Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
Документирование - это создание документов.
Документирование управленческой деятельности (ДОУ) представляет систему операций, направленных на решение следующих задач:
1) создание документов, определение их формы и содержания;
2) обслуживание работников управления предприятия документированной информацией.
Делопроизводство - это особый вид управленческой деятельности, направленный на организацию и осуществление документационного обеспечения управления.
Для наведения порядка в работе с документами большое значение придается их систематизации и унификации.
Система документации - это совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Формирование систем и их официальное закрепление составляет основу систематизации.
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГС ДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).
ГС ДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
Основная цель разработки - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления,
Предусмотрено, что в дальнейшем в развитие ГС ДОУ могут разрабатываться нормативные и методические документы по совершенствованию делопроизводства (ДОУ):
q межотраслевые - Росархивом и Госстандартом;
q отраслевые - министерствами и ведомствами;
q территориальные - правительствами и администрациями субъектов РФ.
Таким образом, в настоящее время основы ДОУ регламентированы ГС ДОУ и локальными нормативно-методическими разработками, созданными на ее основе - Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утвержденной руководителем Государственной архивной службы по распоряжению правительства и зарегистрированной в Министерстве юстиции (1993 г.).
Поскольку в государственном аппарате продолжает сохраняться сформировавшийся еще в XIX в. командно-административный стиль управления, основанный на личной ответственности руководителей, то и система работы с документами в основе своей восходит к исполнительному делопроизводству. Естественно, что порядок работы с документами был по возможности упрощен технологически и адаптирован под новые реалии системы управления.
В целом понизились уровень и глубина регламентации делопроизводственных правил. Нормативный статус ГС ДОУ значительно ниже, чем нормативных актов XVIII и XIX вв., соответственно сама ГС ДОУ является по содержанию не законом, а скорее методическими рекомендациями. Только разделы, связанные с оформлением и хранением документов, имеют нормативный характер, но именно они продублированы в стандартах и правилах работы Государственной архивной службы.
Хотя учреждения в своей основе остались с той же административной структурой, изменив только наименования этих структур - департаментов на управления, а столов на отделы, значительно изменились функции руководителей и делопроизводственных служб в работе с документацией.
В ХХ в. канцеляриям полностью были оставлены только функции обработки всей поступающей и рассылаемой корреспонденции. Регистрация, контроль исполнения и хранение документов уже не являются прерогативой только этого подразделения, тем более сама канцелярия не исполняет никаких, даже самых срочных и секретных документов. Вместо этого за канцелярией в ГС ДОУ впервые попытались закрепить роль не только методического центра, но и информационного менеджера, ответственного за общее состояние работы с документами во всех подразделениях организации, в филиалах и подведомственных управленческих структурах.
Унификация документов - установление единого комплекса их видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления.
Унифицированная система документоведения (УСД) - система, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Работа по унификации включает:
1) разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
2) внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
3) ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
4) разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедшие в УСД, а также их государственную регистрацию;
5) разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
В 1980-х гг. в нашей стране было разработано и утверждено 16 унифицированных систем документации общегосударственного значения, 27 государственных стандартов на УСД и 26 общегосударственных классификаторов технико-экономической информации.
Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
5.Требования к составлению и оформлению документов.
Группировка документов по отдельным признакам однородности
Документная информация, циркулирующая на предприятии, группируется по отдельным признакам однородности.
1. По порядку оформления документы подразделяются на:
o общие (индивидуальные) документы - оформляются по усмотрению работников с учетом установленных правил и требований (заявления, служебные письма, протоколы, приказы и т.д.);
o стандартные (трафаретные) - оформляются в определенной последовательности по строго обязательным правилам (доверенность, командировочное удостоверение и т.д.);
o типовые - строго оформляются не только по форме, но и по содержанию (типовые договоры).
2. По содержанию документы могут быть:
q простые - содержат информацию по одному вопросу, факту, событию, явлению;
q сложные - отражают несколько вопросов, затрагивают несколько исполнителей, подразделений (положение, устав и т.д.).
3. По направленности движения документы подразделяют:
o входящие - поступают в данное предприятие от других организаций, учреждений, предприятий, от лиц, не являющихся работниками данного предприятия;
o исходящие - направляются из предприятия;
o внутренние - оформляются и используются на самом предприятии.
4. По происхождению различают:
q служебные документы (официальные) - затрагивают интересы предприятия, организации;
q личные документы (заявления, письма, жалобы и т.д.) - касаются конкретного лица, являются именными.
5. По степени гласности документы бывают:
o несекретные;
o секретные, конфиденциальные;
o для служебного пользования.
Для документов двух последних групп существуют особые правила использования и хранения.
6. По срокам исполнения документы подразделяются на:
q срочные - устанавливается срок исполнения или действия (например, приказ, предписывающий лицу выполнить определенные действия к определенной дате). К ним также следует отнести документы с отметкой "срочно", телеграммы, телефонограммы, документы с определенным сроком действия (например, доверенности, командировочные удостоверения и т.д.). Срок исполнения документов может быть предопределен резолюцией руководителя, существующими предписаниями.
q несрочные - должны исполняться в порядке общей очередности в минимально короткий срок.
7. По наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными.
8. По стадии образования документы делят на следующие:
o подлинник (оригинал) - это первый или единственный экземпляр официального документа;
o копия - это документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или их часть;
o дубликат - это повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника;
o выписка из официального документа - копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке;
o отпуск - полная копия отосланных документов, подшитая в дело предприятия-отправителя, удостоверенная отметкой "Верно" и подписью лица, ответственного за делопроизводство.
9. По средствам фиксации: письменные, графические, фото-кинодокументы и т.д.
Дата: 2016-09-30, просмотров: 199.