Подотчетными лицами называют работников организации, получившие де­нежные авансы на командировочные расходы и на хозяйственные нужды. Поря­док выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, регламентированы.

Командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служеб­ного поручения вне места постоянной работы. Не считается командировкой слу­жебная поездка работника, постоянная работа которого носит разъездной харак­тер или протекает в пути, а также направление работника на фестивали или смот­ры художественной самодеятельности.

Срок командировки определяется руководителями и не может превышать 40 дней. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляе­мых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года. Максимальный срок командировки в министерства и другие государственные органы исполнительной власти установлен 5 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление этого срока допускается в ис­ключительных случаях, но не более, чем на 5 дней с письменного разрешения ру­ководителя органа управления, в который командированы работники. •

В командировочном удостоверении делают отметки о днях прибытия и убытия из места командировки. По ним определяют фактическое время пребывания в ме­сте" командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делают в каждом пункте. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета или другого транс­портного средства из места постоянной работы, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

Если работник специально командирован для работы в выходные или празд­ничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с дей­ствующим законодательством. При командировках в такую местность, откуда ко­мандированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего по­стоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о том, может ли он ежедневно возвращаться из командировки к месту своего постоянного жительст­ва, в каждом конкретном случае решает руководитель.

Если командированный заболел, ему на общем основании возмещают расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный находится на стационарном лечении) и выплачивают суточные в течение всего времени, по­ка он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего посто­янного жительства, но не свыше двух месяцев. Временная нетрудоспособность командированного, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться Обратим внимание на источник возмещения НДС по затратам на командировки. В соответствии с абзацем 7 п 19 «в» Инструкции 1НС РФ № 39 суммы этого налога, относящиеся к расходам по проезду, включая затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями, расходам по найму жилого помеще­ния, а также представительским расходам, возмещению из бюджета подлежат только в пределах нормативов, а сверх нормы — относятся за счет прибыли, оста­ющейся в распоряжении организаций.

В облагаемую подоходным налогом с физических лиц сумму входят выплаты суточных сверх норм, установленных законодательством.

В командировку могут направляться и внештатные сотрудники, однако следу­ет иметь в виду, что возмещаемые им расходы должны включаться в их совокуп­ный доход. Иными словами, с сумм возмещения затрат по командировке таких лиц следует удерживать подоходный налог Он взимается и с сумм, относимых за счет чистой прибыли, по лицам, работающим в штате организации.

На хозяйственные нужды денежные авансы разрешается расходовать только нл те цели, на которые они были выданы.

В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить авансовые от четы о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов Отчеты по командировкам, например, должны быть представлены в течение трех дней по возвращении Неизрасходованные суммы аванса сдают в кассу Новый аванс выдают подотчетному лицу только после полного расчета по ранее выданному. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и устанавливают расходы, подлежащие .списанию Отчеты утверждает руководитель.

Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Выдачу денежных авансов отражают следующим образом.

            Дебет 71                            Кредит 50

Расходы, оплачиваемые из подотчетных сумм, списывают так:

         Дебет 10, 26, 44 и др.        Кредит 71

Возврат остатка неиспользованных сумм в кассу оформляют бухгалтерской за­писью:

        Дебет 50                             Кредит 71

Тем самым по данной сумме позиция по счету 71 «закрывается». Аналитический учет по последнему счету ведут по каждой авансовой выдаче.