При организации маршрутного инклюзив-тура:

- маршрут и программа тура, пакет услуг, которые должны быть предоставлены туристам во время путешествия;

- дата прибытия и дата отъезда;

- перечень и последовательность посещения городов;

- вид транспорта;

- количество дней пребывания в каждом городе;

- перечень экскурсий.

При организации индивидуальных заказные туров:

- дата прибытия и дата отъезда туристов;

- перечень услуг и их классность.

При обсуждении маршрута или стационарного пребывания туристов в месте отдыха необходимо четко определить продолжительность пребывания туристов в месте размещения по количеству ночевок, т.к. все расчеты по обслуживанию в гостиницах ведутся именно по их количеству. Но при определенном количестве ночевок, дней пребывания может быть на один больше (например, заезд утром первого дня, отъезд вечером последнего дня), поэтому для четкости толкования понятия "продолжительность путешествия" принято обозначать ее двумя показателями - количество дней и количество ночевок (7 дней/6 ночей). Условия хранения вещей в день отъезда должны быть оговорены в контракте.

При перспективной проработке договорной кампании туристские фирмы широко пользуются различными справочно-ин-формационными сборниками туристско-гостиничной направленности. Справочники туристских агентств, гостинично-ресто-ранного бизнеса, издаваемые международными туристскими организациями, включают информацию по возможностям организации огдыха и путешествий, размещения и гостиничного обслуживания с указанием основных видов услуг, предоставляемых туристам. Регулярно издаются также национальные, местные и корпоративные справочники. Путеводители, справочники маршрутов, достопримечательностей, календари местных событий, т. е. все, что используется при организации туров и программ обслуживания, является литературой, которой пользуются туроператоры при разработке новых маршрутов и составлении договорного плана.

Подписанию договоров с поставщиками услуг предшествуют переговоры. Важно провести их таким образом, чтобы получить желаемый результат - необходимый туристский продукт (товар или услуги) хорошего качества, нужного количества и по желаемой вами цене.

К ведению переговоров с партнерами нужно тщательно готовиться. Необходимо проанализировать:

1. Обстоятельства переговоров - что именно вам нужно от партнера? В каком объеме? В какой период? Что вы хотите дополнительно от партнера? Каков уровень цен _ на товар или услуги у него и на рынке? Дифференцируются ли требования? И т. д.

Например, в, соответствии с имеющимся графиком по предварительному заказу или подтверждению необходимо размещение группы туристов (30 человек) регулярным заездом на 4 дня, каждую неделю и круглый год. Нужны услуги размещения (гостиница, отель); транспорта (прокат автомашин, заказ железнодорожных, авиабилетов и т. д.); услуги спорта и развлечения (диско-бар, гольф, теннис, бассейн, сауна и пр). Цена должна соответствовать среднерыночному уровню минус скидка 10 % на оптовую покупку (т. е. гарантированную занятость мест), но не выше N-й суммы. Уровень размещения и обслуживания для туристского (среднего) класса не дифференцируется. Состав групп туристов предполагается однородным - средний класс.

2. Пути реализации возможных решений - надо знать, кто и что конкретно делает и к какому сроку? Как одна стадия решения будет переходить в другую? В какой степени готовности находятся средства заключения договора? Кто подготавливает проект договора и график заезда групп? Как будут обсуждаться вопросы по дополнительным услугам? Включать их в договор

- сразу или нет? Условия вносятся в текст договора, а в процессе переговоров либо исключаются, либо дополняются.

3. «Портрет» вашего партнера по переговорам - насколько цель партнера отличается от вашей? На каких параметрах (сроки, уровень обслуживания, набор услуг) будет базироваться стратегия партнера? И т. д.

Используя данные рекомендации, перед началом переговоров полезно составить план их ведения. Это поможет выявить слабые стороны вашей позиции и найти дополнительные решения. План ведения переговоров даст вам возможность спрогнозировать неожиданные варианты поведения партнера и поможет заранее подготовиться к альтернативным предложениям и решениям.

В любых переговорах важен не только стратегический подход, но и психологический настрой. Вы уже подготовились к переговорам, итогом которых должен быть заключенный с поставщиком услуг договор на обслуживание туристов. Стратегический план готов. Готовы ли вы психологически? Часто переговоры проваливались только из-за неверно взятого тона. Чтобы этого избежать, специалисты попытались разработать психологические правила общения и ведения переговоров.