Внедрение компьютерной обработки данных в КУПП «Водоканал» на базе современ­ных ПЭВМ вносит существенные изменения в организацию и методику проведения ревизии. Бухгалтерский учет в условиях при­менения ПЭВМ является не только информационной, но и кон­трольной подсистемой. Ее функция - обеспечить все уровни уп­равления необходимой информацией для непрерывного контроля за различными сторонами финансово-хозяйственной деятельно­сти управляемого объекта. Создание информационного банка пла­новых, нормативных и фактических данных позволяет использовать в любой период времени большие объемы экономической информации для контроля за выполнением плановых заданий, выявления и устранения нарушений и недостатком в расходовании ресурсов.

Применение компьютерной обработки данных на КУПП «Водоканал» расширяет круг задач ревизии. Прежде всего, в тщательном изучении нуждаются используемая на предприятии программа автоматизации бухгалтерского учета и ее применение, достоверность носителей входящей информации и выходных документов на машино­читаемых носителях. Неотъемлемым элементом ревизии становится изучение качества самой программы и пре­дусмотренной ею системы контроля, регистров аналитического и синтетического учета, отчетных показателей, выявление и исправ­ление ошибок, возникающих при выверке исходной информации. В процессе проверки необходимо установить, насколько эффек­тивна применяемая система текущего контроля на следующих ста­диях технологического процесса обработки учетно-аналитической информации:

-   приемка и регистрация первичной документации;

- арифметическая обработка документов;

- создание машинных носителей информации;

- формирование машинограмм учетных регистров и отчетных разработок. [29, с. 265]

Ревизия расчетов с подотчетными лицами в условиях использования ПЭВМ сохраняет своей целью независимую проверку отражения в учетных регистрах фи­нансово-хозяйственной деятельности клиента для установления и подтверждения достоверности бухгалтерской (финансовой) отчет­ности, а также соответствия действующему законодательству совершенных финансовых операций и хозяйственных процессов.

 В процессе ревизии в качестве одного из основных источников информации используются машинограммы, созданные результате обработки учетно-аналитической информации и использования ПЭВМ. Если в машинограмме обнаружены сделанные от руки исправления, то она должна содержать дату и подпись внесшего их должностного лица, а также необходимые пояснения. В условиях применения ПЭВМ для обработки учетно-аналитической информации перенос данных с первичных документов на машинные носители сопровождается их кодированием на основе предварительно разработанных программ и алгоритмов. Поэтому ревизору необходимо выборочно проверить правильность использования кодов, так как ошибки иногда допускаются в корыстных целях [29, с. 270].

При проведении ревизии расчетов с подотчетными лицами в условиях применения ПЭВМ следует обращать внимание на следующие вопросы:

-необходимость сверки регистров учета, получаемых с помощью ПЭВМ, с данными первичного учета, так как автоматизация учета не освобождает от обязанности документировать факты хозяйственной деятельности;

-наличие несанкционированных изменений программного обеспечения, так как изменения, вносимые в программное обеспечение организацией, должны быть документированы, согласованы, одобрены и проверены разработчиком программного обеспечения.

В Республике Беларусь программное обеспечение по автоматизации бухгалтерского учёта постоянно модернизируется. Программные продукты по автоматизации бухгалтерского учёта сегодня широко востребованы как на малых, так и на крупных предприятиях Республики Беларусь. Интерес к ним возрастает с каждым днём. В условиях рыночной экономики, жесткой конкуренции для достижения успехов просто необходимо использование передовых технологий. Автоматизированные бухгалтерские программы - именно то, что нужно современному бухгалтеру.

В современных условиях КУПП «Водоканал» может использовать методологию проекта Технология Быстрого Результата. Эта методология позволяет в короткие сроки запустить работающую систему в эксплуатацию.

На практике переход на программу всегда начинается с проведения обследования учета заказчика. Во время общения с предполагаемыми пользователями программы выясняются основные проблемы и задачи, которые необходимо решить во время реализации проекта.

Далее на основании полученной информации производится оценка работ и необходимого программного обеспечения для автоматизации того или иного учета. После согласования состава работ уточняется и согласовывается план-график выполнения проекта. Самый оптимальный вариант плана-графика работ, когда проект по переходу на «1С:Зарплату и Управление персоналом 8» начинается с переноса данных. Методология переноса данных зависит уже от системы (программы), в которой ведется учет у заказчика. Это может быть не одна, а несколько разных программ. После этого проводится обучение пользователей работе в новой программе.

