Необходимость компьютеризации бухгалтерского учета, внешнего и внутреннего аудита вызвана многими обстоятельствами. Важнейшими из них являются:

- общий технический прогресс, повсеместное внедрение автоматизации технологических процессов во всех отраслях народного хозяйства и сферах бизнеса. Обработка учетной информации и ее использование не могли стоять в стороне от этого и стали составной частью всеобщей системы автоматизации, в том числе в сфере управления предприятием;

- возрастание объема информации, который увеличивается в геометрической прогрессии по отношению к росту производства и сбыта, которому свойственны арифметические тенденции. Увеличение объема информации вызывается, кроме того, усложнением продукции, технологии ее изготовления, организации сбыта, а также совершенствованием общего и хозяйственного законодательства, этики бизнеса и профессионального поведения;

- появлением мощных технических средств - компьютеров, современных программных продуктов, возможностей создания локальных компьютерных сетей, позволяющих воспринимать и перерабатывать огромные массивы учетных данных с высокой степенью оперативности и широкими возможностями представления и восприятия;

- ростом значения быстроты и правильности принимаемых решений по управлению, от которых иногда зависит судьба бизнеса, усложнением задач экономического управления предприятием.

Профессиональные бухгалтеры стали одними из самых активных и распространенных потребителей компьютерных технологий обработки экономической информации. Они позволяют им существенно повысить эффективность работы, снизить ее трудоемкость, улучшить качество учета и аудита. Профессиональный компьютер стал рабочим инструментом бухгалтера. Ведение учета, составление отчетности вручную стало анахронизмом.

Вместе с тем не стоит считать компьютер универсальным волшебным средством, способным выполнять за бухгалтера всю его прежнюю работу. Скорее он помощник, выполняющий определенные функции и операции, предусмотренные специалистами в его программах: операционной системе и специальных приложениях.

В существующей практике бухгалтерского учета наметились два пути компьютеризации: когда весь комплекс работ поручается специализированной сторонней организации (разработчику) по согласованному с заказчиком проекту и тогда предприятие само выбирает подходящую, по его мнению, прикладную программу, а затем с помощью разработчика программы внедряет ее. Первый вариант обычно используют крупные предприятия, организации холдингового типа и т. П. небольшие организации предпочитают компьютеризировать бухгалтерский учет путем приобретения и привязки стандартной программы к собственностям своего бизнеса. В любом случае компьютеризация учета не должна осуществляться вне связи с другими функциями управления и рассматривается как составная часть автоматизированной системы обработки и использования экономической информации.

Технология внедрения автоматизированного бухгалтерского учета в общей системе компьютеризации управления крупным предприятием состоит из стадий:

- предпроектного обследования и анализа бизнес - процессов в данной организации;

- системного проектирования, согласования и утверждения предложенного исполнителями технического задания на создание автоматизированной системы;

- технического проектирования, осуществляемого исполнителями после согласования и утверждения заказчиком эскизного проекта;

- создания и запуска системы в эксплуатацию.

Система программ, предназначенная для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимися современными предприятиями, должна представлять собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Менеджер любого уровня в этом случае может выбрать решение, которое соответствует актуальным потребностям его сферы деятельности и предприятия в целом. Состав этих решений будет развиваться по мере роста предприятия или расширения задач автоматизации.

Задачи учета и управления могут существенно отличаться в зависимости от рода деятельности предприятия, отрасли, специфики продукции или оказываемых услуг, размера и структуры предприятия, требуемого уровня автоматизации. Невозможно ограничиться одной программой, предназначенной для массового использования и удовлетворяющей при этом потребностям большинства предприятий.

В основе системы программ автоматизации обработки экономической информации должна быть единая технологическая база. Она является фундаментом для построения всех прикладных решений. Наличие единой технологической базы не просто облегчает создание отдельных прикладных решений и обеспечивает их не высокую стоимость. Главное преимущество такого подхода - стандартизация разработки, обеспечение быстрого и качественного внедрения современных технологий во всех прикладных решениях.

Широкое использование компьютерных технологий в бухгалтерском учете существенно влияет на организацию и осуществление внешнего и внутреннего аудита. По-иному изучаются и оцениваются аудиторские доказательства, аудиторские риски, состояние бухгалтерского учета, надежность систем внутреннего контроля. Может измениться порядок и последовательность проведения аудиторской проверки, объем и репрезентативность выборки, методы выявления ошибок в учете, умышленных и неумышленных искажений и финансовой отчетности. При использовании компьютера самим аудитором появляется возможность увеличения масштабов и глубины выборки, повышения ее репрезентативности за счет более широго применения экономико-математических методов. Существенно сокращаются рукотинные операции и трудоемкость проводимой проверки, более упорядоченным становится хранение и поиск нормативной и рабочей документации, упрощается оформление результатов аудита.

Особенности работы аудитора с данными предприятия, полученными в автоматизированной системе обработки экономической информации, во многом зависят от вида программного обеспечения и других компонентов, используемых клиентом компьютерных технологий, компетентности аудитора в вопросах автоматизированности обработки данных, степени их доступности для проверки и др.

В стандартах аудита в условиях компьютерной среды детально рассматриваются особенности составления рабочей документации, дополнительные возможности планирования аудита, оценки средств внутреннего контроля, порядка внесения изменений в программное обеспечение при использовании персональных ЭВМ. На крупных предприятиях, имеющих несколько компьютеризированных рабочих мест, рекомендуется все изменения в программах проводить централизованно с разрешения работников, ответственных за функционирование системы в целом. Все изменения программного обеспечения должны быть документированны.

Аудитор должен проверить правильность используемых алгоритмов расчетов, настройки форм учетных регистров и внешней отчетности, своевременность их корректировки при изменении законодательства по бухгалтерскому учету или налогообложению.

