Для расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Получение и расходование наличных денег из кассы регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Центральным банком Российской Федерации.

Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ обеспечение сохранности наличных денежных средств возложено на руководителя организации.

К рекомендованным правилам по обеспечению сохранности наличных денег относятся следующие:

- помещение кассы должно быть изолированно, во время совершения операции двери кассы должны быть закрыты;

- в помещение кассы доступ посторонних лиц запрещен;

- наличные деньги должны храниться в специальных сейфах и хранилищах, ключи от которых имеются у ограниченного количества лиц (оригиналы у кассира, дубликаты - у директора);

- помещения кассы ежедневно опечатываются кассирами;

- не допускается хранение в кассе наличных денег, не принадлежащих организации;

- при транспортировке денег кассир должен быть обеспечен транспортом и охраной;

- в случае недееспособности кассира приказом руководителя назначается лицо его замещающее, на которое также возлагается полная материальная ответственность;

- разрешается заключать договора инкассации с банками и договора страхования со страховыми компаниями.

К кассовым операциям относится любое движение, то есть изменение остатка наличных денежных средств в отечественной и иностранной валюте, денежных документов, хранящихся в кассе организации.

Организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Центральным банком Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве организации 5 лет.

Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, с котором в соответствии с трудовым законодательством заключается договор о полной материальной ответственности за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим  обязанностям. В организациях, имеющих несколько касс, существует главная касса, которую ведет главный кассир. Главному кассиру подчиняются и ежедневно отчитываются кассиры операционных касс.

Руководители организаций обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдачи в банк. Помещение кассы должно быть изолированно, а двери в кассу во время совершения операций закрыты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

В кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий. Лимит кассы - это предельная сумма денежных средств, которая может постоянно находиться в кассе организации. Размер лимита зависит от среднедневной выручки, среднедневного расхода наличных денег, особенностей деятельности организации, режима работы. Лимит денежных средств организации может изменяться по согласованию с обслуживающим банком в случае увеличения наличного денежного оборота.

Превышение установленного лимита в кассе наличных денег допускается лишь в течение лишь трех рабочих дней вперед выплаты заработной платы работникам организации, премий, пособий по социальному страхованию[1,c.85].

Вся денежная наличность сверх лимита сдается в банк. Организация имеет право накапливать в кассе наличные деньги сверх установленных лимитов для покрытия предстоящих расходов, включая расходы на оплату труда.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание.

Если оставить в кассе наличные деньги свыше установленного лимита, фирму оштрафуют. Размер штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей.

За это же нарушение руководителя фирмы могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 рублей.

Если организация не согласовала с обслуживающим ее банком лимит остатка наличных средств в кассе, то любой остаток в кассе считается сверхлимитным. В этом случае организация будет обязана сдавать в банк все наличные деньги.

Лимит остатка кассы структурным подразделением доводится до их сведения приказом руководителя предприятия.

 При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях банков предприятия по своему усмотрению обращаются в одно из них с расчетом на установления лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка предприятие направляет уведомления об определенном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие счета.

 Все наличные денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денег в кассе организации обязаны сдавать в банк в соответствующем порядке и согласованные сроки. Наличные деньги также могут быть сданы инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк.