Организация - учредители смотров или фестивалей - должны принять соответствующее постановление об их проведений. Для подготовки и проведения фестиваля создаются оргкомитеты с участием представителей, учреждений культуры и искусства, высшего и среднего специального звена, телевидения, радиовещания и печати, творческих союзов и обществ. Оргкомитеты разрабатывают и осуществляют практические мероприятия по проведению фестиваля, создают секции по жанрам искусств, определяют лауреатов фестивалей, устанавливают формы их поощрения, представляют кандидатов на последующие туры и итоговые отчеты вышестоящему оргкомитету.

Оргкомитет утверждает условия участия коллективов и исполнителей в показательных выступлениях, в заключительном празднике фестиваля, утверждает составы жюри.

Для проведения фестиваля фольклорного исполнительства разрабатывается положение. Оно включает задачи фестиваля порядок проведения, основные его этапы и мероприятия, критерии оценок, органы руководства, поощрение победителей.

Оргкомитет разрабатывает общие рекомендации по проведению фестиваля (смотра, конкурса).

Критерии оценок.

Особого внимания при проведении конкурсных мероприятий требует использование критериев оценки, отражающих специфику исполнения.

В качестве критериев оценки предлагалось использовать степень исполнительского мастерства участников, т.е. конечный "сценический" результат работы фольклорного коллектива, но и качество его повседневной работы, "стабильность состава, уровень решения в коллективе учебно-воспитательных задач.

Критерии оценок художественной самодеятельности:

1. Идейно-художественный уровень выступлений.

2. Степень исполнительского мастерства.

3. Качество повседневной работы коллектива, конкурсанта.

4. Стабильность состава, выступления.

5. Уровень решения в коллективе учебно-воспитательных задач.

При оценке конкурсных выступлений фольклорных коллективов общие критерии должны быть дополнены специфическими:

1. Отражение в репертуаре местного материала.

2. Соответствие стиля исполнения народной традиции;

3. Степень владения импровизационными приемами народного исполнительства;

4. Степень профессиональной отработанности фольклорного материала;

5. Этническая чистота воспроизведения;

6. Качество.

7. Сценическое воплощение фольклора

Функции оргкомитета, жюри:

Функции оргкомитета:

1. Участники.

2. Задания.

3.  Критерии.

4. Жюри.

5. Призы.

6. Ведущий.

7. Реквизит.

8. Техника.

9. Помещение.

10. Зрители.

11. Придумать конкурсу яркое название;

12. Сформулировать конкурсные задания;

13. Разработать условия и критерии конкурса.

14. Издать информационные и инструктивные материалы.

15. Заранее составить план провидения

16. Принять соответствующие постановление.

Итогом всей предварительной работы должно стать «Положение о конкурсе», в котором указывается название конкурса, цели его проведения, возраст участников, четко формулируются конкурсные задания, разъясняются условия и, возможно, объявляется о награде победителю.

После того как «Положение» составлено, работа организатора должна быть направлена на практическую реализацию сразу нескольких задач.

Во-первых, организатор должен найти будущих участников конкурса. Во время этой кампании можно применять как массовую, так и индивидуальную работу, можно использовать приглашения, листовки, стенды, радио, телевидение выбор средств зависит от масштабности конкурса и от традиций каждой конкретной школы. Главное сделать так, чтобы желающих было много.

Во-вторых, организатор должен позаботиться о наличии материалов и инструментов, текстов и нот, столов и стульев, то есть всего того, что необходимо для проведения конкурса. Возможно, что материальное обеспечение должен взять на себя сам участник, но в этом случае данный вопрос должен быть оговорен в условиях конкурсной программы

В-третьих, организатор должен пригласить для оценки результатов конкурсной работы компетентное жюри. Поскольку понимание этих категорий у разных людей разное, постольку абсолютно объективной оценки при подведении итогов конкурса быть не может, результат всегда в той или иной мере зависит от чьего-то субъективного мнения, личного вкуса. Но, тем не менее, существуют способы снизить эту опасность. Для этого нужно:

1. Никогда не доверять судействовать конкурсной программе одному человеку, число членов жюри должно быть от 3 до 7.

2. Никогда не приглашать в жюри людей, не имеющих собственного опыта в дея тельности, которую предстоит оценить.

3. Никогда не полагаться на людей, лично заинтересованных в результате. Соблюдение хотя бы этих трех правил может значительно повысить объективность оценки.

4. Организатор конкурсной программы должен заранее решить вопрос о награждении победителей, об эмоциональной и материальной оценке труда детей. Организатор на финальном этапе своей работы должен решить десятки организационно-содержательных проблем:

— как пригласить зрителей,

— когда провести предварительный просмотр,

— кого пригласить ведущим,

— как оформить помещение,

— где посадить жюри,

— на чем расположить экспонаты,

— как организовать церемонию открытия,

— какую подобрать музыку,

— во что будут одеты участники,

— где жюри будет обсуждать итоги,

— кто будет вручать призы,

— как будет проходить ритуал награждения и многое другое.

Точку в проведении конкурсной программы можно поставить лишь после того, как будет проведен анализ планов и результатов.

    Для проведения фольклорного фестиваля должна быть составлена смета, управлением культуры.

Смета расходов на организацию и проведение фольклорного фестиваля

Во всех конкурсных программах обнаруживается приведенный выше алгоритм организации, есть определенная последовательность действий. Соблюдение этого алгоритма, следование ему является гарантией успешности проведения конкурсных программ, их высокого воспитательного эффекта. Можно возразить, что всего не предусмотришь. Но если исходить из этой жизненной позиции, тогда вообще ничего не стоит делать, а пустить все на самотек.