В соответствии с нормами законодательства о контрактной системе заказчик обязан направлять в Федеральное казначейство сведения о заключении, изменении, исполнении и расторжении контракта в течение трех рабочих дней со дня наступления события. Исключение составляют два основания заключения контракта:

осуществление закупки на сумму, не превышающую 100 тыс.руб. При этом годовой объем закупок, которые заказчик вправе осуществить на этом основании, не должен превышать двух млн. руб. или не должен превышать 5% совокупного годового объема закупок и не должен составлять более, чем  50 млн. руб.;

осуществление закупки государственным или муниципальным учреждением культуры, уставными целями деятельности которого являются сохранение, использование и популяризация объектов культурного наследия, а также государственной или муниципальной образовательной организацией на сумму, не превышающую 400 тыс. руб. При этом годовой объем закупок, которые заказчик вправе осуществить на этом основании, не должен превышать 50 % совокупного годового объема закупок заказчика и не должен составлять более, чем 20 млн. руб.

Сведения о контрактах формируют реестр контрактов, порядок ведения которого установлен в постановлении Правительства РФ от 28.11. 2013 № 1084 «О порядке ведения реестра контрактов, заключенных заказчиками, и реестра контрактов, содержащего сведения, составляющие государственную тайну». Перечень сведений и документов, подлежащих включению в реестр контрактов, определен в ст. 103 Закона о контрактной системе. К ним относятся:

1) наименование заказчика;

2) источник финансирования;

3) способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя);

4) дата подведения результатов определения поставщика (подрядчика, исполнителя) и реквизиты документа, подтверждающего основание заключения контракта;

5) дата заключения контракта;

6) объект закупки, цена контракта и срок его исполнения, цена единицы товара, наименование страны происхождения или информация о производителе товара в отношении исполненного контракта;

7) наименование, фирменное наименование (при наличии), место нахождения (для юридического лица), фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства (для физического лица), идентификационный номер налогоплательщика - поставщика (подрядчика, исполнителя) или для иностранного лица в соответствии с законодательством соответствующего иностранного государства аналог ИНН поставщика (подрядчика, исполнителя), за исключением информации о физическом лице - поставщике культурных ценностей, в том числе музейных предметов и музейных коллекций, а также редких и ценных изданий, рукописей, архивных документов (включая их копии), имеющих историческое, художественное или иное культурное значение и предназначенных для пополнения государственных музейного, библиотечного, архивного фондов, кино-, фотофондов и аналогичных фондов;

8) информация об изменении контракта с указанием условий контракта, которые были изменены;

9) копия заключенного контракта, подписанная усиленной электронной подписью заказчика;

10) информация об исполнении контракта, в том числе информация об оплате контракта, о начислении неустоек (штрафов, пеней) в связи с ненадлежащим исполнением обязательств, предусмотренных контрактом, стороной контракта;

11) информация о расторжении контракта с указанием оснований его расторжения;

12) идентификационный код закупки;

13) документ о приемке в случае принятия решения о приемке поставленного товара (продукции), выполненной работы, оказанной услуги;

14) решение врачебной комиссии, предусмотренное при осуществлении закупок лекарственных препаратов, которые необходимы пациенту при наличии медицинских показаний, с обеспечением предусмотренного законодательством Российской Федерации в области персональных данных обезличивания персональных данных;

15) иные информация и документы, определенные порядком ведения реестра контрактов.

В течение трех рабочих дней от даты заключения контракта заказчик направляет указанную информацию в Федеральное казначейство. Если были внесены изменения в условия контракта, заказчики в тот же срок направляют в указанный орган соответствующую информацию. В тот же срок направляется информация об исполнении контракта, расторжении контракта, приемки поставленного товара. Федеральный орган исполнительной власти, Федеральное казначейство проверяет наличие информации и документов и их соответствие требованиям, установленным порядком ведения реестра контрактов, и размещает в единой информационной системе информацию и документы в течение трех рабочих дней с даты их получения. В случае несоответствия информации и документов указанным требованиям они не подлежат размещению в реестре контрактов.