Согласно п. 2.3 Постановления №18/1 КСА подлежат регистрации в налоговом органе по месту постановки на учет юридического лица или индивидуального предпринимателя до их применения указанными лицами и при наличии договора на их техническое обслуживание и ремонт. Исключение составляют кассовые аппараты и системы, используемые в своей деятельности Национальным банком Республики Беларусь или банками.

Это означает, что перед тем, как начать использовать для приема денег приобретенный КСА, необходимо:

1) заключить договор на техническое обслуживание и ремонт кассового аппарата или системы;

2) зарегистрировать КСА в налоговом органе.

Договор на техническое обслуживание и ремонт кассового аппарата или системы заключаются с центром технического обслуживания и ремонта (далее – центр, ЦТО), имеющим сертификат соответствия на данный вид деятельности.

После процедуры заключения договора с центром кассовый аппарат или система регистрируется в налоговом органе. Порядок такой регистрации определен Инструкцией о некоторых вопросах регистрации в инспекциях Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, таксометров, входных билетов, программ (буклетов), квитанций, применяемых юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями для приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг, утвержденной постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 03.09.2004 №100 (далее – Инструкция №100).

Пунктом 3 Инструкции №100 установлены определенные требования к КСА, которые необходимы для их регистрации. В первую очередь отметим, что на кассовом аппарате и системе должны быть установлены средства контроля в порядке, предусмотренном законодательством. При этом средства контроля устанавливают юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие производство либо ввоз на территорию Беларуси КСА в соответствии с Положением о порядке использования и учета юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, которые осуществляют производство или ввоз на территорию Республики Беларусь кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин и таксометров либо их техническое обслуживание и ремонт, средств контроля, предназначенных для установки на указанные аппараты и системы, и утверждении образцов средств контроля, предназначенных для установки на кассовые суммирующие аппараты, специальные компьютерные системы, билетопечатающие машины и таксометры, утвержденном постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 08.02.2002 №9.

Индивидуальным предпринимателям для регистрации кассового аппарата или системы (за исключением билетопечатающих машин и таксометров) необходимо открыть в банке текущий (расчетный) счет.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели не вправе использовать для приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Беларуси при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг КСА без средств контроля либо с поврежденными средствами контроля, либо установленными с нарушением порядка, предусмотренного законодательством Республики Беларусь.

Вышеупомянутым п. 3 Инструкции №100, а также п. 49 Перечня административных процедур, совершаемых налоговыми органами в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.10.2007 №1399 (далее – Перечень №1399), утвержден список документов, которые необходимо представить субъекту предпринимательской деятельности в налоговый орган по месту постановки на учет для регистрации кассового аппарата или системы, в который входят:

– заявление по форме согласно приложению 1 к Инструкции №100;

– список КСА, представленных для регистрации в инспекцию Министерства по налогам и сборам (далее – список), по форме согласно приложению 2 к Инструкции №100;

– акт о снятии показаний контрольных и накапливающих денежных счетчиков с приложением отчета (кассового чека) с показаниями суммирующего денежного счетчика по каждому кассовому аппарату и системе по форме согласно приложению 3 к Инструкции №100;

– эксплуатационная документация (паспорт (формуляр) КСА);

– договор на техническое обслуживание и ремонт кассового аппарата или системы и его заверенная в установленном порядке копия;

– книга кассира-операциониста.

Для регистрации КСА книга кассира-операциониста не представляется:

– организациями республиканского унитарного предприятия электросвязи «Белтелеком»;

– индивидуальными предпринимателями – плательщиками единого налога с индивидуальных предпринимателей и иных физических лиц;

– организациями Белорусской железной дороги, использующими межгосударственную автоматизированную систему управления «Экспресс».

Список представляется в двух экземплярах. Срок регистрации кассового аппарата или системы в налоговом органе установлен п. 49 Перечня №1399 и составляет 5 рабочих дней. По его истечении второй экземпляр списка после регистрации КСА с проставлением штампа инспекции Министерства по налогам и сборам вручается субъекту предпринимательской деятельности. При этом ему возвращается эксплуатационная документация (паспорт (формуляр) кассового аппарата или системы с проставлением штампа инспекции Министерства по налогам и сборам), договор на техническое обслуживание и ремонт, а также книга кассира-операциониста.

И только после этого КСА можно использовать для приема наличных денег.