Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
Формирование дел - это группировка, распределение документов в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:
q номинальный признак - название разновидности документов (приказ, протоколы, указания и т.д.);
q предметно-вопросный - за основу берется содержание документа (например, «Документы по управлению»);
q авторский - предполагает группировку в дела документов одного автора;
q корреспондентский - в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса;
q географический - в случае объединения в одном деле документов нескольких корреспондентов;
q хронологический - группировка документов за какой-либо определенный период.
Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел организации. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
q документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
q копии отделять от подлинников;
q годовые планы и отчеты - от проектов;
q включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
4. Подготовка документов к архивному хранению
Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению.
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводится ежегодно.
Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2000 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, для подготовки к передаче в ведомственный архив, подлежат оформлению и описанию.
Полное оформление предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела, составление заверительной надписи дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные, дела на авторские свидетельства и т.д.). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного хранения, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
На обложке дела постоянного, временного хранения указываются: наименование организации-учредителя, наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части), заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.
С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим их оперативный поиск.
17.Понятие и структура договора. Порядок заключения и оформление текста договора.
Понятие договора
Реализация коммерческих планов любого хозяйствующего субъекта, будь то предприятие или индивидуальный предприниматель, невозможна без совершения сделок и заключения договоров. Договор - это и есть та форма, в которой воплощаются все замыслы и расчеты субъектов гражданского оборота. Заниматься предпринимательством и не совершать сделки, не подписывать договоры и документы, связанные с его исполнением, просто невозможно.
Структура договора
Грамотно составленный договор должен состоять из четырех основных частей:
- преамбула (вводная часть);
- предмет договора, права и обязанности сторон;
- дополнительные условия договора;
- прочие условия договора.
1.2.1. Преамбула (вводная часть) договора
Данная часть договора должна содержать следующие основные положения:
- Наименование договора (купли-продажи, поставки, комиссии, на оказание брокерских услуг, аренды, о совместной деятельности и т.д.).
- Дата подписания договора.
- Место подписания договора (город или иной населенный пункт).
Место совершения сделки - не простая формальность. Это условие имеет иногда большое юридическое значение. В соответствии с действующим законодательством местом совершения сделки определяются:
- правоспособность и дееспособность лиц, совершающих сделку;
- форма сделки;
- обязательства, возникающие из сделки (хотя в этом случае стороны в договоре могут предусмотреть иное положение).
Место подписания договора особенно важно при заключении внешнеторговых контрактов и договоров с фирмами государств-членов СНГ.
- Фирменное наименование сторон.
Может быть приведено как полное, так и сокращенное наименование юридического лица. Главное, чтобы в преамбуле договора содержалось указание на организационно-правовую форму юридического лица. Знание организационно-правовой формы контрагента позволяет получить широкое представление о его правовом положении.
- Условное обозначение сторон по договору (например, "подрядчик", "поставщик", "арендатор" и т.д.).
Это необходимо для того, чтобы в тексте договора каждый раз не повторять полностью фирменное наименование стороны.
- Точное указание должности, фамилии, имени, отчества лица, подписывающего договор, а также наименование документа, из которого следуют его полномочия на подписание договора. При заключении договора Вы должны четко себе представлять, кто перед вами, есть ли у этого лица право ставить свою подпись на заключаемом договоре.
Порядок оформления текста договора
В соответствии с действующим законодательством договор считается заключенным, когда между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным его условиям (ст. 432 ГК РФ). Момент заключения договора определяется моментом придания соглашению установленной формы.
Договор может быть заключен несколькими способами, основные из которых представлены и проанализированы ниже, а именно:
- составление одного документа под названием "договор";
- заключение договора в соответствии с протоколом о намерениях;
- путем обмена документами почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи;
- принятие заказа к исполнению;
- заключение договора путем оплаты счета.
18.Документы, обеспечивающие заключение, изменение и расторжение договора.
Понятие и значение преддоговорных документов
Часто заключению какого-либо договора предшествует долгая и кропотливая работа по согласованию будущих условий сделки. Поэтому эта стадия очень важна в деловых взаимоотношениях между сторонами. На данной стадии осуществляется процесс согласования воли и выяснения взаимных интересов обеих сторон. Кроме того, практика преддоговорной работы обусловливает составление всевозможных деловых документов, в частности писем, телеграмм, протоколов и т.д.
