Подотчетные лица - это работники организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием предоставления отчета об их использовании.

Выдавать наличные деньги можно только тем сотрудникам, которые включены в перечень подотчетных лиц утвержденных приказом руководителя предприятия. В него включается все работники, которым могут понадобиться деньги для выполнения своих должностных обязанностей.

Все работники предприятия, получившие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Эти Правила предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ(сотрудник получивший деньги под отчет, должен не позднее трех рабочих дней после того, как истек срок, на которые были выданы деньги, отчитаться об их использовании).

На любом предприятии должен иметься не только перечень подотчетных лиц, но и Правила расчетов с ними. В этих правилах должно быть определено следующее:

- срок сдачи авансовых отчетов: 

1) по суммам, полученным на командировочные расходы:

- три дня в пределах территории РФ;

- десять дней для загранкомандировок.

2) для сумм, полученных на хозяйственные нужды, срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных сумм определяется организацией самостоятельно.

- неизрасходованные подотчетные суммы вносятся работникам в кассу организации одновременно со сдачей авансового отчета.

- бухгалтерия должна контролировать соблюдение подотчетными лицами установленных сроков возврата подотчетных сумм и своевременно отражать их на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Аналитический учет на этом субсчете должен быть организован по структурным подразделениям организации в разрезе каждого подотчетного лица.

- при увольнении сотрудника бухгалтер должен проверить, нет ли за ним задолженности по счету 94.

- сотруднику бухгалтерии, производящему начисления сумм оплаты труда, должна быть передана ведомость на удержание своевременно не возвращенных подотчетных сумм. Эти суммы должны быть внесены в расчетную ведомость.

Учет расчетов с работниками, которым выданы наличные деньги под авансовый отчет, ведется на счете 71. По дебету этого счета отражаются суммы, выданные сотруднику из кассы организации, а по кредиту-затраты и приобретенные ценности, на которые были израсходованы подотчетные суммы.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждому сотруднику и по каждой сумме, выданной под отчет. Счет 71 является активно-пассивным, поэтому в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу и по дебету, и по кредиту. Это происходит из-за того, что один из работников возможно ещё не отчитался по подотчетным деньгам, а другой - потратил свои деньги, не получив от предприятия денег на покрытие перерасхода по авансовому отчету.

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Пример 2. Водитель Зайнуллин Ринат Касимович получил денежные средства под отчет для поездки в командировку в г. Казань с 15.01.09г. по 16.01.09г. с целью ежемесячного предоставления базы данных в сумме 212рублей. Выдано из кассы Зайнуллину:

Дебет 71    Кредит 50 212р.

По приезде Зайнуллина из командировки на основе командировочного удостоверения подготавливается авансовый отчет о целевом использовании денежных средств. Бухгалтерией производятся следующие записи:

Дебет 20          Кредит 71      200р. Суточные

Дебет 91          Кредит 71      12р.

Образцы авансовых документов прилагаются в приложении Д.

Таким образом, бухгалтерский учет в МБУ «ЕРЦ» организован в соответствии с основными документами, регулирующими порядок осуществления, документального оформления, контроля и учета кассовых операций, которыми являются:

- Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»;

- письмо Центрального банка Российской Федерации «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»;

- положение Центрального банка Российской Федерации «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации»;

- указание Центрального банка Российской Федерации «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя».