Автономная некоммерческая организация
Областной детский оздоровительно-образовательный центр
«Ребячья республика»
«Тайм менеджмент»
Мастер-класс: «Управление временем»
Автор-составитель:
Тюменцев Антон Владимирович
Старший вожатый филиала
АНО ОДООЦ «Ребячья республика»
Тюмень, 2019 г
План-конспект мастер класса
«Тайм менеджмент»
«Управление временем»
Технологическая карта занятия
| Педагог | Тюменцев Антон Владимирович АНО ОДООЦ «Ребячья республика», старший вожатый. | ||
| Тема занятия | «Тайм менеджмент». «Управление временем». | ||
| Цель занятия | Освоение компетенций, необходимых для управления временными ресурсами и эффективного использования времени. | ||
Задачи занятия
Организационный момент. Приветствие, проверка подготовленности, организация внимания.
Правила техники безопасности. Инструктаж по ТБ.
Актуализация знаний. Проверить, какие знания уже имеются у участников по теме мастер класса.
Педагог рассказывает, в чем заключается сущность тайм-менеджмента как
технологии эффективной организации времени
Рассказать и познакомить со способами их создания. Изучить пять главных тем мастер-класса:
· Основы тайм-менеджмента;
· Целеполагание;
· Планирование дел;
· Системы управления временем;
· Инструменты для управления временем и повышения личной эффективности;
Участникам мастер класса представляется к показу видеоматериал о том, как правильно использовать время. Узнать сервисы и программы для планирования и управления временем.
Практическая часть.
Закрепление изученного материала. Самостоятельная и групповая работа. Ребята делятся на группы. Группам даются дифференцированные задания.
Ход занятия
Перед началом занятия проводится проветривание.
Включается необходимое оборудование.
Организационный момент – 5 минуты.
- приветствие;
- инструктаж по ТБ.
Педагог: Добрый день, участники мастер-класса. Меня зовут, Антон. Я рад Вас видеть на своем мастер классе под названием «Тайм-менеджмент». «Управление временем».
Поприветствуйте друг друга и присаживайтесь на свои места.
Педагог: Для начала, как обычно, повторим правила техники безопасности.
Инструктаж по ТБ перед началом занятия:
1. Если почувствовали себя плохо, незамедлительно сообщите об этом руководителю центра.
2. В случае чрезвычайной ситуации, помните, что эвакуация осуществляется строго под руководством педагога.
Педагог: Ребята, Вы - молодцы! Мы с Вами повторили правила ТБ. А сейчас предлагаю познакомиться с темой мастер класса.
Основной период – 90 минут.
Педагог: Как вы относитесь к времени, можно ли управлять временем?
Участники отвечают и предлагают свои мысли по этим вопросам.
Предполагаемые ответы: не задумывались над данной темой, не ценят время, можно, но не всегда.
Педагог: Время, как и другой вид деятельности, требует управления. Ведь зачастую нашему успеху мешает неумение планировать свою деятельность, отсутствие времени. И сегодня мы с вами как раз поговорим о проблеме управления временем. Тема нашего занятия: «Тайм-менеджмент» «Управление временем».
Для того, чтобы нам с вами идти вперед необходимо раскрыть понятие «Тайм-менеджмента», для этого посмотрите на экран, прочитайте определение и объясните, как вы понимаете его?
На экране понятие «Тайм менеджмент- технология организации времени и повышения эффективности его использования.)
Педагог выслушивает ответы, корректирует.
Предполагаемые ответы : Это технология, которая позволит тебе правильно использовать время, для поставленных целей и задач.
Педагог: А как вы думаете зачем каждому из нас планировать свое время? Для чего нам это нужно? Чего вы хотите добиться или получить в результате?
Педагог выслушивает ответы
Педагог: Я предлагаю вам нарисовать то, к чему вы стремитесь, что хотите получить, в пустом круге на листочке, который я вам раздал. Рисовать можно любую вашу жизненную цель, что вы хотите: конкретный предмет, символ, эмоцию.
Пока ребята рисуют 2-3 минуты фоном картинка с часами.
Педагог: Давайте обсудим то, что нарисовали.
Дети делятся впечатлениями.
Педагог: Теперь мы точно знаем, для чего нам планировать свое время, ведь человек, который ставит четкую цель, по мнению психологов, всегда ее достигает. Поэтому вам нужно уметь правильно распределять свое время.
Педагог: Пришло время поговорить о истории тайм-менеджмента.
Отечественная школа научной организации труда и организации
личного времени обладает рядом собственных достижений, не имеющих
аналогов в западной науке. Более того, многие из разработок отечественных
исследователей организации времени были позаимствованы западными
специалистами. В истории развития отечественного тайм-менеджмента можно выделить три основных этапа:
Первый этап (20-е годы ХХ века) – период бурного развития
экономики и научной организации труда (НОТ). Это время грамотного и
эффективного хозяйствования, управления экономикой страны. Зарождение
и развитие тайм-менеджмента на этом этапе было связано с деятельностью
А.К. Гастева (Центральный Институт Труда) и П.М. Керженцева (Лига
«Время»), чьи идеи и опыт были особенно важны для дальнейшего изучения
и развития организации времени.
Второй этап отечественного тайм-менеджмента начался с выхода в
начале 70-х годов ХХ века книги Д.А. Гранина «Эта странная жизнь». В ней
рассказывается о биологе А.А. Любищеве, в молодости поставившем себе
глобальную цель – разработать периодическую систему биологических
объектов, подобную периодической системе Менделеева. Подсчитанное им
количество времени, необходимое для достижения этой цели, оказалось
гораздо больше средней продолжительность жизни человека. Тогда он решил
изыскивать резервы времени, для чего стал вести хронометраж своей
деятельности (учет расходов времени), анализировать его результаты и
планировать свою работу.
Третий этап В январе 2001 года на сайте «Организация времени»
(www.improvement.ru) зародилось первое онлайновое тайм-менеджерское
сообщество. Так начался третий этап в истории развития отечественного
тайм-менеджмента. Позднее, в 2003г., была основана первая и единственная в России тренинговая компания «Организация времени», развивающая научную школу тайм-менеджмента. Становление и развитие этого этапа связано с именем Г.А. Архангельского. Глеб Архангельский, являясь
основоположником отечественной методики современного тайм-менеджмента, по праву считается ведущим экспертом в области организации времени. Под его руководством разрабатываются и внедряются корпоративные стандарты тайм-менеджмента, реально работающие во многих российских компаниях. Таким образом, тайм-менеджерское сообщество и компания «Организация времени» на сегодняшний день – основные генераторы
современных идей и технологий повышения личной эффективности в нашей
стране.
Педагог: Тайм-менеджмент включает в себя широкий спектр деятельности, в числе которых:
- Постановка целей
- Планирование и распределение времени
- Анализ затрат времени
- Фиксация времени
- Приоритизация
Сейчас мы с Вами и попробуем поставить цель. Я приглашаю трех участников. Ваша задача – бросить точно в корзину как можно больше смятых листов вот этой газеты».
Участник бросает смятую газету в корзину 30 секунд. Пересчитать количество комков газеты в корзине. Вызвать следующего добровольца.
«Ваша задача – за 30 секунд забросить в корзину более 21 смятых листа вот этой газеты». (Обычно забрасывают больше, например, 29 листов.)
Инструкция 3 участнику: «Итак, вы видели каких результатов достигли эти двое. Как вы думаете, чего сможете достичь вы за это же время?»
Предполагаемые ответ : «Мой результат будет выше – нет проблем» (он забрасывает 33 смятых листа, можно дать чуть больше времени для достигнутой цели)
Мораль – третий участник поставил себе цель САМ и достиг ее.
Как часто нас просят выполнить какую-либо задачу, без объяснения деталей и правил игры. И каких невероятных высот мы способны достичь, если нам позволено самостоятельно определить цель.
Научиться принимать решения относительно необходимости какого-либо дела – значит, соотносить его возможный результат с тем, что Вы на самом деле хотите достичь, то есть с Вашей целью.
Педагог: Разберем с Вами следующий вопрос нашего мастер-класса. Целеполагание. Что это?
Целеполагание — процесс выбора одной или нескольких целей с установлением параметров допустимых отклонений для управления процессом осуществления идеи. Часто понимается как практическое осмысление своей деятельности человеком с точки зрения формирования (постановки) целей и их реализации (достижения) наиболее экономичными (рентабельными) средствами, как эффективное управление временным ресурсом, обусловленным деятельностью человека.
Существую следующие основные способы целеполагания:
§ Интуиция
§ Изобретение
§ Вычисление
§ Выбор и предписание
Интуитивный поиск целей является наиболее распространенным. Весь способ поиска цели здесь заключается лишь во внимательном отношении к собственным догадкам и фиксации спонтанно возникающих «озарений» о том, что является целью. Разумеется, интуитивные догадки возникают не на пустом месте, они опираются на существующий в сознании прошлый опыт и знания, а само «озарение» есть результат функционирования довольно сложных интуитивных механизмов, оперирующих субъективными вероятностями.
Метод «изобретения» целей больше всего подходит для поиска незначительных по масштабу краткосрочных целей. Этот метод можно охарактеризовать как экспериментальный, основанный на пробном достижении возможной цели в уменьшенном масштабе.
Для поиска долгосрочных и масштабных целей лучше использовать метод «вычисления» целей, сущность которого заключается в подборе (или выборе) цели в соответствии с заранее сформулированными качественными и количественными критериями. В самом простом варианте метод напоминает процедуру экспертной оценки, когда варианты возможных целей оцениваются по ряду критериев; набравший наибольшую сумму по всем критериям вариант и становится главной целью.
Четвертым способом поиска целей является их выбор из уже известных, ранее существующих целей и их принятие (признание, предписание) в качестве «своих». Цель всегда является индивидуальной ценностью (в противном случае, если бы она не являлась ценностью, мы не стали бы стремиться к ее достижению), основанной на социальных ценностях. Именно поэтому любая цель имеет не только индивидуальный, но и социальный характер; даже если нам кажется, что мы стремимся к чему-либо уникальному, на деле оказывается, что «ничто не ново под Луной», и к достижению данной цели стремилась или стремится еще добрая половина человечества. Подобное положение дел дает нам возможность просто «заимствовать» любые существующие в обществе цели, которые кажутся нам привлекательными.
Педагог: Для чего нужно ставить цель? Какие методы постановки цели вы знаете?
Существует три метода постановки целей:
SMART
Технология SMART (СМАРТ) — современный подход к постановке работающих целей. Система постановки smart — целей позволяет на этапе целеполагания обобщить всю имеющуюся информацию, установить приемлемые сроки работы, определить достаточность ресурсов, предоставить всем участникам процесса ясные, точные, конкретные задачи. SMART является аббревиатурой, расшифровка которой: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time bound. Каждая буква аббревиатуры SMART означает критерий эффективности поставленных целей. Рассмотрим каждый критерий smart цели более подробно.
Specific: Конкретный.
Цель по SMART должна быть конкретной, что увеличивает вероятность ее достижения. Понятие «Конкретный» означает, что при постановке цели точно определен результат, который Вы хотите достичь. Сформулировать конкретную цель поможет ответ на следующие вопросы:
§ Какого результата я хочу достичь за счет выполнения цели и почему?
§ Кто вовлечен в выполнение цели?
§ Существуют ли ограничения или дополнительные условия, которые необходимы для достижения цели?
Всегда действует правило: одна цель — один результат. Если при постановке цели выяснилось, что в результате требуется достичь нескольких результатов, то цель должна быть разделена на несколько целей.
Measurable: Измеримый
Цель по SMART должна быть измеримой. На этапе постановки цели необходимо установить конкретные критерии для измерения процесса выполнения цели. В постановке измеримой цели помогут ответы на вопросы:
§ Когда будет считаться, что цель достигнута?
§ Какой показатель будет говорить о том, что цель достигнута?
§ Какое значение у данного показателя должно быть для того, чтобы цель считалась достигнутой?
Relevant: Значимый
Для определения значимости цели важно понимать, какой вклад решение конкретной задачи внесет в достижение глобальных стратегических задач компании. В постановке значимой цели поможет следующий вопрос: Какие выгоды принесет компании решение поставленной задачи? Если при выполнении цели в целом компания не получит выгоды — такая цель считается бесполезной и означает пустую трату ресурсов компании.
Метод «цели – ценности»
Этот метод мы разберем на примере.
Участникам выдаются пустые таблицы.
