Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список подотчетных лиц, регулярно получающих денежные средства по отчету на административно-хозяйственные расходы, оформляется приказом по организации.

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту постоянной работы. Направление работника в командировку производится руководителем и оформляется выдачей командировочного удостоверения. По усмотрению руководителя организации, наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказ. При направлении в командировку подотчетное лицо также получает служебное задание, форма которого утверждена постановлением Госкомстата РФ № 26 от 06.04.2001 г

Размер аванса, выдаваемого подотчетному лицу, определяется заданием (что купить, оплатить) и условиями командировки (пункт назначения, виды транспорта, продолжительность командировки).

Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм.

Подотчетное лицо обязано в трехдневный срок (после использования средств или возвращения из командировки) составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы (квитанции, чеки, проездные билеты, счета и др.), командировочное удостоверение. Целесообразность расходов подтверждает руководитель отдела, в котором работает работник. Бухгалтерия проверяет расходы, представленные в авансовом отчете, а руководитель организации утверждает отчет. Затем авансовый отчет принимается к учету.

Командировочные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг). Хозяйственные расходы подтверждаются квитанциями почтовых отделений, счетами и чеками магазинов, оптовых и транспортных организаций и др.

Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Денежные средства, полученные под отчет, расходуются строго по назначению. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. У лиц, не представивших отчеты и оправдательные документы о расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу организации остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из начисленной заработной платы задолженность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы, выданные под отчет и в возмещение перерасхода по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и неиспользованные и сданные по приходным кассовым ордерам. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) и 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).