Кассиру, иному уполномоченному лицу при осуществлении приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек запрещается иметь в денежном ящике КСА или ином месте аналогичного назначения наличные денежные средства, не учтенные через кассовый аппарат, систему (кроме наличных денежных средств, выданных авансом для расходных операций перед началом рабочего дня (смены), в размере и порядке, установленных законодательством Беларуси).

Кассир, иное уполномоченное лицо обязаны проводить суммы принятых наличных денежных средств и (или) денежных средств, снятых с банковских пластиковых карточек, через КСА и в подтверждение сумм принятых наличных денежных средств и (или) денежных средств, снятых с банковских пластиковых карточек, выдавать покупателю (потребителю) чек кассовых аппаратов и систем.

В п. 12 Инструкции №103 указано, что после выдачи покупателю (потребителю) чека КСА полученные наличные денежные средства помещаются в денежный ящик кассового аппарата или системы или иное место аналогичного назначения. Именно такой порядок действий имеет важное значение не только для предотвращения возможных санкций со стороны контролирующих органов за невыдачу покупателю кассового чека, но и в отношении возможного мошенничества со стороны недобросовестных покупателей. Поэтому кассиру необходимо четко выполнять перечисленные ниже действия именно в указанной последовательности:

1) принять от покупателя деньги и положить их на видное место;

2) выбить кассовый чек;

3) отсчитать при необходимости сдачу;

4) сдачу и кассовый чек вручить покупателю;

5) поместить полученные от покупателя наличные денежные средства в денежный ящик КСА или иное место аналогичного назначения.

Иногда кассиру приходится возвращать покупателю деньги из кассы. В случае возврата покупателю (потребителю) наличных денежных средств, принятых с использованием кассовых аппаратов или систем (за исключением межгосударственной автоматизированной системы управления «Экспресс»), составляется акт о возврате наличных денежных средств покупателю (потребителю) по форме согласно приложению 2 к Инструкции №103.

Встречаются и ситуации, когда кассиры допускают ошибки и вводят в КСА сумму большую, чем требуется. На практике исправление подобной ошибки зачастую производится за счет того, что следующим покупателям разница просто «не добивается», однако необходимо заметить, что данный способ законодательством запрещен. Если кассиром или иным уполномоченным лицом допущена ошибка при вводе суммы, то в конце рабочего дня (смены) должен быть составлен реестр ошибочно сформированных чеков кассового суммирующего аппарата, специальной компьютерной системы, билетопечатающей машины, таксометра по форме согласно приложению 3 к Инструкции №103 (за исключением чеков (проездных документов) межгосударственной автоматизированной системы управления «Экспресс»), к которому прилагаются ошибочно сформированные чеки.

Книга кассира-операциониста

На каждый КСА ведется книга кассира-операциониста, форма которой приведена в приложении 1 к Инструкции №103. Исключение составляют кассовые аппараты и системы, используемые в своей деятельности Национальным банком Республики Беларусь, банками, организациями республиканского унитарного предприятия электросвязи «Белтелеком», индивидуальными предпринимателями – плательщиками единого налога, Белорусской железной дорогой, использующей межгосударственную автоматизированную систему управления «Экспресс».

Как уже отмечалось выше, книга кассира-операциониста должна находиться в месте установки кассовых аппаратов и систем, за исключением таксометров.

Как и сами КСА, книга кассира-операциониста подлежит регистрации в инспекции Министерства по налогам и сборам по месту постановки на учет юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Книга кассира-операциониста предназначена для ежедневной контрольной регистрации показаний накапливающих денежных счетчиков (денежных оборотов) кассового аппарата или системы и должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями руководителя организации и лица, осуществляющего руководство бухгалтерским учетом в организации, и печатью организации либо подписью индивидуального предпринимателя, а также подписью уполномоченного должностного лица и печатью инс­пекции Министерства по налогам и сборам.

Записи в книге кассира-операциониста производятся ежедневно в хронологическом порядке, перьевой или шариковой ручкой, без помарок. В начале рабочего дня (смены) выполняется запись даты и показаний накапливающих денежных счетчиков (денежных оборотов) КСА на начало рабочего дня (смены). По окончании рабочего дня (смены) производится заполнение остальных реквизитов, предусмотренных формой книги кассира-операциониста. Внесение в книгу кассира-операциониста исправлений должно оговариваться и заверяться подписями кассира либо иного лица, уполномоченного осуществлять прием наличных денежных средств, и руководителя организации (его заместителя), индивидуального предпринимателя.

Суммы денежных средств, снятые с банковских пластиковых карточек и проведенные через кассовый аппарат или систему, отражаются в книге кассира-операциониста отдельной строкой в конце рабочего дня.

Конец смены

В соответствии с эксплуатационной документацией на КСА по окончании рабочего дня (смены) формируется отчет закрытия смены (Z-отчет) по форме, установленной государственными стандартами Республики Беларусь.

Использованные контрольные ленты, отчеты закрытия смены (Z-отчеты) хранятся в опечатанном виде в течение трех лет, после чего могут быть уничтожены в установленном порядке. Национальным банком Республики Беларусь, банками хранение контрольных лент при использовании систем осуществляется в электронном виде при обеспечении хранения информации в установленные сроки.

Изменение сведений

Согласно п. 7 Инструкции №100 в случае изменения наименования юридического лица либо его организационно-правовой формы, перемены фамилии, собственного имени, отчества индивидуального предпринимателя субъект предпринимательской деятельности в 15-дневный срок со дня, следующего за днем изменения указанных данных, должен представить в инспекцию Министерства по налогам и сборам заявление произвольной формы об изменении наименования юридического лица или его организационно-правовой формы, перемене фамилии, собственного имени, отчества индивидуального предпринимателя и документы, на основании которых внесены соответствующие изменения. Заявление подается в двух экземплярах, один из которых остается у налоговиков. На основании представленных документов уполномоченное должностное лицо инспекции Министерства по налогам и сборам вносит соответствующие изменения в список, журнал регистрации кассовых аппаратов и систем, заверяет их своей подписью и печатью, а также вносит изменения в автоматизированное рабочее место «Учет кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем» (далее – АРМ «Учет КСА»).

В случае изменения наименования пункта установки кассового аппарата или системы и его адреса (за исключением КСА, используемых на транспорте и при выездной торговле) субъект предпринимательской деятельности в 5-дневный срок представляет в инспекцию Министерства по налогам и сборам список кассовых аппаратов и систем, сведения о которых изменились, по форме согласно приложению 2 к Инструкции №100. Указанный список хранится вместе с первоначальным списком и имеет тот же регистрационный номер. Соответствующие изменения вносятся уполномоченным должностным лицом инспекции Министерства по налогам и сборам в журнал кассовых регистрации аппаратов и систем и в АРМ «Учет КСА».

При снятии субъекта предпринимательской деятельности с учета в одной инспекции Министерства по налогам и сборам и постановке на учет в другой (при изменении места нахождения, места жительства субъекта предпринимательской деятельности либо в связи с принятием соответствующих решений уполномоченными государственными органами в соответствии с законодательством) кассовые аппараты и системы с регистрации в налоговом органе не снимаются. В этом случае осуществляется снятие КСА с учета в одной инспекции и постановка их на учет в другой, при этом инспекция Министерства по налогам и сборам по прежнему месту нахождения, месту жительства субъекта предпринимательской деятельности направляет в инспекцию по новому месту нахождения, месту жительства субъекта предпринимательской деятельности список зарегистрированных им кассовых аппаратов и систем и сведения о снятии их с учета. Соответствующие изменения вносятся уполномоченными должностными лицами инспекций Министерства по налогам и сборам в журналы регистрации кассовых аппаратов и систем и в АРМ «Учет КСА».

Согласно п. 20 Инструкции №103 использование кассовых аппаратов и систем (за исключением КСА, применяемых на транспорте) вне пункта их установки допускается при условии соблюдения требований, установленных п. 7 Инструкции №100 и приведенных выше.