Данная матрица позволяет определить, какая цель наиболее важна для реализации. Для этого можно заполнить таблицу, состоящую из граф «цели» и «ценности», то есть каждую цель (в первом столбце) следует сопоставить с ценностью (верхняя строка). Где «Очень важно» – 2 балла, «важно» – 1 балл, «не важно» – 0 баллов. Та цель, которая по отношению ко всем ценностям наберет наибольшее количество баллов, является самой важной и ценной.
| Цели | Ценности | Итог | ||||
| Семья | Спокойствие | Любовь | Хобби | Профессионализм | ||
| Поступить в институт | ||||||
| Научиться играть на гитаре | ||||||
| Победить на предметной олимпиаде | ||||||
| Поддерживать здоровый образ жизни | ||||||
| Научиться рисовать | ||||||
| Победить в соревнованиях | ||||||
Педагог: Переходим к следующей теме. Планирование. Что же это такое? Какие виды планирования бывают? Для чего нужно планирование? Методики и принципы планирование?
Планирование — это разработка метода для создания или выполнения чего-либо для достижения цели.
Классификация видов планирования
1. По срокам планирования:
o оперативное (до года) - определение конкретных действий на установленный период, план производства, кассовый план и т.д.;
o краткосрочное (один год) - формирование производственных, коммерческих, административно-хозяйственных планов, бюджет предприятия;
o среднесрочное (три-пять лет) - планирование мероприятий по реализации стратегии, выработка финансовой политики, бизнес-план;
o долгосрочное (свыше пяти лет) - концепция компании, стратегические планы.
По функциям назначения
o производственные - план производства;
o коммерческие - сбыт готовой продукции и материально-техническое обеспечение предприятия;
o инвестиционные - план техперевооружения, организационно-техническое развитие предприятия;
o социальные планы - содержание объектов социальной сферы, социальная поддержка персонала;
o планы по труду и заработной плате;
o другие планы по функциям и сферам деятельности.
По видам деятельности
o по конкретным продуктам, видам работ и услуг;
o план выпуска новых изделий;
o план по видам продукции, находящейся в процессе освоения и т.д.
Педагог: Давайте разберем какие методы планирования бывают:
На экране появляются картинки методов
ABC планирование
Предпосылкой данного метода служит опыт, наглядно показывающий, что соотношение важных и неважных дел в процентах всегда примерно одинаково. Любые задачи, исходя из их важности, касаемо достижения поставленных результатов, должны распределяться с использованием буквенных значений ABC. Из этого следует, что первыми должны выполняться задачи, имеющие наибольшую важность и значимость (A), а затем уже все остальные (B, C). Планировать своё время, применяя данную методику, нужно, беря во внимание именно важность задач, а не требуемые для их выполнения усилия.
Методика ABC базируется на трёх основных правилах:
• Категория A – самые важные дела. Они составляют примерно 15% всех дел, которыми вы занимаетесь, но приносят они примерно 65% результатов.
• Категория B - важные дела. Они составляют около 20% всех ваших дел и приносят около 20% результатов.
• Категория C – дела наименьшей важности. Они составляют примерно 65% всех ваших дел, но и приносят примерно 15% результатов.
Принцип Эйзенхауэра
Эту методику предложил в своё время американский генерал Дуайт Дэйвид Эйзенхауэр. Она является отличным дополнительным измерителем для быстрого принятия наиболее важных решений. Данный принцип подразумевает расстановку приоритетов, согласно критериям важности и срочности.
Все свои дела вы должны разделить на четыре основные категории и выполнять в порядке очерёдности:
• Категория A – самые срочные и важные дела.
• Категория B – срочные, но не важные дела. Важно уметь отделять их по критерию важности от первой категории, иначе можно потратить на их выполнение время, оставив на самом деле важные дела на потом.
• Категория C – не срочные, но важные дела. Здесь нужно учитывать фактор срочности: из-за того, что эти дела не являются срочными, их часто откладывают в «долгий ящик», после чего они становятся срочными, что не очень хорошо. Поэтому, их выполнением ни в коем случае нельзя пренебрегать. Такие дела, ко всему прочему, можно делегировать – поручить их выполнение кому-то ещё.
• Категория D – не срочные и не важные дела. Нередко, такими делами человек озабочен больше всего и тратит на их выполнение большую часть времени. Научитесь точно определять дела из этой категории. Делать их нужно в последнюю очередь, когда выполнены предыдущие.
Подробнее о методе Эйзенхауэра вы можете узнать отсюда.
Правило Парето
Иногда это правило называют принципом «80 на 20». Сформулировал его итальянский экономист Вильфредо Парето. Основной его предпосылкой является то, что наименьшая часть действий приносит наибольшую часть результатов, и наоборот.
Наглядно данное правило выглядит так:
• 20% действий = 80% результата
• 80% действий = 20 результата
• 20% людей владеют 80% всего капитала
• 80% людей владеют 20% всего капитала
• 20% клиентов приносят 80% дохода
• 80% клиентов приносят 20% дохода
• И т.д.
Примените данное правило к своей каждодневной деятельности, и вы увидите, что 80% всего того, что вы делаете за день - это всего лишь 20% нужного вам результата, а 20% грамотно спланированных действий на 80% приближают вас в заветной цели. Исходя их этого, запомните, что день нужно начинать именно с немногочисленных, но самых сложных, важных и срочных дел, а уже после браться за выполнение лёгких и не менее важных, но присутствующих в гораздо большем объёме. Очень удобно применять правило Парето в комплексе с методикой ABC или принципом Эйзенхауэра.
Хронометраж
Под понятием «хронометраж» имеется в виду метод, предназначенный для изучения затраченного времени. Он осуществляется посредством фиксации и замера осуществляемых действий. Основными целями хронометража являются определение того, на что тратится время, выявление «поглотителей времени», поиск резервов времени и выработка чувства времени.
Вести хронометраж довольно просто: специалисты советуют производить запись всех своих действий с точностью до 5 минут на протяжении 2-3 недель. Наглядно это выглядит примерно так:
• 8:00-8:30 – проснулся, размялся, умылся
• 8:30-9:00 – попил чай, включил компьютер, проверил почту
• 9:00-9:30 – зашёл в социальную сеть
• 9:30 – 10:00 – подготовил документы по работе
• И т.д.
Записи можно дополнять комментариями и дополнительными параметрами. А способов вести хронометраж существует несколько:
• На бумаге – в блокноте, тетради, записной книжке
• Используя гаджет – мобильный телефон, электронную книгу, планшет
• Используя диктофон
• Используя специальное ПО на компьютере
• Онлайн – специальные интернет-приложения
• Диаграмма Ганта (см. ниже)
На основе полученных посредством хронометража данных вы сможете выявить важные особенности в распределении своего времени и скорректировать их. Подробнее о хронометраже читайте здесь.
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта - это метод столбчатых диаграмм, разработанный американским специалистом в области менеджмента Генри Гантом. Он применяется для иллюстрации планов и графиков работы по различным проектам. Состоит диаграмма из полос, которые ориентированы вдоль временной оси, а каждая из них отображает отдельную задачу, входящую в состав проекта. Вертикальная ось – это перечень задач. Помимо этого, на диаграмме можно отмечать различные показатели - проценты, указатели, временные метки и т.д.
Применяя диаграмму Ганта, вы сможете наглядно отследить процесс реализации проекта и эффективность выполняемых действий. Но, в любом случае, этот метод придётся дополнять другими, т.к. диаграмма не синхронизируется с датами, не отображает затраченные ресурсы и сущность производимых действий. Лучше всего применять её для небольших проектов. Сама же диаграмма нередко входит в состав различных приложений для управления проектами в качестве дополнения.
Прочитать о диаграмме Ганта подробнее можно, перейдя по этой ссылке.
Техника SMART
Техника постановки целей SMART признана одной из лучших в мире. Она берёт своё начало в НЛП и подробно мы рассматривали её в одном из наших уроков. Здесь же мы приведём лишь краткое описание этой техники.
Само слово «SMART» является аббревиатурой, образованной из первых букв пяти слов, определяющих критерии целей. Рассмотрим их несколько подробнее.
• Specific – цель должна быть конкретной, т.е. при её постановке вы должны обязательно отчётливо представлять себе результат, которого желаете достичь. Например, «я хочу стать специалистом в области антропологии».
• Measurable - цель должна быть измеримой, т.е. вы должны представлять желаемый результат в количественном эквиваленте. Например, «к 2020 году я хочу зарабатывать 50 тысяч рублей ежемесячно».
• Attainable – цель должна быть достижимой, т.е. вы должны учитывать особенности своей личности: способности, предрасположенность, талант и т.п. Например, если у вас туго с математикой и вы абсолютно не понимаете эту науку, лучше не ставить себе цель стать выдающимся математиком.
• Relevant – цель должна соотноситься с другими вашими задачами. Например, достижение среднесрочной цели должно подспудно включать в себя достижение нескольких краткосрочных.
• Time-bounded – цель должна быть определена во времени и иметь чётко установленные временные рамки. Например, «я хочу сбросить вес с 95 до 80 кг через полгода к такому-то месяцу».
Всё вместе это позволит вам определить необходимые действия для достижения нужного результата, учесть максимальное количество факторов и постоянно отслеживать свой прогресс. Подробнее о технике SMART написано здесь.
Участники разбиваются на группы по пять человек. Командам выдается лист бумаги, на котором график с 08.00 до 16.30. Задача команд написать подробный план приготовления пирога и защитить его.
Педагог: Итак, группы, перед вами лежат листы бумаги, с графиком с 08.00 до 16.30. Ваша задача составить план приготовления шоколадного слоеного пирога для школьного благотворителен базара. Ассоциация учителей и родителей рассчитывает на то, что вы доставите шоколадный пирог к 16.30 сегодняшнего дня на благотворительный сбор, который в нашем учреждении начинается в 8 час утра. Вы можете сделать пирог сами или купить, но шаги, необходимые для того, чтобы он был готов вовремя, будут определять ход ваших действий.
Используйте приведенное ниже расписание с отмеченным временем как главный инструмент планирования. Помните, чем подробнее составлен план всего процесса, тем лучше вы сможете управиться к намеченному времени и следить за отдельными заданиями, составляющими общий процесс.
Описание цели:
Приготовить шоколадный слоеный пирог для школьного благотворительного базара не позднее 16.30 час.
Необходимый штат:
Необходимые ресурсы:
Особые замечания:
График работы:
8.00
8.30
9.00
9.30
10.00
10.30
11.00
11.30
12.00
12.30
13.00
13.30
14.00
14.30
15.00
15.30
16.00
16.30 Окончательный срок приготовления пирога для школьного благотворительного базара.
Педагог: Разберем системы тайм-менеджмента. Тайм-менеджмент подразумевает использование ежедневников, планеров, составление списков дел, но не ограничивается ими. Под системой мы понимаем целостную структуру взаимосвязанных деталей, где всё вышеперечисленное является лишь элементом. В целом же система управления временем – это специальная методика, зачастую с собственным инструментарием, а также рекомендациями и советами по эффективной организации своей деятельности. Её задача – не просто напомнить о каком-либо занятии или встрече, распланировать день (месяц, год), но и показать, как это сделать эффективно, чтобы не только завершить работу в срок, но и достичь большего. В классическом понимании системы тайм-менеджмента и заложена суть: она помогает человеку и планировать занятость, и гибко управлять временем, затрачиваемым на разные нужды.
Сегодня существует около десятка наиболее известных систем управления временем и множество вариаций, основанных на личном опыте их применения. Каждая из них имеет свои преимущества, поэтому рассмотрим несколько наиболее известных.
Пирамида Франклина
Структура системы представляется как пирамида, где каждый элемент зависит от предыдущего. Фундаментом выступают жизненные ценности планирующего. Это то, что важно для человека, то, вокруг чего строится его жизненная концепция (власть для политика, слава и известность для певицы, выдающиеся результаты для спортсмена и т.д.). Следующий блок – глобальные цели – конкретное выражение результата, главная цель (стать премьер-министром, получить престижную музыкальную премию или записать платиновый диск, установить новый мировой рекорд). На основе глобальных целей строится генеральный план по их достижению – своеобразная обобщённая инструкция к тому, как может быть достигнута цель. Дальше устанавливается уже более конкретный план, на 3-5 лет, который включает в себя конкретные шаги (партийная работа, обучение в вокальной студии, международные выступления). С учётом масштаба поставленных задач составляются среднесрочный и краткосрочный планы (подготовка к вступительному экзамену, тренировка отдельных навыков). Таким образом, получается отчётливая и понятная картина того, как достичь целей всей жизни.
Суть метода Франклина подобна приёму «съедения слона» или лестнице успеха – постепенному восхождению к намеченному результату. Эта система строится по принципу «сверху вниз» – от определения глобальных жизненных задач до более конкретных шагов достижения успеха. Преимуществом пирамиды является её наглядность и простота. Недостатками – то, что она негибка к изменениям и лишена детализации в плане управления делами, ведь больше сосредоточена на их планировании.
GTD Дэвида Аллена
В отличие от С. Кови, автор GTD считает главным не выделять приоритеты, а контролировать процесс выполнения задач и, на основе результатов, строить видение будущего. Очевидно, что это диаметрально противоположно принципу пирамиды Франклина, ведь Аллен предлагает заканчивать глобальными планами, а не начинать с них. Для достижения успеха в данном отношении он предлагает применять 3 самостоятельные модели:
• управление рабочим процессом подразумевает контроль над всеми обязанностями и задачами и реализуется через 5 этапов: сбор, обработка, организация, обзор, действия;
• 6-уровневая модель обзора работы для видения перспектив (текущие дела, текущие проекты, круг обязанностей, ближайшие годы (1-2 года), пятилетняя перспектива (3-5 лет), жизнь);
• естественный метод планирования (определение цели и принципов, виденье желаемых результатов, мозговой штурм, организация, определение следующего конкретного действия).
«Тайм-драйв» Г. Архангельского
«Тайм-драйв» – одна из наиболее популярных книг по тайм-менеджменту, изначально изданных на русском языке, а её автор – востребованный специалист, эксперт в области управления временем. Но и это не всё. «Тайм-драйв» не предлагает какие-то оригинальные авторские разработки, его ценность в другом. В том, что на понятных примерах из российской действительности показывается, как применять те или иные инструменты. И хотя утверждается, что они предназначены для менеджеров, использовать их с небольшими поправками сможет в своей работе каждый. Ценным также является то, что автор старается построить не систему, а привить читателю своеобразную мировоззренческую установку, которая включает и элементы планирования, и полезные советы, косвенно помогающие рационально использовать время.
В отличие от большинства зарубежных авторов, которые, говоря о системе тайм-менеджмента, имеют в виду, в первую очередь, контроль и планирование своей рабочей занятости, Г. Архангельский уделяет внимание помимо этого и традиционно важному вопросу отдыха, занимающего одно из главных мест в системе распределения времени. Автор убеждён, что без полноценного отдыха человек не может хорошо работать.
В системе управления временем «тайм-драйв» также поднимается вопрос мотивации себя на выполнение неприятных заданий, рассказывается, как эффективно включаться в тяжёлые, трудоёмкие дела.
Педагог: Ну в завершении разберем какие же инструменты мы можем использовать в планировании своего времени. В интернете много программ, которые помогут Вам в планировании своего времени.
7 сервисов и программ для планирования и управления временем:
Google Keep
Google Keep – электронный блокнот с возможностью создания обычных записей и пронумерованных списков, простейшая программа, поддерживающая все мобильные платформы, а также имеющая браузерную и оффлайн версию. Полезным данный сервис является в том плане, что из любого устройства, где выполнен вход в ваш Google-аккаунт, вы сможете получить доступ ко всем имеющимся записям; кроме того, можно начать работать над документом со смартфона ещё в транспорте по дороге на работу, а продолжить уже в офисе с ПК.
Maniac Time
Эта программа, как маньяк, преследует вас весь день. В хорошем смысле, конечно же. С момента запуска программы она собирает информацию об открытых приложениях и времени работы с ними, что в конце рабочего дня можно использовать для анализа времени, затрачиваемого на разные действия (процент и реальное время). Из данной статистики видно, сколько в день вы работали в текстовом редакторе, сколько в браузере, на сколько отвлекались на другие приложения. Если определённое время не выполнять на компьютере никаких действий, а потом вернуться за него – Maniac Time встретит вас вопросом, где вы были и почему не работали?
LeaderTask
Эта программа совмещает в себе сразу несколько полезных функций – календарь, планировщик, органайзер, менеджер файлов. Широкий функционал дополняется возможностью индивидуальной настройки (выделение приоритетов), способностью визуализировать представление или ход выполнения проектов, синхронизировать свои данные между устройствами на разных платформах и с Outlook. Оценить все достоинства программы перед покупкой разработчики предлагают за 45 дней бесплатного использования.
Microsoft Outlook
Многим данный продукт известен как почтовый клиент, но это лишь одна из функций. На самом деле Outlook предоставляет также возможность работы с календарём и планировщиком – достаточно удобными и понятными для всех пользователей пакета Office. Об использовании этой программы в качестве инструмента для тайм-менеджмента читайте в статье Глеба Архангельского http://www.improvement.ru/bibliot/outlook/01.shtm.
Microsoft OneNote
Ещё один сервис из пакета Microsoft Office, с недавнего времени распространяющийся бесплатно. Программа не является чем-то революционным, хотя и предлагает достаточно сильный инструментарий: возможность древовидного отображения списка дел, добавления к задачам аудио и медиа файлов. Особенность – поддержка рукописного ввода для планшетов.
6 Миниплан
Этот сервис, предназначенный для личного использования, созданный авторами Мегаплана – успешного корпоративного инструмента планирования. Один из самых известных и функциональных российских продуктов. Детальнее о программе в короткой презентации.
Remember the Milk
Одна из наиболее известных программ по GTD. Помимо списка дел/планировщика, данный сервис оснащён целым рядом современных технических решений, призванных разгрузить память. Среди них: настройка E-mail и sms-оповещений о предстоящих делах, управление заметками Evernote (который, к слову, можно также использовать в целях управления временем), работа с приложением при отсутствии Интернета, возможность синхронизации с календарём Google (ещё одним самостоятельным практичным инструментом, выполненным по аналогии с ежедневником).
Упражнение на освоение техники сетевого планирования работ
«Утро на даче»
Отец, сын 14 лет и дочь 6 лет на даче. На платформе, до которой от дачи 500 метров, их ждут друзья, чтобы пойти вместе в поход. Электричка отправляется в 8 часов утра. Утром, как обычно, на завтрак бифштекс с отварным картофелем, отцу кофе, детям - кофе с молоком. В дорогу нужно взять чай.
Имеются: плитка электрическая двухкомфорочная; рукомойник наливной - 6л; туалет одноместный; ведро для воды – 12 л (хватит на все нужды); сковорода - 1, на которую помещаются два бифштекса; кухонная и столовая посуда.
Затраты времени на все процедуры в таблице. Требуется определить, на сколько поставить будильник, чтобы успеть все сделать.
Нельзя изменять общее количество работ и их продолжительность, и никто из членов семьи не должен «болтаться без дела».
Перечень обязательных операций | Время, минуты | ||
| Отец | Сын | Дочь | |
| Подъем, одеться | 2 | 2 | 5 |
| Сходить в туалет | 4 | 5 | 7 |
| Убрать постель | 2 | 3 | 5 |
| Зарядка | 15 | 20 | 10 |
| Принести воду из колонки | 10 | 10 | - |
| Умыться, почистить зубы | 5 | 5 | 8 |
| Побриться | 5 | - | - |
| Заплести косички | 5 | 5 | - |
| Вскипятить чайник воды | 10 | 10 | - |
| Очистить картофель | 8 | 10 | - |
| Сварить картофель | 20 | 20 | - |
| Сварить кофе | 5 | - | - |
| Заварить чай | 5 | 5 | - |
| Вскипятить молоко | 5 | - | - |
| Вымыть бифштексы | 2 | - | - |
| Поджарить бифштексы | 10 | - | - |
| Накрыть стол | 3 | 3 | 5 |
| Позавтракать | 15 | 15 | 20 |
| Помыть посуду и убрать | 10 | 10 | - |
| Приготовить бутерброды | 8 | - | - |
| Собрать вещи в дорогу | 5 | 5 | - |
| Одеться и обуться в дорогу | 3 | 5 | 10 |
| Дойти до электрички | 8 | 8 | 8 |
| Купить билеты | 2 | 2 | - |
Автономная некоммерческая организация
Областной детский оздоровительно-образовательный центр
«Ребячья республика»
«Тайм менеджмент»
Дата: 2019-07-31, просмотров: 307.
