Для учета расчетов с покупателями и заказчиками предназначен счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". На данном счете формируется информация о задолженности покупателей и заказчиков за проданную продукцию, работы, услуги, другие активы, право собственности на которые перешло к покупателям, заказчикам согласно договорам купли-продажи или договорам поставки. По этому счету отражаются также суммы полученных авансов и предварительной оплаты от контрагентов.

При отгрузке продукции покупателям и предъявлении им расчетных документов (счетов-фактур, транспортных накладных и др.) на дебете счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчикам" показывается дебиторская задолженность покупателей за продукцию, работы, услуги по продажным ценам, включая НДС, причитающийся к получению от покупателей-В составе дебиторской задолженности также отражаются расходы по транспортировке готовой продукции, выполненные сторонними организациями и лицами, включая уплаченные суммы НДС по ним. На кредите счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" отражается поступление платежей, а также авансы, полученные организациями-поставщиками от покупателей и заказчиков в соответствии с условиями расчетов. На основании норм действующего налогового законодательства, кредиторская задолженность, отражаемая на счете 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", является объектом налогообложения при расчете НДС.

Регистром бухгалтерского учета по счету счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" является ведомость (машинограмма), совмещающая синтетический и аналитический учет, в которой в разрезе корреспондирующих счетов в хронологической последовательности должна быть систематизировала и накоплена информация о хозяйственных операциях. Выходные данные ведомости об оборотах и остатках по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" используются для контроля за дебиторской задолженностью-, расчетами по полученным авансам и используются при проставлении бухгалтерского баланса и других форм отчетности.

В зависимости от возможностей истребования организацией-кредитором дебиторская задолженность подразделяется на истребованную и неистребованную. Истребованной считается дебиторская задолженность, по которой организация-кредитор предпринимает определенные действия с целью выполнения организацией-должником обязательств по расчетам. Обязательным условием истребования дебиторской задолженности является предъявление иска в арбитражный суд с приложением документов, подтверждающих уплату государственной пошлины: направление копии искового заявления и приложенных к нему документов.

Истребованная дебиторская задолженность по истечении срока исковой давности по приказу руководителя организации включается в состав внереализационных расходов организации или списывается за счет резерва сомнительных долгов. Согласно ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности составляет три года. В течение указанного срока законодательством предусматривается защита права по иску лица, право которого нарушено. Срок исковой давности определяется с момента окончания срока исполнения обязательств, если по обязательствам не установлена дата их исполнения, то срок исковой давности наступает с того момента, когда у кредитора возникает право предъявить требования об исполнении обязательств.

Законодательством предусмотрено, что сроки исковой давности и порядок их исчисления не могут быть изменены соглашением сторон.

Если у организации-кредитора есть документы, подтверждающие нереальность взыскания дебиторской задолженности, то она относится на внереализационные расходы до истечения срока исковой давности. Это возможно в связи с ликвидацией юридического лица (организации-должника). В соответствии со ст.419 ГК РФ, в этом случае обязательства по расчетам прекращены, а документом, на основе которого устанавливается нереальность получения долга, является запись о ликвидации юридического лица в Едином государственном реестре, что оформляется справкой налоговой инспекции, на учете в которой состоит организация-дебитор.