В этой связи для документального оформления каждой стадии договоренностей условно можно выделить четыре вида преддоговорных документов, которые обеспечивают заключение в будущем договора между сторонами, в частности:
- документы, фиксирующие факт встреч и ведение переговоров;
- документы, фиксирующие предварительные итоги переговоров;
- документы, имеющие характер предварительного договора;
- документы, опосредующие урегулирование разногласий.
Поскольку данные документы обеспечивают заключение договора в будущем, они, за исключением предварительного договора и оферты, не влекут за собой каких-либо юридических последствий.
По требованию одной из сторон договор может быть изменен по решению суда только:
- при существенном нарушении договора одной из сторон. В соответствии со ст. 450 ГК РФ существенным признается нарушение договора одной из сторон, которое влечет за собой для другой стороны такой ущерб, что она в значительной степени лишается того, на что была вправе рассчитывать при заключении договора. Например, существенным нарушением договора может быть признана неоднократная поставка товаров ненадлежащего качества, систематическая просрочка исполнения обязательств по договору, систематическая задержка оплаты товаров и т.д.;
- в иных случаях, указанных в законодательстве или договоре. Таким случаем, например, может выступать изменение договора в связи с существенным изменением обстоятельств, из которых стороны исходили при заключении договора (ст. 451 ГК РФ). Изменение обстоятельств признается существенным, когда они изменились настолько, что, если бы стороны могли это предвидеть, договор был бы заключен на значительно отличающихся условиях.
Изменение договора по последнему основанию, по общему правилу, может осуществляться по соглашению сторон, однако в случае недостижения такого соглашения договор может быть изменен решением суда по требованию одной из сторон при наличии одновременно следующих условий:
- в момент заключения договора стороны исходили из того, что такого изменения обстоятельств не произойдет;
- изменение обстоятельств вызвано причинами, которые заинтересованная сторона не могла преодолеть после их возникновения при той степени заботливости и осмотрительности, какая от нее требовалась по характеру договора и условиям оборота;
- исполнение договора без изменения его условий настолько нарушило бы соответствующее договору соотношение имущественных интересов сторон и повлекло бы за собой для заинтересованной стороны такой ущерб, что она в значительной степени лишилась бы того, на что была вправе рассчитывать при заключении договора;
- из обычаев делового оборота или сущности договора не вытекает, что риск изменения обстоятельств несет заинтересованная сторона.
Однако изменение договора в связи с существенным изменением обстоятельств допускается по решению суда в исключительных случаях, когда расторжение договора противоречит общественным интересам либо влечет за собой для сторон ущерб, значительно превышающий затраты, необходимые для исполнения договора на измененных судом условиях (ст. 451 ГК РФ).
Расторжение договора по последнему основанию, по общему правилу, может осуществляться по соглашению сторон, однако в случае недостижения такого соглашения договор может быть расторгнут решением суда по требованию одной из сторон при наличии одновременно следующих условий:
- в момент заключения договора стороны исходили из того, что такого изменения обстоятельств не произойдет;
- изменение обстоятельств вызвано причинами, которые заинтересованная сторона не могла преодолеть после их возникновения при той степени заботливости и осмотрительности, какая от нее требовалась по характеру договора и условиям оборота;
- исполнение договора без изменения его условий настолько нарушило бы соответствующее договору соотношение имущественных интересов сторон и повлекло бы для заинтересованной стороны такой ущерб, что она в значительной степени лишилась бы того, на что была вправе рассчитывать при заключении договора;
- из обычаев делового оборота или существа договора не вытекает, что риск изменения обстоятельств несет заинтересованная сторона.
При расторжении договора вследствие существенно изменившихся обстоятельств суд по требованию любой из сторон определяет последствия расторжения договора исходя из необходимости справедливого распределения между сторонами расходов, понесенных ими в связи с исполнением этого договора.
Дата: 2016-09-30, просмотров: 145.