Архивный отдел Тамбовской области относится к областным органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации и включает в себя:

Управление культуры и архивного дела Тамбовской области (392000, г. Тамбов, ул. Советская, 107);

Государственный архив Тамбовской области (392000, г. Тамбов, ул. Интернациональная, 35);

Центр документации новейшей истории Тамбовской области (392000, г. Тамбов, ул. Рылеева, 61);

В состав районных и городских архивов входит архив Мэрии Тамбова. (392000 Тамбов, Коммунальная, 6);

К ведомственным архивам можно отнести архив управления образования Тамбовской области (Тамбов, Бульвар Энтузиастов, 2).

Анализ работы архивного отдела Тамбовской области в 1996 - 2006 гг. показывает, что за 10-летний период в сложных социально-экономических и политических условиях удалось сохранить целостность и управляемость архивной отрасли, добиться определенного развития архивной службы, повысить ее роль в решении социально-экономических проблем области.

Создана областная законодательная база архивного дела, образован Центр документации новейшей истории Тамбовской области, Центр хранения документов по личному составу Тамбовской области, районные и городские архивы получили статус архивов с постоянным составом документов.

Источниками комплектования архивов стали помимо государственных организаций предприятия и учреждения различных форм собственности. Внедрены договорные отношения с собственниками документов. За истекший период архивами принято на хранение 475 тысяч дел.

Сохранена материально-техническая база архивов, принимались активные меры по ее укреплению.

Обеспечены сохранность и государственный учет документов, организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве.

Архивы стали общедоступными. Активно проводилась работа по включению в научный оборот документов секретного хранения и ограниченного доступа.

Значительное внимание уделялось использованию документов в интересах государственной власти и местного самоуправления, научных учреждениях, а также физических лиц. За 10 лет архивами исполнено около 170 тысяч запросов социально-правового характера.

Началась работа по внедрению компьютерных архивных технологий.

Архивными учреждениями активно привлекались внебюджетные средства. Существенно расширился круг социальных льгот и гарантий архивистов.

Вместе с тем, результаты анализа свидетельствуют о наличии ряда проблем и негативных тенденций в области архивного дела.

Из-за недостатка финансовых средств оказались невыполненными многие мероприятия, предусмотренные постановлением областной Думы N 680 18 марта 1999 г. "О программе "Развитие архивного дела Тамбовской области (2000-2005 гг.)". Не в полной мере используются правовые нормы во взаимоотношениях государственных, городских, районных архивов с ведомствами, имеются недостатки в учете документов.

Основными задачами, стоящими перед Архивным отделом Тамбовской области являются:

Реализация государственной политики в сфере архивного дела на территории Тамбовской области области.

Осуществление правового регулирования архивного дела в Тамбовской области.

Контроль за соблюдением законодательства Тамбовской области об Архивном фонде Тамбовской области и архивах. .

Организация комплектования, хранения, учета и использования архивных фондов и архивных документов, находящихся в собственности Тамбовской области[18].

Ведение государственного учета документов Архивного фонда Тамбовской области и обеспечение информацией о его составе и содержании органов государственной власти Тамбовской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Тамбовской области, физических и юридических лиц.

На 01.10 2007 г. в системе архивных органов и учреждений Тамбовской области находится 17 архивных отделов муниципальных администраций и 11 муниципальных архивов, хранящих более 5 тысяч фондов, свыше 1 миллиона 200 тысяч единиц хранения, в том числе более 4 тысяч единиц хранения документов личного происхождения, более 17 тысяч единиц хранения фотодокументов, более 700 единиц хранения фоно и видеодокументов. Это документальное богатство отражает экономическую, социальную и культурную жизнь городов и районов области, историю становления и развития местного самоуправления в Тамбовском крае.

Свыше шестисот тысяч принятых на хранение дел по личному составу позволяют обеспечить социальные права граждан.

Сохранность, учет и использование архивных документов обеспечивают 165 специалистов, из них имеют высшее образование по специальности "Архивоведение" 13 человек.

Ежегодно муниципальные архивы предоставляют возможность изучать хранящиеся в них документы большому количеству исследователей: только в 2006 г. с документами муниципальных архивных отделов и архивов работало более тысячи исследователей. В 2006 г. по архивным документам муниципальных архивов было подготовлено 23 выставки, проведено 5 радио и телепередачи, опубликовано 85 статей и подборок документов по социально-правовым запросам было выдано около 30 тысяч архивных справок, подтверждающих трудовой стаж, заработную плату и социальные льготы граждан.

Архивные отделы и архивы городов и районов Тамбовской области всегда готовы дать необходимую информацию учреждениям и организациям, всем, кто интересуется историей своей малой Родины.

Показатели Стратегического плана, государственные заказы на оказание архивных услуг населению в 2006 году выполнены в полном объеме. Основные показатели развития архивного дела, в основном, выполнены, за исключением ведения учетных БД. Объем информации, введенной в БД "Архивный фонд", составил 34,4 МБ (план - 48,0 Мб). Причина - в значительном увеличении объема (на 25% по сравнению с 2005 г) социально-правовых запросов в рамках проводимой Пенсионным фондом Российской Федерации оценкой пенсионных прав граждан, в связи с чем основной бюджет рабочего времени муниципальных архивистов был затрачен на подготовку справок.

