Директор (менеджер) службы приема и  размещения

Ответственен перед управляющим (генеральным менеджером) за эффективное руководство отделом и за его работу. В сферу компетенции директора входят:

• Ответственность за финансовые операции отдела;

• Ответственность за сбыт номеров;

• Довольство служащих, работающих под его началом;

• Удовлетворение потребностей гостей отеля;

• Взаимоотношения между служащими и гостями;

• Безопасность.

Директор службы приема и размещения назначается на должность и освобождается от должности Генеральным менеджером (управляющим) гостиницы. Он должен быть преданным интересам компании, знать цели и задачи компании, методы их достижения и решения. Знать и применять на практике необходимые для своей деятельности нормы трудового и уголовного законодательства, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Инспектор службы приема и размещения непосредственно подчиняется директору отдела и несет полную ответственность за организацию работы отдела по сменам.

Для инспектора службы приема и размещения существуют строгие должностные инструкции.

1. Должность Инспектора входит в номенклатуру службы приема и размещения гостиницы.

2. Инспектор службы приема и размещения непосредственно подчиняется Директору службы размещения

3. Инспектор службы размещения должен иметь образцовый внешний вид, подавать пример всем работникам службы приема и размещения, обслуживая гостей в приветливой и профессиональной манере и в соответствии со стандартами принятыми в отеле.

4. Инспектор службы приема и размещения должен контролировать, распределять и проверять работу рядовых сотрудников службы приема. Инспектор Службы размещения обязан:

1. Выполнять на высоком уровне регистрацию и расчет гостей.

2. Профессионально и эффективно владеть компьютерной системой.

3. Проверять кассовые балансы рядовых сотрудников службы размещения, контролировать наличие денег в разменной кассе, не допуская избытка и недостатка денег в ней.

4. Проверять наличие регистрации виз и паспортов, свидетельств о регистрации, оформленных в строгом соответствии с действующим законодательством.

5. Следить за своевременным и правильным выполнением сменных отчетов и передачей информации по смене.

6. Обеспечивать подготовку для заезда групп, в соответствии с предъявленными требованиями.

7. Активно и плодотворно сотрудничать со всеми отделами отеля, без задержек передавать всю необходимую информацию.

8. Следить за техническим состоянием офисного оборудования.

9. Выполнять все требования технической безопасности.

10. Знать расположение всех помещений в гостинице, расписание работы офисов и отделов.

11. Проводить подготовку и переподготовку сотрудников службы размещения.

Из всего выше сказанного можно сделать вывод, что инспектор службы размещения как дирижер организовывает и руководит работой смены службы приема и размещения, помогая руководителю отдела в выполнении производственных задач.

Организация работы службы приема и размещения по сменам.

Ночные аудиторы.

Службу приема и размещения часто называют сердцем или нервным центром отеля. Эта служба работает 24 часа в сутки в три смены. В разных отелях время, в которое заступает та или иная смена, может быть разным. Но чаще всего дневная смена работает с 7:00 до 15:00, вечерняя - с 15:00 до 23:30, ночная смена - 23:00 до 7:00 утра. Используется также и так называемое «не стыкующиеся расписание»: дневная смена заканчивается в 15:30, вечерняя заступает в 14:30 и работает до 23:00. Это создает возможность плавного перехода от смены к смене. Время, когда работают обе смены, очень продуктивно, поскольку сотрудники могут обменяться ценной информацией, например, сколько номеров ещё не занято, в каких комнатах требуется уборка, какие «очень важные персоны» должны прибыть в смену, и не требуются ли какие-либо специальные мероприятия (у кого-то из гостей серьезные жалобы и т.д.).