Если говорить, в общем, то информационная система муниципального управления предназначена для удовлетворения потребности пользователей в информации, необходимой для осуществления деятельности муниципальной органов власти и управления в сферах, определенных актами законодательства или иными нормативными правовыми актами. А правовой режим определяется системой прав, обязанностей и ответственности в сфере его создания, использования и актуализации (сопровождения).

Информационное обеспечение муниципального управления – это система концепций, методов и средств, предназначенных для обеспечения пользователей (потребителей) информацией. К пользователям информацией относятся любые субъекты, обращающиеся к средствам информационного обеспечения за необходимой им фактографической, документальной, аналитической и другой информацией и пользующиеся ею. Такими общепризнанными средствами являются системы информационного обеспечения различных классов и видов, средства телерадиокомпаний, массовой информации [8, c. 65].

Муниципальное управление реализуется муниципальными органами. Как у заказчика, так и у разработчиков систем информационного обеспечения наибольшие методологические трудности возникают при детализации самого этого понятия для конкретного того или иного органа муниципальной власти и определении составляющих его процессов, процедур. Объясняется это тем, что хотя функции и компетенция конкретных властных органов определены Конституцией, законами и другими нормативными правовыми актами, но сформулированы они, как правило, на достаточно общем языке концептуального уровня. Концепция информационного обеспечения органов муниципальной власти и управления основана на идее представления их как развивающихся операционных систем [8, c. 65].

Деятельность этих органов представляет собой совокупность логически взаимоувязанных массовых действий – операций, направленных на осуществление возложенных на них функций. Следовательно, это действительно своеобразные операционные системы, реализующие класс календарно развивающихся операций, семантика которых определяется компетенцией соответствующих органов. Операции всегда нацелены на достижение как стратегических целей муниципального образования в целом, так и обеспечивающих решение стратегических задач целей более низких уровней. Операции должны быть упорядочены во времени, последовательности их выполнения и составу участников – властных органов, других юридических и физических лиц. Муниципальное управление – процесс выполнения комплекса операций, ориентированных на достижение определенных целей. Цели отображают желаемые состояния муниципального органа и его составных частей. Именно для реализации операций муниципального управления и необходима соответствующая информация и поддержание ее в актуальном состоянии. Отсюда следует важный вывод, что эффективность информационного обеспечения органов муниципальной власти и управления необходимо определять через показатели качества муниципального управления.

В стране созданы значительные объемы информационных ресурсов различных видов и классов. Так, в разрезе отраслей, подотраслей, предприятий и организаций, видов деятельности насчитывается порядка 800 тыс. баз данных различного назначения. Однако, что касается информационного обеспечения звеньев муниципального управления, то этим проблемам уделяется недостаточное внимание. Именно разработка этих направлений способна, как нам представляется, дать значительный эффект и действительно улучшить положение дел [9, c. 166].

Проблемы информационного обеспечения органов власти и управления можно рассматривать в разрезе различных этапов и направлений создания, использования, организации и развития.

Сфера правового регулирования информационного обеспечения муниципального управления должна охватывать весь его жизненный цикл «проектирование – создание – эксплуатация – замена». Последний этап замены характеризуется процессами поддержания его в актуальном состоянии. Возможны стратегии замены систем по критерию интегральных эксплуатационных расходов или по принципу переоценки.

Информационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления должно быть направлено на реализацию генеральной цели: «Обеспечить устойчивое комплексное развитие муниципального образования и достойную жизнь его жителям». Для реализации этой цели и управления социально-экономическим развитием муниципального образования органам местного самоуправления необходима соответствующая информация – муниципальные информационные ресурсы.

В современных условиях управление социально-экономическим развитием муниципальных образований должно осуществляться на основе учета всей совокупности факторов, влияющих на общество, опираться на точные расчеты, глубокий анализ возможностей районов и городов, достоверную оценку результатов деятельности различных предприятий и организаций. Поэтому высокая эффективность управления таким сложным объектом, как муниципальное образование, может быть достигнута только на основе использования новых информационных технологий, позволяющих формировать необходимые муниципальной администрации информационные ресурсы [9, c. 67].

В связи с переходом к рыночной экономике, изменением структуры управления социально-экономическим развитием страны, которое привело к смещению акцентов управления от централизации в сторону децентрализации, расширилась самостоятельность субъектов Российской Федерации, трансформировались цели управления, существенно изменились требования, предъявляемые к органам местного самоуправления. Решение вопросов, связанных с удовлетворением социально-экономических потребностей населения, стало основной задачей органов местного самоуправления. В их распоряжение были переданы предприятия министерств, связанных с удовлетворением социальных потребностей населения: коммунального хозяйства, бытового обслуживания, местной промышленности и т.п. Все перечисленное повлекло за собой изменение как количественных, так и качественных характеристик информационных потребностей органов управления муниципальным образованием [10, c. 42].

Для решения финансовых и социально-экономических проблем развития муниципальных образований необходима комплексная многоплановая информация, включающая взаимоувязанные характеристики земельных и природных ресурсов, элементов градостроительства и региональной инфраструктуры, сведения о деятельности хозяйствующих субъектов, экологическую и социально-демографическую информацию, топографические планы территорий.

Органы местного самоуправления, являясь основными пользователями территориальных информационных ресурсов, в тоже время, являются их источниками, формирующими и накапливающими информацию, так как значительная часть территориальных информационных ресурсов содержит документы, отражающие деятельность органов власти и организаций в той или иной сфере управления муниципальным образованием. Исходя из конституционно закрепленного права граждан на информацию и гарантии предоставления информации в соответствии со статьей 13 п. 1 и статьей 10 п. 3 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»» №149-Ф3 от 27.07.03 г., органы государственной власти и органы местного самоуправления создают доступные для каждого информационные ресурсы по вопросам деятельности этих органов и подведомственных им организаций, по вопросам использования бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, а также, в пределах своей компетенции, осуществляют массовое информационное обеспечение пользователей по вопросам прав, свобод и обязанностей граждан, их безопасности и другим вопросам, представляющим общественный интерес [10, c. 15].

В настоящее время в органах управления районов и городов субъектов Российской Федерации созданы разнообразные информационные ресурсы в виде баз данных и информационных массивов на автоматизированных рабочих местах (управленческих работников и в различных функциональных автоматизированных информационных системах. Задачей информатизации на муниципальном уровне является интеграция этих информационных ресурсов в единую систему. Сложность этой задачи связана с тем, что в состав информационных ресурсов, необходимых муниципальным органам управления, входят информационные ресурсы различных форм собственности (государственные и негосударственные), различной степени обобщения (первичные и производные, агрегированные), различных предметных областей.

Для реализации своих функций каждое ведомство собирает и накапливает информацию об объектах и субъектах социально-экономических отношений и о процессах, происходящих на территории муниципального образования, создавая свои ведомственные информационные ресурсы, затрачивая значительные финансовые и материальные средства на создание автоматизированных информационных систем. Различие структур форматов представления данных в ведомственные автоматизированные информационные системы, а также отсутствие нормативной правовой базы не позволяют органам местного самоуправления использовать ведомственные информационные ресурсы даже для осуществления государственных полномочий, определенных федеральными законами [11, c. 34].

Система отношений органов местного самоуправления с территориальными органами государственных органов исполнительной власти в области создания и использования информационных ресурсов должна быть определена и закреплена законодательно.

Для реализации целей социально-экономического развития муниципального образования необходимо объединение целей и координация деятельности всех органов государственной власти и органов местного самоуправления (экономических, финансовых, правовых и других служб и органов управления) при четком разделении функций и ответственности за принимаемые решения. Решение этой задачи возможно только на основе информационного взаимодействия и согласованности действий органов исполнительной власти всех уровней [11, c. 35].

Муниципальное образование – динамическая организационная структура, где сама структура управления и функции ее субъектов (органов местного самоуправления) могут изменяться, поэтому необходимо выставить требования к формированию первичных информационных ресурсов, чтобы они были инвариантны к функциям управления муниципальным образованием и к его организационной структуре управления. Органы управления муниципальным образованием, являясь узлами территориальной информационной системы муниципального образования, должны содержать массивы информации двух видов:

– для внутреннего использования, обеспечивающую реализацию целевой функции локальной системы, и по локальной вычислительной сети, доступной каждому сотруднику данного органа управления в соответствии с его функциональными обязанностями;

– для внешнего использования, т.е. для использования другими органами управления, находящимися на территории муниципального образования для реализации своих основных функций.

Для реализации возможности использования информации другим органом управления локальные схемы представления информации должны быть подвергнуты обработке (конвертации) в соответствии с общесистемными требованиями формирования первичных информационных ресурсов. Таким образом, необходимы разработка единого методического подхода к созданию первичных баз данных, государственных стандартов на содержательный состав и на форматы представления данных, стандартов на лингвистические средства и информационные технологии. Это позволит обеспечить как эффективный доступ к территориальным информационным ресурсам всех заинтересованных пользователей, решающих важнейшие задачи социально-экономического развития муниципального образования, так и решение задачи информационного обслуживания населения и хозяйствующих субъектов [11, c. 36].

Таким образом, весь спектр принципиальных общесистемных проблем информационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления можно разделить на два блока:

– проблемы формирования информационных ресурсов, необходимых для обеспечения органов местного самоуправления (муниципальных информационных ресурсов);

– проблемы использования муниципальных информационных ресурсов как в интересах органов местного самоуправления, так и в интересах других пользователей (органов государственной власти, хозяйствующих субъектов и населения).

Цель информационного обеспечения муниципального управления состоит в том, чтобы на базе собранных исходных данных получить обработанную, агрегированную информацию, которая должна служить основой для принятия управленческих решений. Достижение этой цели складывается из решения ряда частных задач, таких как сбор первичной информации, ее хранение, распределение между структурными подразделениями государственного органа и их работниками, подготовка к переработке, собственно переработка, предоставление органу управления в переработанном виде, анализ, обеспечение прямых и обратных связей в ее циркуляции и так далее [11, c. 45].

Наличие достоверной и оперативной информации является необходимым условием для принятия обоснованных управленческих решений в масштабах организации, предприятия или города в целом. Поэтому деятельность управленческих структур сопряжена с необходимостью обработки и анализа большого объема разнородной информации. Эта информация содержится в финансовых, нормативно-правовых и справочных документах, отчетах и базах данных департаментов самой администрации, а также различных служб: УВД, налоговой инспекции, органов социального обеспечения, управлений жилищно-коммунального хозяйства, земельного кадастра, здравоохранения и так далее. В связи с этим при рассмотрении информационного обеспечения муниципального управления большое значение имеет вопрос об источниках управленческой информации. Наиболее общим источником информации является общество в целом. Это может быть территориальная подсистема в его рамках (республика, область, край, город и так далее), сфера общественной жизни (политическая, экономическая, социальная и так далее). Это могут быть различные организации, предприятия, учреждения. И наконец, это могут быть население и отдельная личность [12, c. 46].

Помимо названных в состав информационного обеспечения муниципального управления входят также и внутренние источники информации. Внутренняя информация возникает как результат описания состояния и деятельности организации (в данном случае администрации города) и используется внутри ее для осуществления процессов принятия решений, оперативного управления, формирования учетно-статистической документации, для выдачи информации во внешнее окружение.

Информационное обеспечение органов местной власти основывается на ряде принципов, важнейшие из которых:

– объем и каналы информации, поступающих к органу государственной власти должны определяться функциями, возложенными на этот орган;

Принцип разграничения компетенции между различными структурами государственной власти и организация их взаимодействия.

Муниципальное управление в своей сущности есть непрерывно осуществляющийся процесс целесообразного воздействия субъекта на объект управления, эффективность которого обеспечивается непрерывностью движения и качеством информации. Следовательно, одной из важнейших составляющих повышения эффективности функционирования органов муниципального управления является обеспечение эффективной работы с информацией. От того, насколько развиты и эффективно взаимодействуют информационные сферы государства и гражданского общества, во многом зависят действенность общественного мнения, открытость общественного устройства, степень зрелости и развитости общества в целом [12, c. 141].

Итак, наличие достаточной по объемам, объективной и разносторонней информации о происходящих экономических, социальных и иных процессах является необходимым условием качественного проведения аналитической работы и, как следствие, принятия правильных управленческих решений.

Информационное обеспечение становится настолько насущным условием функционирования любых субъектов государственного и муниципального управления, что позволяет говорить об «информационном статусе». Информационный статус закрепляется в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Все процессы информатизации органов муниципального управления должны быть регламентированы Законом.

Таким образом, информационное обеспечение муниципального управления – это система концепций, методов и средств, предназначенных для обеспечения пользователей информацией. Ее структурными элементами являются, финансовые, нормативно-правовые и справочные документы, отчеты и базы данных администрации и различных служб, общество, организации, предприятия, учреждения, население, отдельная личность, внутренняя информация. Это отражено на рисунке Б1 Приложения Б.