В связи с обострением проблем обеспечения сохранности и учета документально-культурного наследия Российской Федерации большое внимание в 2007 году уделялось вопросам безопасности информационных ресурсов Архивного фонда Тамбовской области. Вопросы обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов регулярно рассматривались экспертно-проверочной методической комиссией Управления по делам архивов, методическими комиссиями и дирекциями госархивов.

В Областном и муниципальных архивах осуществлена проверка наличия и физического состояния 49,228 тыс. ед. хр. В историческом архиве по итогам розыска дел, не обнаруженных в ходе проверок в 2001-2005 гг., комиссией Управления по делам архивов снято с наличия 186 дел, продолжена проверка наличия и технического состояния фотодокументов - проверено 2,4 тыс. ед. хр. дубль-негативов.

Основная работа государственных и муниципальных архивов в области формирования Архивного фонда Тамбовского края была сосредоточена на улучшении ведомственного хранения документов, обеспечения их сохранности, качественного пополнения Архивного фонда края[19].

Проведено уточнение списков организаций-источников комплектования республиканских государственных и муниципальных архивов с учетом паспортизации ведомственных архивов по состоянию на 01.12.2006.

Организациям-источникам комплектования архивов оказывалась методическая помощь в организации документов в делопроизводстве, разработке нормативно-методических документов, регламентирующих постановку делопроизводства и организацию работы архивов.

В 2007 году архивными учреждениями области продолжена работа по внедрению в практику работы: "Перечня документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сбербанка России и его филиалов", "Перечня документов со сроками хранения Центрального банка Российской Федерации", "Перечня документов, образующихся в деятельности органов управления воинских частей, войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения".

Архивный фонд пополняется фотодокументами и документами на традиционных носителях владельцев личных архивов. Организованы встречи с выдающимися деятелями науки, культуры, ветеранами войны и труда и др.

Активизируется роль муниципальных архивов как центров сохранения истории родного края. Так, в феврале 2007 года на базе муниципального архива Тамбовского района проведена научно-практическая конференция "Взаимодействие архивов и общественности по сохранению духовного наследия: проблемы, опыт и инновации по сбору документов личного происхождения", где был представлен опыт муниципальных архивистов по собиранию и сохранению документов.

Архивы продолжают заключение соглашений о сотрудничестве с негосударственными организациями и территориальными органами федеральных органов исполнительной власти в части передачи документов негосударственной и федеральной собственности в государственные архивы Тамбовской области. На 01.01.2007 заключено 21 соглашение.

На государственное хранение принято документов 30,0 тыс. ед., утверждены описи на 30,0 тыс. дел управленческой документации.

Накопленные информационные ресурсы Архивного фонда Тамбовской области активно используются в практических и научных целях. В приоритетном порядке в течение года осуществлялось информационное обеспечение мероприятий, проводимых органами государственной власти края.

Значительное внимание архивными учреждениями края уделялось реализации мероприятий государственной программы "Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2006-2010 годы" в Тамбовской области.

Государственные и муниципальные архивы Тамбовской области активно участвовали в мероприятиях, приуроченных к 61 - годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. Организованы документальные выставки, проведены Круглые столы с участием ветеранов Великой Отечественной войны, локальных военных конфликтов, тружеников тыла военных лет, представителей Центра героико-патриотического воспитания "Отечество". В учебных заведениях области на основе архивных документов проведен цикл тематических уроков "Память о героях на все времена"[20].

Одной из важнейших функций государственных и муниципальных архивов является деятельность по социальной защите граждан. В связи с проводимой Пенсионным фондом Российской Федерации оценкой пенсионных прав граждан не уменьшается число запросов социально-правового характера. В 2007 году от граждан поступило 18,5 тыс. запросов, с положительным результатом исполнено 15,3 тыс. запросов (84,0%). Увеличилось число тематических запросов.

Продолжено информационное обслуживание пользователей. В течение года в республиканских государственных и муниципальных архивах занималось 1 357 исследователей. Количество выданных документов составило 33 283 единиц хранения, количество изготовленных копий - 9 775 листов.

В отчетном периоде продолжалась работа архивных учреждений Тамбовской области по созданию информационно-поисковых систем. Этому во многом способствовало оснащение архивных учреждений современной компьютерной техникой, внедрение и использование современных информационных и коммуникационных технологий в области архивного дела. В 2006 году парк компьютерной техники государственных архивных учреждениях пополнился 19 новыми компьютерами, 5 серверами. Подходит к завершению работа по созданию единой информационной сети, которая объединит государственные архивы. Это позволит расширить доступ к документам Архивного фонда Тамбовской области и архивным базам данных.

Работа в области создания и совершенствования научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем осуществлялась в рамках программ государственных архивов по созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем к документам на 2006 - 2010 гг.