В системах административного управления коммерческого предприятия информация передается как путем переноски/перевозки информационных документов курьером (или по почте), так и с использованием систем автоматизированной передачи информации по каналам связи.

Ручная и механическая перевозка документов - весьма распространенный способ передачи информации в учреждениях. Этот способ при минимальных капитальных затратах полностью обеспечивает достоверность передачи информации, предварительно зафиксированной на документах и проконтролированной непосредственно в пунктах регистрации Оперативность передачи очень низкая и может удовлетворить лишь очень непритязательного пользователя. Для оперативной передачи информации используют системы автоматизированной передачи информации - системы административно-управленческой связи.

Совокупность всех средств, служащих для передачи информации, будем называть системой передачи информации (СП). Источник и потребитель информации являются абонентами системы передачи. В составе структуры СП можно выделить: канал передачи, передатчик информации, приемник информации. Основными качественными показателями системы передачи информации являются: пропускная способность, достоверность, надежность работы. Достоверность передачи информации - передача информации без ее искажения. Надежность канала связи - полное и правильное выполнение системой всех своих функций. Скорость передачи дискретной информации по каналу связи измеряется в бодах. Один бод - это такая скорость, когда передается один бит в секунду (1 бод = 1 бит/с; 1 Кбод = 10³ бет/с; 1Мбод=10⁶ бит/с).

Каналы связи. Каналы связи (КС) являются общим звеном любой системы передачи информации. По физической природе каналы связи делятся следующим образом:

· механические - используются для передачи материальных носителей информации;

· акустические - передают звуковой сигнал;

· оптические - передают световой сигнал;

· электрические - передают электрический сигнал.

Электрические каналы связи могут быть проводные и беспроводные.

По форме представления передаваемой информации каналы связи делятся на аналоговые и дискретные. По аналоговым каналам передается информация, представленная в непрерывной форме, т.е. в виде непрерывного ряда значений какой-либо физической величины. По дискретным каналам передается информация, представленная в виде дискретных (цифровых, импульсных) сигналов той или иной физической природы.

В системах административно-управленческой связи чаще всего используются электрические проводные каналы связи. По пропускной способности их можно классифицировать на виды:

· низкоскоростные, скорость передачи информации в которых от 50 до 200 бод; это дискретные (телеграфные) каналы связи, как коммутируемые (абонентский телеграф), так и некоммутируемые;

· среднескоростные, использующие аналоговые (телефонные) линии связи; скорость передачи в них от 300 до 9600 бод, а в новых стандартах МККТТ до 33600 бод (стандарт V.34 бис);

· высокоскоростные (широкополосные), обеспечивающие скорость передачи информации выше 36000 бод; по этим каналам связи можно передавать и дискретную, и аналоговую информацию.

Телефонные каналы связи являются наиболее разветвленными и используемыми. По ним осуществляется передача звуковых и факсимильных сообщений, они являются основой построения информационно-справочных систем, систем электронной почты и вычислительных сетей (в том числе таких глобальных, как Internet,FidoNet, UseNet, Relcom).

Система управления электронными документами - это набор устройств и программ, позволяющих эффективно организовывать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.

Создание электронных документов. Создание простых текстовых документов создается непосредственно на ПК с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис. Тем более этот сервис важен при создании сложных высокохудожественных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных документов требует исполнения процедур набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.

Часто непосредственными источниками материалов для документов служат системы) сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т.п.

Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПК, оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных, в первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др.

Хранение электронных документов. Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Хранилищем специальным образом организованной информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти являются базы данных.

Манипулирование электронными документами. Основными функциями этой подсистемы являются: организация работы с электронными документами, контроль исполнения документов, их электронное распространение, распечатка и тиражирование. Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и др.

Существуют интегрированные программные системы (Water Mark Professional, Lotus 3 plus, Works 3,0 for Windows), позволяющие работать с документами различного формата. Широко известна система Microsoft Office for Windows, включающая в себя СУБД Access 2.0, табличный процессор Excel 5.0, текстовый редактор Word 6.0, электронную почту Mail и ее расширение Form Designer, программы обслуживания факс-модемов At Work PC Fax и техники для презентаций Power Point и многое другое.

Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить:

· обработку входящей и исходящей информации;

· создание и редактирование электронных документов;

· сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и пр.;

· хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;

· маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и факсимильной связи;

· функции диспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря;

· удобное форматирование и распечатку электронных документов и др.

Программы входят в наиболее интенсивно развивающуюся область программного обеспечения, ориентированного на рабочие группы - так называемые groupware-продукты (groupware - программное обеспечение для реализации совместной работы с электронными документами многих пользователей).

«Доказано, что при системном использовании средств оргтехнических средств, для которого решающее значение имеет комплексное организационное проектирование, производительность управленческого труда повышается в среднем на 10-15%, а для отдельных категорий работников на 80-100%».[3] Управленческий труд неразрывно связан с обработкой информации, основным носителем которой в сфере управления является документ. Поэтому механизация наиболее массовых и трудоёмких процессов - составления, копирования и размножения, обработки, хранения и поиска документов - даёт особенно ощутимые результаты. Для составления деловой документации широко используют компьютеры, диктофоны. В повышении производительности труда работников сферы управления особое значение имеют механизация и автоматизация обработки данных, хранения и поиска информации. Вычислительная техника, счётно-перфорационные машины, клавишные вычислительные машины, дисплеи и т.п., является мощным средством обработки информации, обеспечивающим оперативность, точность и надёжность управления сложными системами.

Во многих системах управления у специалистов возникает необходимость поиска нужной информации, что требует расхода 30-40% рабочего времени. Сократить затраты времени на информационный поиск помогают обычные картотеки (плоские, навесные, вращающиеся) в сочетании с оборудованием для поиска карт (селекторы, барабаны), механизированные картотеки, автономные запоминающие устройства и информационно-поисковые системы на базе ПК. Эффективность этих средств характеризуется следующими цифрами: простейший селектор для поиска информации на перфокартах позволяет просмотреть не более нескольких карт в секунду, а электронные машины ведут поиск информации, «просматривая» за 1 секунду свыше 3000 документов. Быстрое увеличение количества различного рода печатных, графических и рукописных документов, в частности деловой корреспонденции, технической документации и информационных материалов, обусловило необходимость разработки методов и средств, сокращающих объём хранимой документации. Одним из таких методов стало микрофильмирование. В технологическом процессе микрофильмирования используются съёмочные, копировальные и просмотрово-копировальные аппараты, оборудование для проявления, обработки и хранения микрофильмов. Для повышения производительности труда рабочие места оснащают комплектами различных приспособлений и инструментов, облегчающих и значительно ускоряющих вычерчивание различных условных знаков, элементов схем, типовых деталей конструкций, отдельных узлов и крепёжных деталей. Устройства и приспособления индивидуального пользования, облегчающие труд работников, занятых в сфере управления, обычно называют малой оргтехникой. К средствам малой оргтехники относят авторучки и карандаши, автоматические и полуавтоматические нумераторы, сшиватели, дыроколы и т.д. Для повышения оперативности управления производственными процессами рабочие места диспетчеров (операторов) за пультами управления оснащают современными средствами диспетчерской связи и поисково-вызывной сигнализации, мнемоническими схемами, установками промышленного телевидения и т.п. Непрерывно совершенствуются и разрабатываются новые средства оргтехники.

Как следует из вышесказанного, компьютер из мощного вычислителя превращается в мощное средство управления электронными документами и мощное коммуникационное средство. Действительно, по разнообразным информационно-вычислительным сетям можно отправлять/получать сообщения в самые отдаленные пункты всего мира, обмениваться данными и программами с сотнями и тысячами абонентов, получать любую справочную информацию из систем оперативных услуг.

Компьютер может быть подключен к абонентской телефонной сети и получать доступ к другим абонентам, к электронной почте, к телетайпам и телефаксам, работающим с этой сетью. Для подключения ко всем этим сетям необходим модем. Модем устанавливается в слот материнской платы ПК или автономно подключается к ее последовательном порту. Компьютерный модем часто имеет два внешних разъема: один используется для включения в телефонную сеть, второй - для подключения параллельно модему телефонного аппарата. Для компьютеров используются высокоскоростные модемы (14400, 28800 и 33600 бод), ибо они существенно экономят расходы на аренду каналов связи: передача 1 Мбайта данных со скоростью 300 бод занимает около 3 ч, а со скоростью 28800 бод - менее 2 мин.

Компьютер с факс-модемом работает намного надежнее и устойчивее телефакса, обеспечивает много дополнительных сервисных услуг: существенно более удобная и эффективная автоматизация подготовки текстов факса с использованием всего арсенала компьютерных средств, интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера, наличие больше объемной электронной справочной книги, содержащей самую разнообразную полезную информацию, разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов к факсу, контроль прохождения корреспонденции, подробная статистика работы с факсом и т. п. Существуют клавиатуры компьютеров, с которых можно непосредственно набирать номер телефона абонента (клавиатура Compu Phone 2000), компьютеры, оборудованные видеокамерой и микрофоном (фирмы AT&T), позволяющие не только обмениваться факсами с партнером, но и видеть его, и разговаривать с ним. Поистине уже нельзя будет рассчитывать на неосведомленного бизнесмена: все решения принимаются на основе электронной информации.