Согласно Федеральному закону от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организация для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности обязана проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в т.ч. и расчетов с покупателями и заказчиками, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок проведения инвентаризации по расчетам с покупателями и заказчиками регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13.06.95г. №49 (далее по тексту Методические указания).

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации.

Однако, в соответствии с п.2 ст.12 Федерального закона №129 и п.1.5 Методических указаний, проведение инвентаризации обязательно:

· при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Исключение составляют основные фонды и библиотечные фонды, инвентаризация которых может проводиться один раз в три года и один раз в пять лет соответственно. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

· при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

· при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

· в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

· при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса.

· при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации обязательно проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Для проведения инвентаризации в ООО «Росметалл» создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой входят генеральный директор, главный бухгалтер и бухгалтер по расчетам.

Руководитель ООО «Росметалл» создает условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества и финансовых обязательств в установленные сроки.

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете применяются типовые унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее по тексту Постановление Госкомстата РФ № 88).

В ООО «Росметалл» за 10-15 дней до наступления срока проведения инвентаризации директор издает приказ по форме №ИНВ-22, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ №88. Этот приказ регистрируют в Журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма №ИНВ-23).

Инвентаризация расчетов проводится с целью документального подтверждения наличия дебиторской задолженности и обязательств, установления сроков их возникновения и погашения, уточнения оценки.

В соответствии с пунктом 3.48 Методических указаний инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

В соответствии с п.73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденной приказом Минфина РФ от 29.07.1998 №34н, расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными.

Таким образом, даже если в бухгалтерском учете обязательства у контрагентов будут отражены в различных суммах, при проведении сверки организация вправе настаивать на правильности своих записей и не обязательно приводить свои данные в соответствие с данными поставщика (подрядчика).

Только если по итогам сверки неправильность данных будет доказана другой стороной, и с этим согласится сама организация, бухгалтерские записи могут быть приведены в соответствие с реально оказанными объемами услуг (выполненных работ, поставленной продукции) с учетом наличия правильно оформленных первичных учетных документов. Без наличия таких документов организация не вправе, только лишь на основании одного акта сверки, производить дополнительные или сторнировочные записи.

Таким образом, инвентаризация расчетов с покупателями и заказчиками заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и других счетах учета.

Для этого составляются акты сверки расчетов с контрагентами. В них указываются дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), сумма НДС, а также суммы оплаты и реквизиты платежных документов.

Акт сверки оформляется по каждому дебитору и каждому кредитору в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в бухгалтерии, а второй направляется дебитору (кредитору), с которым производилась сверка. Отметим, что обязательность оформления направленных актов сверки другой стороной законодательством не установлена. Кроме того, часть актов сверки организация вплоть до оформления бухгалтерской отчетности может и не получить от контрагента.

Выявленные результаты инвентаризации расчетов отражаются в Акте инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма №ИНВ-17). Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии.

В акте указывается:

1. наименование организации дебитора (кредитора);

2. счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;

3. суммы задолженности, согласованные и не согласованные с дебиторами (кредиторами);

4. суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.

В отдельном порядке по графам 4, 5 и 6 данной формы приводятся сведения о задолженности, подтвержденной дебиторами (графа 4 формы), не подтвержденной дебиторами (графа 5 формы), а также о задолженности с истекшим сроком исковой давности (графа 6 формы). Не подтвержденные контрагентами суммы задолженности по причине неполучения от них актов сверки заносятся в графу 5 акта по форме №ИНВ-17.

К акту инвентаризации расчетов по указанным видам задолженности должна быть приложена справка (Приложение к форме №ИНВ-17). Справка составляется в одном экземпляре в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета и является основанием для составления акта.

Инвентаризацию проводят в присутствии лица, ответственного за ведение документов по расчетам с контрагентами. Если ответственный работник отсутствует, выверка сумм и документов проводится без него. На результаты инвентаризации это не влияет. В то же время отсутствие одного из членов комиссии в момент инвентаризации дает основание считать ее результаты недействительными. В данной ситуации рекомендуем назначить таким сотрудникам приказом руководителя замену.

В соответствии с п.77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденной приказом Минфина РФ от 29.07.1998 №34н, на основании данных проведенной инвентаризации дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, другие долги, нереальные для взыскания, списываются на уменьшение резервов по сомнительным долгам или на финансовые результаты.

Списанная дебиторская задолженность не является аннулированной. Эта задолженность должна отражаться на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение 5 лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

При поступлении средств по раннее списанной дебиторской задолженности дебетуют счета учета денежных средств и кредитуют счет 91, одновременно на указанные суммы кредитуют забалансовый счет.

Кредиторская задолженность по истечении срока исковой давности списывается на финансовые результаты.

В ООО «Росметалл» результаты инвентаризации оформляются приказом директора и следующими бухгалтерскими записями (табл.2.1):

Таблица 2.1 - Записи на счетах бухгалтерского учета ООО «Росметалл» по результатам инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками

В ООО «Росметалл» в декабре 2008 года была проведена инвентаризация расчетов с покупателями и заказчиками. Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами формы № ИНВ-17, который был составлен по результатам инвентаризации, представлен в приложении 4.

Из акта инвентаризации мы видим, что на конец 2008 года в ООО «Росметалл» выявлена дебиторская задолженность срок исковой давности уже истек. На основании приказа бухгалтер по расчетам делает следующие бухгалтерские проводки (табл.2.2):

Таблица 2.2 - Выписка из журнала хозяйственных операций ООО «Росметалл»

Если же в течение 5 лет ООО «Стройсервис» оплатит дебиторскую задолженность, которая была списана в убыток, то, также на основании приказа директора, бухгалтер ООО «Росметалл» сделает следующие бухгалтерские записи в Журнале хозяйственных операций (табл.2.3):

Таблица 2.3

Таким образом, в результате проведенного исследования организации бухгалтерского учета в ООО «Росметалл» можно сделать следующий вывод:

Бухгалтерский учет расчетов с покупателями и заказчиками ведется в соответствии с нормативными актами, регулирующими бухгалтерский учет в Российской Федерации. В учете используются первичные учетные документы по формам, установленным Постановлением Госкомстата РФ.