Поможем в ✍️ написании учебной работы

Имя

Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Выберите тип работыЧасть дипломаДипломная работаКурсовая работаКонтрольная работаРешение задачРефератНаучно - исследовательская работаОтчет по практикеОтветы на билетыТест/экзамен onlineМонографияЭссеДокладКомпьютерный набор текстаКомпьютерный чертежРецензияПереводРепетиторБизнес-планКонспектыПроверка качестваЭкзамен на сайтеАспирантский рефератМагистерская работаНаучная статьяНаучный трудТехническая редакция текстаЧертеж от рукиДиаграммы, таблицыПрезентация к защитеТезисный планРечь к дипломуДоработка заказа клиентаОтзыв на дипломПубликация статьи в ВАКПубликация статьи в ScopusДипломная работа MBAПовышение оригинальностиКопирайтингДругое

Нажимая кнопку "Продолжить", я принимаю политику конфиденциальности

Лабораторная работа №2

Тема: Создание табличной базы данных сотрудников в среде MS Excel

Время: 4часа

Базы данных как способ хранения и обработки различной информации играют в настоящее время огромную роль. В базах данных хранят сведения о клиентах, заказах, справочники адресов и телефонов, различного рода информацию о ма­газинах и предлагаемых товарах и т. д.

База данных созданная в УЧУД удобна по следующим причинам:

• она обеспечивает удобный метод поиска информации о работнике (фамилия, имя и отчество, место проживания, телефон, должность, дата рождения, количество детей и т. д.);

• с ее помощью можно выполнять различного рода анализ, например, опреде­лять структуру кадров или причины их текучести;

• пользуясь хранящейся в ней информацией, можно быстро формировать долж­ностные оклады, рассчитывать суммы отпускных, начислять зарплату и пре­мии за выслугу лет.

Для учета данных о сотрудниках на предприятиях используют самые разнооб­разные методы. В одних организациях существуют журналы учета, куда инфор­мация вносится вручную, в других применяются классические базы данных для учета кадров, в третьих используются СУБД Ассеss. Но в большинстве случаев на предприятиях учет данных о сотрудниках ведется в электронных таблицах Ехсе1.

Списки

Аналогом простой базы данных в Ехсеl служит список. Список — это группа строк таблицы, содержащая связанные данные. Отличительной особенностью списка является то, что каждый его столбец содержит однотипные данные, например, перечень фамилий, цену за единицу товара и т. д.

Если провести аналогию между списком и табличной базой данных, то столбцы списка являются полями базы данных, а его строки — записями. Считается, что первая строка списка является его заголовком и содержит названия столбцов спи­ска. Заголовок должен иметь на листе электронных таблиц горизонтальную ори­ентацию (в нашем примере он располагается в строке 1). Заголовки применяются Ехсеl при составлении отчетов, а также при поиске и организации данных.

Шрифт, размер шрифта, выравнивание и другие параметры форматирования, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от параметров, на­значенных для строк данных. Для отделения заголовка от расположенных ниже данных применять пустые строки не следует.

 

Формирование заголовка списка

Перечень столбцов списка, который будет применяться при создании базы данных, набит в текстовом редакторе.

1. Порядковый номер;

2. Табельный номер;

3. Фамилия;

4. Имя;

5. Отчество;

6.Дата рождения;

7. Количество полных лет;

8. Пол;

10. Улица;

11. Дом;

12. Квартира;

13. Домашний телефон;

14.Сотовый телефон;

15.Адрес ресурса в сети Internet;

16.Отдел (если есть);

17. Должность;

18. Дата приема на работу;

19. Дата увольнения;

20.Индивидуальный идентификационный номер;

21.Номер страхового полиса;

22. Количество детей;

23. Льготы по ПН;

24.Семейное положение;

25. Непрерывный стаж с;

26. Размер ставки;

27. Надбавка за выслугу лет

* На данном рисунке льготы по ПН (пункт 23) — это льготы, которыми пользуется сотрудник при начислении подоходного налога. Пункт «Совместитель — много­детный», расположенный ниже, содержит сведения о том, является ли данный сотрудник совместителем или многодетным родителем. Справочный столбец пред­назначен для внесения дополнительной информации.

Перенос данных в электронные таблицы

-Выделите перечень в документе WORD и скопируйте его в буфер обмена.

-Перейдите в программу Ехсеl (если она запущена, то это можно осуществить посредством клавиш [АLT+ТАb].

-Поместите табличный курсор в любую ячейку рабочего листа, расположенную под строкой 1 (в строке 1 будут находиться имена полей табличной базы дан­ных). Допустим, вы выбрали ячейку А4.

- Произведите вставку текста, находящегося в буфере обмена. В результате заголовки будут расположены друг под другом и займут 21 ячейку рабочего листа.

 

Перенос заголовков из столбца в строку

После удаления из названий столбцов лишних символов можно приступать к формированию строки заголовка списка. Для этого необходимо поместить имена столбцов в строку 1:

1.Выделите и скопируйте в буфер обмена полученный после обработки текст
из диапазона ячеек D4:D24.

2.Поместите табличный курсор в ячейку А1, которая будет служить началом строки заголовка списка.

3.Нажмите правую кнопку мыши и выделите в контекстном меню команду Спе­циальная вставка.

4.В диалоговом окне Специальная вставка отметьте опцию транспонировать (выбрать значения и форматы чисел).

5.Нажмите кнопку ОК. В результате все заголовки будут расположены по го­ризонтали в диапазоне А1:U1.

*Прежде чем приступить к форматированию ячеек заголовка, введите в список данные хотя бы о пяти сотрудниках. Ведь нам не известно, как будет выглядеть табличная база данных с внесенной информацией.

Открытие нескольких окон

В Ехсеl существует возможность открыть для одного и того же рабочего листа два окна. Данная операция выполняется при помощи команды Ок­но/Новое. После этого в списке открытых книг меню Окно вы увидите некоторые изменения. Если ранее здесь было указано имя только одной книги (База), то теперь в списке появятся два имени: База1 и База 2. Список команд меню Окно представлен на рис. 4.

Рис. 4.- Диалог выбор окна

 

Теперь после вызова команды Окно/Расположить на экране появится диалоговое окно Расположение окон (рис. 5). В области Расположить окна этого окна вы­берите, например, переключатель сверху вниз. В результате на экране появятся два окна с одним и тем же листом книги. Одно из окон является активным, на что указывает более яркий цвет его заголовка

Рис. 5- Диалог расположения окон

Перейти к другому окну можно, воспользовавшись одним из следующих методов:

• щелкнув указателем мыши в этом окне;

• с помощью комбинации клавиш [Ctrl+Tab];

• с использованием меню Окно (имя нужного окна будет указано в списке, находящемся в нижней части меню).

Первый метод можно применить только в случае, когда окно, к которому нужно перейти, отображено на экране. Вторым и третьим методами можно вызывать невидимое окно открытой книги, если таковая имеется.

 

Верните таблицу в исходное состояние (когда на экране отображено только одно окно). При этом будет восстановлено и прежнее имя книги — База. Это можно сделать двумя способами:

• нажав кнопку Развернуть в правом верхнем углу любого окна;

• воспользовавшись комбинацией клавиш [Ctrl+F10].
Закрыть одно из окон можно одним из следующих методов:

• нажав кнопку Закрыть окно (с крестиком) в правом верхнем углу окна;

• нажав комбинацию клавиш [Ctrl+F5].

А чтобы свернуть окно, необходимо выполнить одно из таких действий:

• нажать кнопку Свернуть окно в правом верхнем углу сворачиваемого окна;

• применить комбинацию клавиш [Ctrl+F9].

Скрыть одно окно можно, выполнив команду Окно/Скрыть. В этом случае окно не закрывается. Для его восстановления нужно задать команду Окно/Отобразить и, когда появится диалоговое окно Вывод на экран скрытого окна книги , в области Показать скрытое окно книги.

 

Закрепление областей

Очень неудобно работать с таблицей, если не видны заголовки строк и столбцов. Для устранения этого недостатка области таблицы следует закрепить, что позво­ляет при просмотре областей списка одновременно видеть на экране часть его заголовка и расположенные слева столбцы. С целью закрепления областей в на­шей таблице выделите ячейку D2 и вызовите команду Окно/Закрепить области. В этом случае в просматриваемой строке всегда будут видны порядковый и та­бельный номера, а также фамилия сотрудника (столбцы А:С и строка I). Пример одновременного отображения различных областей таблицы приведен на рис. 6.

Рис. 6- Список предприятия

Для отмены закрепления областей следует выполнить команду Окно/Снять за­крепление областей.

Фильтрация списка

Выбрать из списка нужные данные можно при помощи фильтрации, то есть пу­тем сокрытия всех строк списка, кроме тех, которые удовлетворяют заданным, критериям. Чтобы воспользоваться функцией фильтрации, необходимо устано­вить табличный курсор на одну из ячеек заголовка списка (в нашей таблице это диапазон А1:U11) и вызвать команду Данные/Фильтр/Автофильтр. После ее ак­тивизации в правом нижнем углу каждой ячейки заголовка появится маленький квадратик со стрелкой раскрывающегося списка.

Оп­ределите, сколько мужчин (женщин) работает на предприятии. На­жмите кнопку фильтрации, расположенную в ячейке с заголовком Пол, и в от­крывшемся списке выберите букву М (мужчина) Ж (женщина). В строке состояния появится сообщение Фильтр: отбор. Все строки, которые не удовлетворяют за­данному критерию, будут скрыты. Стрелка на кнопке списка окрасится в синий цвет, указывая на то, что для данного поля включен автофильтр. Если же требуется уточнить, сколько среди этих мужчин начальников, нажмите также кнопку автофильтра в ячейке Должность и выберите в соответствующем ей списке слово Начальник. В строке состояния появится сообщение о том, сколь­ко строк удовлетворяет заданному критерию: Найдено записей: столько-то из N (то есть ответ будет дан сразу же).

Чтобы отменить фильтрацию по определенному столбцу, достаточно открыть спи­сок автофильтра в этом столбце и выбрать пункт Все. Однако если функция фильт­рации задана для нескольких столбцов, вам придется повторить эту операцию несколько раз. В этом случае лучше воспользоваться командой Данные/Фильтр/Ото­бразить все.

Функция, фильтрации будет работать как следует, если вы будете внимательными при занесении данных. В частности, нужно следить за тем, чтобы в начале и в конце текстовых данных не было лишних пробелов. На экране они не заметны, но могут привести к ошибочным результатам, а на их выявление тратится много времени. При фильтрации выполняется отбор данных, точно отвечающих заданному кри­терию.

*Поэтому, если вместо слова «Начальник» с столбце встречается слово «На­чальнику, то есть с пробелом в конце, Ехсеl воспринимает эти значения как разные. Чтобы избавиться от несоответствий такого рода, скопируйте в буфер об­мена ячейку со словом «Начальник», активизируйте фильтр для выборки по при­знаку «Начальник_» и замените неправильные значения содержимым буфера.

Поиск данных в списке

Поиск необходимых данных в списке можно осуществлять также при помощи команды Найти (как в текстовом редакторе Word). Эта команда позволяет быстро отыскать любое сочетание символов, слов или цифр. Найдите номера телефонов, которые начинаются цифрами 234. Активизируйте ко­манду Правка/Найти,

внесите символы 234- в поле Что диалогового окна Найти, затем нажмите кнопку Найти далее. Вызвать это диалоговое окно можно также посредством комбинации клавиш [Сtrl+F].

После ввода в поле Что значения 234- вам поочередно будут предложены к рас­смотрению все телефоны, которые начинаются этими цифрами. Если же в данное поле ввести слово «иван», то будут найдены все Иваны, Ивановы и Ивановичи.

Чтобы заменить найденные значения, нужно нажать кнопку Заменить диалого­вого окна Найти. После этого название диалогового окна изменится с Найти на Заменить, и в нем появится дополнительное поле ввода Заменить на. Введите в это поле фрагмент данных, которыми следует заменить фрагмент, указанный в поле Что. Замену найденного фрагмента можно произвести, нажав кнопку За­менить. Если же все элементы в списке можно заменить без предварительной про­верки, воспользуйтесь кнопкой Заменить все.

Изменение имени листа

По умолчанию рабочим листам присваиваются имена Лист1, Лист2 и т. д.

Выра­ботайте привычку присваивать листам информативные имена, иначе через неко­торое время вы просто перестанете ориентироваться в своих данных. Присвоим рабочему листу с табличной базой данных имя Сотрудники. Это можно сделать несколькими способами:

• путем вызова команды Формат/Лист/Переименовать;

• посредством щелчка правой кнопкой мыши на ярлыке листа и выбора в появившемся контекстном меню команды Переименовать;

• двойным щелчком мышью на ярлыке листа.

Удаление листов

По умолчанию новая книга содержит три листа. Однако во многих случаях дан­ные занимают только один или два листа. Кроме того, часто при расчетах при­ходится применять промежуточные листы, на которых производится отладка ал­горитма обработки данных. Когда такие листы становятся ненужными, их следует удалить. Лишние листы рекомендуется удалить и накануне пересылки файла по электронной почте.

Перейдите на лист, подлежащий удалению, и вызовите команду Правка/Удалить лист или щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке этого листа и выберите в контекстном меню команду Удалить. Ехсеl отобразит окно с предупреждением, что отменить операцию удаления листов невозможно. Вы должны подтвердить свое намерение, нажав кнопку ОК.

Чтобы удалить несколько листов сразу, отметьте их ярлыки мышью, удерживая нажатой клавишу [Ctrl] или [Shift]. При помощи клавиши [Ctrl] можно выделить отдельный листы, а при помощи клавиши [Shift] — несколько листов, располо­женных рядом.

Вывод таблиц на печать

При печати документов, созданных в Ехсl, часто возникают проблемы. Объясняется это, в частности, тем, что необходимо учи­тывать ряд дополнительных факторов, нехарактерных, скажем, для процесса пе­чати Word-документов. Рассмотрим особенности печати документов в Ехсеl.

Предварительный просмотр документа

Перед выводом файла на печать необходимо посмотреть, как он будет выглядеть на бумаге. Для этого нужно перейти в режим предварительного просмотра. Проще всего это сделать, нажав одноименную кнопку на стандартной панели инструментов. Можно также воспользоваться командой Файл/Предвари­тельный просмотр. При первом включении режима предварительного просмотра наша таблица будет выглядеть так, как показано на рис. 8.

Рис. 8 – Предварительный просмотр

Обратите внимание, что таблица занимает только половину страницы, но в стро­ке состояния есть надпись Предварительный просмотр: страница 1 из 2. (Нажав на кнопку Далее, вы можете перейти в режим просмотра страницы 2 и увидите, что и она не заполнена.) Таким образом, при печати небольшая таблица будет расположена на двух листах. Как этого избежать?

Создание колонтитулов

Выводимые на печать отчеты часто требуется снабдить дополнительной инфор­мацией, например, пронумеровать страницы, указать дату вывода документа и имя его автора. Многие делают это вручную. Однако в Ехсеl имеется возможность выполнять подобную работу автоматически. Но для этого надо научиться фор­мировать колонтитулы. Управление их содержимым и параметрами осуществля­ется при помощи вкладки Колонтитулы (рис. 11).

Рис. 11- Вкладка Колонтитулы

По умолчанию отведенные для колонтитулов поля являются пустыми. Однако Ехсеl предоставляет в распоряжение пользователя большой набор встроенных ко­лонтитулов, перечни которых находятся в полях Верхний колонтитул и Нижний колонтитул. Вкладка Колонтитулы имеет специальные поля, позволяющие уви­деть, как будет выглядеть колонтитул после выполнения установок. Так, верхний колонтитул на рис. 12 содержит следующую информацию: имя файла, имя лис­та, номер страницы, дату и время вывода файла. В нижнем колонтитуле указано имя лица, подготовившего отчет.

 

Рис. 12

 

(Часть №3)

 

Индивидуальные задания – представить в отчете

1. Создайте на другом (листе, книге, рабочей станции сети) расчетную таблицу (к примеру зар. плата работников) используя MS Query осуществите запрос и результат поместите в листе созданной базы данных (итого зар. плата за месяц).

2. Использую пользовательский фильтр, выберите записи удовлетворяющие условию – Женщины и мужчины в возрасте более 20 и менее 45 лет получившие зар. плату больше 10 тыс. руб.

3. Сделать макросы и поместить их на форму в проекте VBA, а код процедуры пояснить:

- операций создания сложной формулы для обработки текста;

- операции применения функции ЛЕВСИМВ для определения дня рождения сотрудников;

- операцииФорматирование табличной базы данных;

- операции фильтрации списка;

- операции вывода списка на печать;

- операции выбора размера и расположения таблицы на странице;

- операции определения стажа работы служащего;

- операции вызова графика количество полных лет мужчин и женщин предприятия.

- операции структурирования таблицы по строкам и столбцам;

4. провести консолидацию данных, в которой находятся файлы отчетов лабораторных работ и свои графические и иные данные.

5. Создать сводную таблицу, в которой находятся файлы отчетов лабораторных работ и свои графические и иные данные.

 

-

 

 

Лабораторная работа №2

Тема: Создание табличной базы данных сотрудников в среде MS Excel

Время: 4часа

Базы данных как способ хранения и обработки различной информации играют в настоящее время огромную роль. В базах данных хранят сведения о клиентах, заказах, справочники адресов и телефонов, различного рода информацию о ма­газинах и предлагаемых товарах и т. д.

База данных созданная в УЧУД удобна по следующим причинам:

• она обеспечивает удобный метод поиска информации о работнике (фамилия, имя и отчество, место проживания, телефон, должность, дата рождения, количество детей и т. д.);

• с ее помощью можно выполнять различного рода анализ, например, опреде­лять структуру кадров или причины их текучести;

• пользуясь хранящейся в ней информацией, можно быстро формировать долж­ностные оклады, рассчитывать суммы отпускных, начислять зарплату и пре­мии за выслугу лет.

Для учета данных о сотрудниках на предприятиях используют самые разнооб­разные методы. В одних организациях существуют журналы учета, куда инфор­мация вносится вручную, в других применяются классические базы данных для учета кадров, в третьих используются СУБД Ассеss. Но в большинстве случаев на предприятиях учет данных о сотрудниках ведется в электронных таблицах Ехсе1.

Списки

Аналогом простой базы данных в Ехсеl служит список. Список — это группа строк таблицы, содержащая связанные данные. Отличительной особенностью списка является то, что каждый его столбец содержит однотипные данные, например, перечень фамилий, цену за единицу товара и т. д.

Если провести аналогию между списком и табличной базой данных, то столбцы списка являются полями базы данных, а его строки — записями. Считается, что первая строка списка является его заголовком и содержит названия столбцов спи­ска. Заголовок должен иметь на листе электронных таблиц горизонтальную ори­ентацию (в нашем примере он располагается в строке 1). Заголовки применяются Ехсеl при составлении отчетов, а также при поиске и организации данных.

Шрифт, размер шрифта, выравнивание и другие параметры форматирования, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от параметров, на­значенных для строк данных. Для отделения заголовка от расположенных ниже данных применять пустые строки не следует.

 

Формирование заголовка списка

Перечень столбцов списка, который будет применяться при создании базы данных, набит в текстовом редакторе.

1. Порядковый номер;

2. Табельный номер;

3. Фамилия;

4. Имя;

5. Отчество;

6.Дата рождения;

7. Количество полных лет;

8. Пол;

10. Улица;

11. Дом;

12. Квартира;

13. Домашний телефон;

14.Сотовый телефон;

15.Адрес ресурса в сети Internet;

16.Отдел (если есть);

17. Должность;

18. Дата приема на работу;

19. Дата увольнения;

20.Индивидуальный идентификационный номер;

21.Номер страхового полиса;

22. Количество детей;

23. Льготы по ПН;

24.Семейное положение;

25. Непрерывный стаж с;

26. Размер ставки;

27. Надбавка за выслугу лет

* На данном рисунке льготы по ПН (пункт 23) — это льготы, которыми пользуется сотрудник при начислении подоходного налога. Пункт «Совместитель — много­детный», расположенный ниже, содержит сведения о том, является ли данный сотрудник совместителем или многодетным родителем. Справочный столбец пред­назначен для внесения дополнительной информации.