1. Проверить журнал на предмет важной информации (в журнале регистрируются все контакты с гостями, записываются важные и специфические вопросы, с которыми к ним обращаются гости, а также просьбы, например, починить выключатель или принести в номер детскую кроватку).

2. Проверить ситуацию с номерами (сколько свободных, сколько должно освободиться). На основании этих данных определяется количество номеров, которые можно сдать.

3. Производить регистрацию приезжающих гостей, встречать их по прибытию, выяснять детали бронирования номеров (например, стоимость номеров и продолжительность проживания в гостинице, организация приемлемого способа оплаты, выдача ключа, а также вызов швейцара, чтобы он отвез багаж и проводил клиента в номер).

4. Ставить в известность соответствующие службы по поводу всех требований гостей (принести в " номер дополнительную кровать, убрать пепельницу и т.д.).

5. Производить расчет гостей, уезжающих после расчетного часа (после 12:00 дня).

6. Заносить в журнал всю важную информацию, касающуюся следующего дня.

7. Контролировать правильность выдачи гостевых ключей.

 Ночные аудиторы

Отель является одним из немногих предприятий, подводящих баланс по своим операциям в конце каждого рабочего дня. Поскольку отель работает круглые сутки, трудно приостановить сделки в любой момент в течение дня.

Ночные аудиторы работают с 23:00 до 7:00 утра и в этот период времени, когда отель затихает, подводят итог работы предприятия за день на основе дневной бухгалтерской отчетности. Они должны следить за точностью данных и исправлять все ошибки, сделанные дневными работниками. Сюда относятся ошибки, связанны с неправильным перечислением денег, использованием неверного кода, ошибочными записями и т.д.

В течение дня работники совершают огромное количество денежных переводов, поэтому ошибки неизбежны. Они также должны следить за балансом выручки ресторанов и баров предприятия.

Среди других обязанностей можно указать следующие;

1. Пересылка данных по расходам.

2. Снятие отчетов по кредитным картам.

3. Сверка балансов по отделам отеля.

4. Сверка гостевых счетов, поступивших по автоматизированной системе управления. Если они не сходятся, аудитор должен найти и исправить ошибку. Для этого надо удостовериться, что расходы по каждому из отделов зафиксированы в гостевом счете.

5. Сделать и размножить суточный отчет, в котором детализируется деятельности за предыдущий день и отражается вся важная информация о работе отеля.

Суточный отчет содержит ключевые оперативные данные:

• процент заполняемости отеля;

• средняя суточная стоимость номера.

Процедура приготовления всех документов гостей, заезжающих на

Текущий день.

1. Регистрационные карты всех гостей, заезжающих в гостиницу, должны быть распечатаны сотрудниками утренней смены в 7:00 утра.

2. Все регистрационные карты раскладываются по алфавиту.

3. Необходимые финансовые документы должны быть подколоты к регистрационной карте гостя соответственно.

4. Другие документы (приветственные письма, открытки с днем рождения, уведомления о наличии факсимильного сообщения и т.д.) также подкрепляются к регистрационной карте гостя.

Эта процедура должна быть выполнена как можно раньше, так как гости могут заехать в гостиницу раньше положенного времени:

Документом, удостоверяющим личность гостя, для гостиницы является только паспорт гостя. Гостиница обязана регистрировать всех проживающих гостей. После регистрации, паспорт возвращается гостю и подтверждается подписью гостя на регистрационной карте в специальной графе.

При установлении метода оплаты, учитываются (если они имеются в наличии) все финансовые документы на имя гостя.

Метод оплаты может быть следующим:

- Наличные денежные средства;

- Кредитная карта;

- Наличные деньги и кредитная карта;

- Оплата компанией (комната или все расходы);

- Оплата туристической фирмой (обычно комната или комната и завтрак);

- Оплата другим физическим лицом (либо внесенная заранее - депозит, либо в присутствии гостя).

Вся информация по методу оплаты заносится в компьютере в профайл гостя.

Профайл гостя - это та информация о госте, которая сохраняется после его отъезда. Современная автоматизированная система управления в гостинице позволяет сохранять информацию обо всех гостях, когда-либо проживающих в отеле.

Профайл гостя содержит следующие данные:

- Имя, фамилия;

- Страна проживания;

- Гражданство;

- Адрес проживания;

- Дата рождения;

- Контактный телефон, факс, е-mail

- Компания;

- Позиция в компании;

- Дополнительная информация;

- VIР код.