Обычно обучение пользователей производится в несколько этапов. Очень удобно проводить обучение на тестовой базе с реальными (уже перенесенными) данными заказчика. На первом этапе можно проводить групповые обучения (оптимальные группы - по 2-4 человека). Группы составляются таким образом, чтобы пользователи были на одном уровне владения компьютерными навыками.

Обязательным условием успешного завершения проекта является проведение в режиме двойного учета от одного до трех расчетных периодов, когда расчет заработной платы производится в обеих системах (программах) одновременно - старой и новой. В этот период одна из систем является эталоном (как правило, сначала это старая система), а учет во второй системе ведется в контрольном режиме. Потом роли систем могут поменяться. Такой подход позволяет пользователям убедиться, что новая программа отрабатывает регламентные действия корректно. Также во время двойного учета выявляются расхождения в отработке тех или иных действий. Причины таких расхождения анализируются и принимаются решения по их устранению (или «неустранению» в зависимости от причины). «Двойной» учет эффективен еще тем, что позволяет провести аудит базы: проверяются настройки видов расчетов по налогообложению, сверяются расчеты по заработной плате и налогам, выверяются плановые надбавки сотрудникам и алгоритмы расчетов.

Данная методология позволяет в короткие сроки осуществить переход на новую программу практически независимо от количества работающих в компании сотрудников. Через 1-2 месяца заказчик получает полностью работающую программу и в течение последующих 2-3 месяцев производятся «косметические» работы по отладке программы и проект полностью переводится в режим «текущего сопровождения», когда проводятся плановые консультации и обновления программы.

Результаты перехода предприятия на программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8»:

1. Заказчик получит полноценную систему с кадровыми данными и данными по расчету среднего заработка (в том числе необходимыми для индексации) за последний год.

2. Отдел персонала получит возможность работать в единой полноценной программе, а как на данном этапе приходиться отдельно вести весь кадровый учет в Excel.

3. Обеспечит соответствие приказа об изменении штатного расписания внутренней форме заказчика.

4. Сделает загрузку данных по физическим лицам, которые получают доход в виде материальной выгоды по процентам, из бухгалтерской программы в новую программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

5. Будет произведена выгрузка данных по оплате заработной платы.

6. Перенос данных из старых программ в новую единую программу будет осуществлен автоматически с минимальным привлечением пользователей к процессу переноса.

Таким образом, уровень подготовки специалистов-бухгалтеров на КУПП «Водоканал» постоянно растёт, потребности развивающихся организаций не уменьшаются, техническое обеспечение становится более совершенным и доступным. Всё это говорит о том, что переход на автоматизированную форму работы закономерная тенденция нашего времени.

В результате всего вышеизложенного материала можно сделать следующие основные выводы.

Прежде всего, следует отметить, что расходы на командировки – неотъемлемая часть состава затрат исследуемого предприятия, в связи с чем основными задачами ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на нем должны стать следующие:

-   своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

-   документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

-   контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

В целях совершенствования ревизии расчетов с подотчетными лицами на КУПП «Водоканал» можно предложить следующее:

Только при решении данных задач и правильного документального отражения расчетов с подотчетными лицами в соответствии с учетной политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, которые не станут преградой на пути его дальнейшего функционирования.

Знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, сроки командировок, расходы по ним, а также их документальное оформление позволит облегчить и значительно ускорить процесс расчетов с подотчетными лицами на любом предприятии.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Основные задачи ревизии расчетов с подотчетными лицами в КУПП «Водоканал» заключаются в установление правильного и целевого использования подотчетных сумм, выявление незаконных и нецелесообразных расходов, соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов. На КУПП «Водоканал» основными источниками информации при проверке расчетов с подотчетными лицами являются бухгалтерская отчетность, регистры бухгалтерского учета и первичная учетная документация.

Наиболее актуальным вопросом в организации деятельности контрольно-ревизионных органов является вопрос планирования проведения ревизий. При проведении ревизий должен соблюдаться принцип экономичности. Перед проведением проверки финансово-хозяйственной деятельности КУПП «Водоканал» контрольно-ревизионным органом составляется  рабочий план и программа ревизии. Программа ревизии включает основной перечень вопросов, подлежащих проверке: ревизия кассовых операций, ревизия операций по счетам в банке, ревизия основных средств, ревизия общего состояния бухгалтерского учета, ревизия бухгалтерской отчетности, ревизия производственных запасов, ревизия расчетов с работниками организации, ревизия затрат на производство, ревизия расчетов с подотчетными лицами, ревизия по расчетам с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, ревизия фондов и резервов, ревизия готовой продукции, ревизия отгрузки и реализации продукции. Рабочий план представляет собой более детализированный перечень вопросов, подлежащих проверке.

На предприятии КУПП «Водоканал» учёт расчётов с подотчётными лицами осуществляется посредством первичных документов установленной формы, основными из которых являются расходный и приходный кассовые ордера, командировочное удостоверение, авансовый отчёт и некоторые другие.

На КУПП «Водоканал» особое внимание ревизор уделил проверке представленных команди­рованными лицами авансовых отчетов. В ходе проверки ревизором было установлено наличие от­меток в командировочных удостоверениях о датах прибытия и выбы­тия из пунктов назначения, нет ли подчисток, помарок в командиро­вочном удостоверении, все ли реквизиты заполнены. Фактическое время пребывания в командировке определяют по отметке в коман­дировочном удостоверении о выбытии и прибытии.

При ревизии расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным и операционным расходам в КУПП «Водоканал» было проверено документальное оформление авансовых отчетов, целевое использование выданных подотчет сумм, своевременность предоставления авансовых отчетов, правильность оприходования приобретенных товарно-материальных ценностей. Нарушений не установлено.

При проверке правильности ведения бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами в КУПП «Водоканал» была проверена арифметическая точность расчётов итогов в журнале-ордере № 7, главной книге, правильность перенесения остатков из главной книги в баланс, произведено сравнение итоговых сумм по журналу-ордеру № 7 с оборотами, отраженными в главной книге. Отклонений не обнаружено. Применяемая в КУПП «Водоканал» корреспонденция счетов соответствует Типовому плану счетов и Инструкции по его применению.

На основании проведенных исследований можно сделать вывод, что на КУПП «Водоканал» бухгалтерский учет ведется в соответствии с действующим законодательством. Авансовые отчеты оформляются правильно, в бухгалтерию предоставляются своевременно, а также суммы, которые выданы под отчет используются целесообразно на необходимые нужды. Корреспонденция счетов, которая применяется на КУПП «Водоканал» соответствует Типовому плану счетов и Инструкции по его применению.

Журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов заполняются в бухгалтерии, своевременно и достоверно.

Проведенной проверкой, правильности составления расходных кассовых ордеров и платежных ведомостей нарушений не установлено. Завышений итоговых сумм по ведомостям на выплату заработной платы работающим организации не установлено.

Все расходные документы составлены по установленной форме: имеется наличие всех подписей в получении денежных средств, руководителя, главного бухгалтера, сумма прописью, дата получения. Проверены итоги по ведомостям к выдаче денежных средств, расхождений не установлено.

Расчеты с подотчетными лицами на КУПП «Водоканал» ведутся на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Учет расчетов с подотчетными лицами в организации автоматизирован.

В качестве рекомендации КУПП «Водоканал» можно предложить тщательно следить за сроками сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию подотчетными лицами, а также не производить выплаты денежных средств работникам, которые еще не отчитались за ранее выданные подотчетные суммы.

Ревизия расчетов с подотчетными лицами в условиях использования ПЭВМ сохраняет своей целью независимую проверку отражения в учетных регистрах фи­нансово-хозяйственной деятельности клиента для установления и подтверждения достоверности бухгалтерской (финансовой) отчет­ности, а также соответствия действующему законодательству совершенных финансовых операций и хозяйственных процессов.

В современных условиях КУПП «Водоканал» может использовать методологию проекта Технология Быстрого Результата. Эта методология позволяет в короткие сроки запустить работающую систему в эксплуатацию.

Результаты перехода предприятия на программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8»:

1. Заказчик получит полноценную систему с кадровыми данными и данными по расчету среднего заработка (в том числе необходимыми для индексации) за последний год.

2. Отдел персонала получит возможность работать в единой полноценной программе, а как на данном этапе приходиться отдельно вести весь кадровый учет в Excel.

3. Обеспечит соответствие приказа об изменении штатного расписания внутренней форме заказчика.

4. Сделает загрузку данных по физическим лицам, которые получают доход в виде материальной выгоды по процентам, из бухгалтерской программы в новую программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

5. Будет произведена выгрузка данных по оплате заработной платы.

6. Перенос данных из старых программ в новую единую программу будет осуществлен автоматически с минимальным привлечением пользователей к процессу переноса.

В заключении можно сделать выводы о том, что в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы. А именно определены цели, задачи и источники информации ревизии расчетов с подотчетными лицами; рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформлении расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете; рассмотрен порядок проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами.

В процессе написания работы было подтверждено, что расчеты с подотчетными лицами охватывают значительные объемы хозяйственной деятельности предприятия. Что касается КУПП «Водоканал», то на нем учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов.