Архивный отдел администрации Тамбовского района, Тамбовской области является структурным подразделением Администрации без образования юридического лица, имеет угловой штамп, по распоряжению Администрации может иметь печать с изображением герба Российской Федерации.

Отдел образуется постановлением Администрации. Отдел является уполномоченным Администрацией органом исполнительной власти местного самоуправления, обладающим собственной компетенцией и осуществляющим деятельность в области архивного дела.

Финансирование и материально - техническое обеспечение Отдела осуществляется Администрацией, целевой объем ассигнований на содержание Отдела предусматривается в ее бюджете. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела может также производиться за счет субвенций и материальных средств, предоставляемых бюджетами других уровней для исполнения полномочий.

Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией РФ, законом РФ " Об архивном деле в Российской Федерации", законом РФ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом администрации Тамбовского района, иными законодательными и правовыми актами РФ и области, постановлениями и распоряжениями Администрации, Положением об архивном отделе администрации Тамбовского района. Положение об Отделе утверждается Администрацией по согласованию с архивным отделом Тамбовской области. Отдел организует выполнение возложенных на него функций непосредственно и архивным отделом Тамбовской области. Реорганизация и ликвидация Отдела осуществляется Администрацией в установленном порядке[21].

Основными задачами Отдела являются:

управление архивным делом администрации Тамбовского района;

организация и обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов Отдела, органов местного самоуправления, организаций, учреждений, предприятий-источников комплектования Отдела;

развитие и совершенствование архивного дела в администрации Тамбовского района, анализ его состояния;

координация деятельности органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание им организационно-методической помощи во внедрении государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;

ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Тамбовской области и документов по личному составу, хранящихся в Отделе и ведомственных архивах учреждений, организаций, предприятий - источников комплектования отдела, осуществление контроля за сохранностью и использованием названных документов.

Функции архивного отдела администрации Тамбовского района

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами: обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов Отдела, в том числе: обеспечивает постоянное хранение, комплектование, учет и использование:

архивных фондов и архивных документе на носителях различных видов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе документов личного происхождения;

печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;

учетных документов, архивных справочников, картотек и других материалов, необходимых в работе Отдела.

Обеспечивает временное хранение, комплектование учет и использование документов:

постоянного хранения, образовавшихся в деятельности располагающихся на территории администрации Тамбовского района организаций относящихся к государственной собственности, в ходе реализации отдельных государственных полномочий, переданных Отделу в соответствии с действующим законодательством и заключенными договорами;

документов по личному составу ликвидированных организаций, зарегистрированных и функционировавших на территории администрации Тамбовского района, не имеющих правопреемника или вышестоящей организации.

По согласованию с Администрацией может принимать на временное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы организаций и граждан.

Разрабатывает, и по согласованию с архивным отделом области, представляет на утверждение Администрации списки организаций-источников комплектования Отдела, ведет систематическую работу по их уточнению. Осуществляет прием документов на хранение в Отдел. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Отделе.

Создает и совершенствует научно - справочный аппарат к документам Отдела, при наличии соответствующих технических средств - создает автоматизированные информационно - поисковые системы, банки и базы данных, справочники о составе документов.

Осуществляет организационно - методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и делопроизводством организаций-источников комплектования Отдела, в том числе:

по согласованию с руководством организаций, в соответствии с заключенными Администрацией договорами о сотрудничестве в области архивного дела проводит проверки состояния делопроизводства, сохранности и учета документов в организациях;

рассматривает и согласовывает Положения о ведомственных архивах и экспертных комиссиях и инструкции по делопроизводству;

рассматривает и представляет в архивный отдел области для утверждения описи дел постоянного хранения, для согласования - описи дел по личному составу, номенклатуры дел организаций;

изучает и обобщает результаты работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространяет их положительный опыт;

проводит совещания, семинары и консультации по вопросам организации делопроизводства и архивного дела;

оказывает действие организациям, расположенным на территории администрации Тамбовского района, в обеспечении хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

разрабатывает и реализует мероприятия по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

Отдел информирует органы местного самоуправления, иные заинтересованные лица о составе и содержании архивных фондов и архивных документов Отдела. Исполняет запросы обращающихся на законном основании юридических и физических лиц о предоставлении документной информации, выдает архивные справки, выписки, заверенные копии документов. Организует работу пользователей документов. Популяризует архивное дело и архивные документы: оформляет документные выставки, готовит материалы для средств массовой информации, проводит встречи с общественностью, использует иные средства для достижения указанной цели.

Архивному отделу администрации Тамбовского района предоставляется право:

1. Представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

2. Вносить на рассмотрение Администрации предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования архивных документов, заключению договоров с негосударственными организациями о сотрудничестве и внесении их в список комплектования Отдела, - совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве ведомств,

3. Участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией вопросов архивного дела и делопроизводства, в том числе готовить проекты распорядительных документов Администрации.

4. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования Отдела необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории администрации Тамбовского района, рекомендации по вопросам работы ведомственных архивов и организации делопроизводства.

6. Принимать участие в совещаниях, и семинарах, проводимых Администрацией и ее структурными подразделениями.

7. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение законодательства в области архивного дела должностных лиц организаций, независимо от формы собственности и ведомственной подчиненности, а также физических лиц.

Организация работы архивного отдела администрации Тамбовского района. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности постановлением Администрации. Начальник Отдела и работники Отдела являются муниципальными служащими.

Начальник Отдела:

планирует и организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач;

отчитывается перед Администрацией и в установленном порядке информирует отдел области о работе Отдела и состоянии архивного дела в администрации Тамбовского района.

Начальник Отдела несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на Отдел, с учетом прав, предоставленных ему настоящим Положением, и в пределах полномочий, предоставленных Отделу.

Работники Отдела несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей в соответствии с должностными инструкциями и трудовыми договорами.

Деятельность Отдела организуется в соответствии в правилами и инструкциями об архивном деле, разработанными Федеральным архивным агентством и архивным отделом области, на основе целевых программ, годового плана развития архивного дела в администрации Тамбовского района, утвержденного Администрацией и согласованного с архивным отделом области.

Отдел осуществляет свою работу во взаимодействии с органами местного самоуправления, научной и культурной общественностью, организациями и гражданами.

При смене начальника Отдела прием передача дел осуществляется специально созданной комиссией, в состав которой ходят представители Администрации и, по согласованию, - архивного отдела области. Акт приема-передачи утверждается Администрацией и представляется в архивный отдел области.

Ликвидация и реорганизация отдела осуществляется Администрацией. Архивный отдел области информируется о произведенных действиях. Архивные фонды и архивные документы Отдела передаются организации правопреемнику, при отсутствии правопреемника место хранения архивных фондов и архивных документов Отдела определяется по согласованию с архивным отделом области.

Отдел при исполнении своих функций взаимодействует с:

Администрацией и ее структурными подразделениями; - архивным отделом области;

органами местного самоуправления администрации Тамбовского района;

органами государственной власти, организациями различных форм собственности, осуществляющими свою деятельность на территории муниципального образования;

средствами массовой информации;

общественными объединениями;

гражданами.

Архивный отдел администрации Тамбовского района - один из старейших в Тамбовском крае. Сегодня в нем сконцентрировано 330 фондов и 21 495 ед. хр. В архиве два архивохранилища, которые безопасны в пожарном отношении, гарантированы от затопления, имеют запасный выход, изолированы от рабочей комнаты. Завершена работа "по сплошному переоборачиванию связок дел в плотную бумагу" и обновлению старых ярлыков на связках. Архивные фонды размещены в порядке возрастания номеров. Архивохранилища оснащены топографическими пофондовыми и постеллажными указателями, имеют схемы расположения фондов на стеллажах.

В соответствии с правилами поддерживаются температурно-влажностный и световой режимы в архивохранилищах, принимаются меры по соблюдению санитарно-гигиенического режима хранения документов, проводится работа по улучшению физического состояния дел. Все изменения в составе и объеме фондов вовремя фиксируются: вносятся в паспорт архива и фондовый каталог, своевременно составляются карточки на новые фонды.

С целью формирования источниковой базы по истории района и Архивного фонда Тамбовской области в список источников комплектования включены 76 учреждений, организаций и предприятий, представляющих 14 отраслей экономики и Тамбовскую территориальную избирательную комиссию. Такой состав довольно полно отражает сложившуюся экономическую структуру и позволяет отбирать на постоянное хранение документы всех ведущих и значимых для района организаций, в том числе и негосударственных, работа с которыми строится на договорной основе. Деятельность архива осуществляется по плану, в соответствии с графиками согласования номенклатур дел, проверок состояния работы с документами в организациях, упорядочения и приема-передачи документов в районный архив.

В течение 1996-2006 гг. на постоянное хранение в районный архив поступили около 8 тыс. дел организационно-распорядительной документации, а также документы по личному составу ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников.

К сожалению, исследователи не всегда находят документы по истории района (переданы на хранение в Государственный архив Тамбовской области) или об отдельных личностях. Несовершенство состава документов объясняется переполнением архива в прошлые годы и особенностями его комплектования (пополнялся главным образом управленческой документацией). Однако в последние годы архив стал активнее комплектоваться документами личного происхождения, что связано с повышением интереса краеведов, учителей и учащихся к документам о жизни знаменитых земляков, истории и развития Тамбовского района.

В результате проведенной в 2007 году акции "И твоя судьба принадлежит истории района" в архив приняты документы известных горожан, ветеранов войны и труда Г.И. Мытикова, К.Н. и В.Н. Шадриных, Г.М. Сарилова, А.П. Короткова, Н.Т. Величаева. Архивные фонды освещают их творческую, служебную, общественную деятельность, содержат личную переписку, фотографии. Эта работа проходит в сотрудничестве с районным советом ветеранов войны, действующим при централизованной библиотечной системе клубом "Ветеран", органами социальной защиты населения. Поскольку не все владельцы личных архивов соглашаются расстаться с документами и передать их на хранение в архив, в беседах с ветеранами работники архива разъясняют важность подобных документов как для истории родного края, так и для патриотического воспитания граждан. В ближайшее время архивный отдел администрации Тамбовского района планирует создать совет содействия архиву, куда войдут архивисты, работники районной администрации, музея, библиотеки, ветераны архивной службы и Великой Отечественной войны.

Архивные документы активно используются для привлечения населения, в том числе молодежи, к изучению истории родного края, Тамбовского района. Ежегодно оформляются стенды и выставки вновь поступивших в архив документов и наиболее интересных материалов архивных фондов. Для районной газеты готовятся статьи о знаменитостях района и города. По местному радио звучат передачи с привлечением архивных источников.

На выставке "Архивная служба в Тамбовском районе" демонстрировались фотографии и награды архивистов, помещений архива за разные годы, а выставка "Мой край родной" представила снимки памятников природы района: редкие виды деревьев, документы о достижениях г. Тамбова и Тамбовского района в экономики и охране окружающей среды. Ее организаторы стремились ознакомить жителей района с успехами в области экологической политики, внести свой вклад в патриотическое воспитание населения.

Архивным отделом администрации Тамбовского района подготовлен буклет "Подвиги героев в сердцах народных", изданный к юбилею Победы. В него вошли фотографии и биографии ветеранов Великой Отечественной войны. Из переданных в архив документов ветеранов Тамбовчане узнают о боевом прошлом и подвигах своих земляков на фронте и в тылу.

В последние годы для повышения эффективности использования архивных документов изучаются потребности органов местного самоуправления, учреждений, организаций, промышленных и сельскохозяйственных предприятий в документной информации, ведется систематическое их информирование об архивных документах по актуальным проблемам социально-экономического развития района, а также о юбилейных и знаменательных событиях в истории Тамбовского района, города, сельских Советов, учреждений здравоохранения, культуры, учебных заведений, промышленных и сельскохозяйственных предприятий.

Из архивных документов и периодики выявляются сведения о юбилейных и памятных датах в жизни района, которые передаются районной администрации. Кроме того, архив проводит инициативное информирование организаций о документах архива по их истории и деятельности.

Деятельность по сохранению документального наследия района отражена в фотоальбоме об истории архивного отдела администрации Тамбовского района.

Значительная часть рабочего времени отводится на исполнение запросов социально-правового характера. Если раньше в основном запрашивали сведения о трудовом стаже и размерах заработной платы, то в последнее время в архив все чаще обращаются за правоустанавливающими документами на домовладения и земельные участки. При отсутствии необходимой информации, архивисты консультируют граждан о дальнейших поисках. Архив также информирует пользователей, в том числе работающие с населением организации, о месте хранения нужной документации, что во многом облегчает получение необходимых документов.

Архивный отдел администрации Тамбовского района, финансируется из средств районного бюджета. Поэтому за обеспечение помещениями, пригодными для длительного хранения документов, их техническое оснащение, оборудование, охрану, создание других необходимых условий для работы архива отвечает районная администрация. Архивисты тесно сотрудничают не только с ней, но и с организациями, учреждениями и предприятиями муниципального образования, а по вопросам методического обеспечения обращаются в Управление культуры и архивного дела Тамбовской области, государственный архив Тамбовской области, Центр документации новейшей истории Тамбовской области.