7. Основные допущения и требования к ведению бухгалтерского учета.

Понятие «допущения» примерно соответствует понятию «основополагающие бухгалтерские принципы» в бухгалтерском учете западных стран. В отечественном бухгалтерском учете это понятие относится, по существу, к правилам ведения учета и составления отчетности. При этом указанные в Положении «Учетная политика организации» допущения не обязательно должны объявляться организацией -- их принятие и следование им подразумеваются. Если же организация при ведении бухгалтерского учета и составлении отчетности допускает отступления от установленных допущений, то она обязана раскрыть причины этих отступлений.

В положении установлены следующие допущения: имущественной обособленности организации, непрерывности деятельности, последовательности применения учетной политики и временной определенности фактов хозяйственной деятельности.

Допущение имущественной обособленности означает, что имущество и обязательства организации существуют обособленно от имущества и обязательств собственника и имущества других юридических лиц, находящегося у данной организации. Для нашей страны в период становления рыночной экономики это допущение представляется особенно важным, так как во многих организациях (особенно в хозяйственных товариществах и обществах) их имущество находится в личном пользовании учредителей, участников или работников. Кроме того, в соответствии с данным допущением имущество организации, принадлежащее ей на правах собственности, отражается на балансовых синтетических счетах. Стоимость имущества, находящегося во владении организации, но не принадлежащего ей на правах собственности, учитывается на забалансовых счетах (001 «Арендованные основные средства», 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», 003 «Материалы, принятые в переработку», 004 «Товары, принятые на комиссию», 005 «Оборудование, принятое для монтажа»).

Допущение непрерывности деятельности организации означает, что она будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем и у нее отсутствует намерение ликвидации или существенного сокращения деятельности. Если же указанные намерения у организации имеются, она обязана объявить об этом в учетной политике, формируемой на предстоящий финансовый год, и в пояснительной записке к годовому отчету за истекший финансовый год. Указанное допущение обязательно должно использоваться в аудиторской практике, и аудитор обязан информировать пользователей бухгалтерской отчетности о возможной ликвидации организации или сокращении деятельности.

Допущение последовательности применения учетной политики означает, что выбранная организацией учетная политика применяется последовательно от одного отчетного года к другому. Изменение учетной политики возможно в случае изменения законодательства Российской Федерации или нормативных актов по бухгалтерскому учету, разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета и существенного изменения условий деятельности.

Допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности означает, что они отражаются в бухгалтерском учете и отчетности того периода, в котором совершены, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами. Например, начисленная работникам организации оплата труда относится на издержки производства или обращения того периода, в котором она начислена, независимо от фактического времени выплаты начисленной суммы работникам. В международной бухгалтерской практике допущению временной определенности фактов хозяйственной деятельности соответствует основополагающий «принцип начисления».

В международной учетной практике наряду с основополагающими используются и другие бухгалтерские принципы (осторожности, существенности, стоимостной оценки объектов учета и др.).

В отечественной практике указанным понятиям соответствует термин «требования», и формируемая организациями учетная политика должна соответствовать требованиям полноты, своевременности, осмотрительности, приоритета содержания перед формой, непротиворечивости и рациональности.

Требование полноты означает необходимость отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности.

Требование своевременности означает необходимость своевременного отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности фактов хозяйственной деятельности.

Требование осмотрительности (осторожности, в западной практике еще и консерватизма) означает большую готовность к учету потерь (расходов) и пассивов, чем возможных доходов и активов (не допуская скрытых резервов). В западной практике одним из конкретных проявлений данного требования является так называемый асимметричный учет прибылей и убытков, т.е. прибыль отражается в учете только после совершения хозяйственных операций, а убыток может отражаться с момента возникновения предположения о его возможности. Для покрытия таких убытков предусматривается создание специальных резервов, например резервов по сомнительным долгам.

В отечественной практике тоже предусмотрено образование резервов по сомнительным долгам. Они могут создаваться в течение финансового года (ежеквартально) на основе проведенной инвентаризации не погашенной в установленный срок дебиторской задолженности. В западной практике указанные резервы можно создавать в момент образования сомнительной задолженности. Принципиальное отличие порядка формирования резервов сомнительных долгов в отечественной и зарубежной учетной практике позволяет сделать вывод о том, что требование осторожности не используется в полной мере в нашей учетной практике.

В настоящее время требование осмотрительности в отечественной практике нужно использовать осторожно, поскольку и без этого требования многие организации стремятся увеличить расходы с целью уменьшения в отчетности прибыли и соответственно налога на прибыль.

С переходом к реальным рыночным отношениям, когда организации будут заинтересованы иметь в отчетности высокую рентабельность (обеспечивающую возможность получения кредитов, нормальные экономические отношения с другими организациями, выплату высоких дивидендов по акциям и продажу их по высоким ценам и т.п.), требование осторожности будет действовать в полной мере.

Требование приоритета содержания перед формой означает, что в бухгалтерском учете факты хозяйственной деятельности должны отражаться исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. Например, сам по себе факт выдачи руководителям организации крупных сумм ссуд не является незаконным. Однако если выдача этих сумм осуществляется в период неустойчивого финансового состояния организации, особенно при задержке выплат начисленной оплаты труда из-за отсутствия денежных средств, то данную хозяйственную операцию следует признать неправомерной.

Требование непротиворечивости обусловливает необходимость тождества данных аналитического учета с оборотом и остатком по синтетическим счетам на 1-е число каждого месяца, показателей бухгалтерской отчетности данным синтетического и аналитического учета, а также показателей отчетности на начало и конец периода.

Требование рациональности означает необходимость рационального и экономного ведения бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации.