежде всего, повышение производительности труда, повышение квалификации и профессиональной грамотности пользователей.

Применение компьютерных программ позволяет облегчить работу пользователей, так как их применение снижает трудоёмкость по операциям.

Список используемой литературы.

1. Жданчиков П. А. Казначейство. Автоматизированные бизнес технологии управления финансовыми потоками. М.: ГУ-ВШЭ, 2010. — 363, [1] с. — 2000 экз.

2. Никитин В.В. Информационно-методическое обеспечение перечня формирования направлений и специальностей в области информационно-коммуникационных технологий.Москва: МАКС Пресс, 2006

3. Овчаренко Н. «Автоматизация работы казначейства в компании» «Финансовая газета», 16 апреля 2008 г.

4. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике Ред.:.Москва: Юнити, 2006

5. Ясенев В.Н. Автоматизированные информационные системы в экономике: Учебно-методическое пособие. – Н. Новгород, 2007.