Структуру організації краще всього визначати, виходячи з задач цієї організації. Це справедливо, як для приватних підприємств, так і для громадських чи неурядових організацій, партій, клубів чи асоціацій. Кінцевою метою організації є виробництво продукції чи забезпечення послуг. Найбільш придатний спосіб проектування ефективної організації складається в тому, щоб в процесі створення засобів (структура, персонал, бюджет), зосередиться на кінцевому продукті, який виробляється нею (продукцію чи послуги).

Розробка адміністративної і політичної структури місцевого управління повинна будуватися на задачах, котрі конкретні структури влади повинні виконувати. Ці задачі значно відрізняються в різних країнах і усередині однієї країни, в різних містах і містечках відмінних розмірів. Крім цього, задачі, які стосуються місцевих органів влад, змінюються з часом, чи в залежності від вибраної політичної і адміністративної структури можуть здатися неадекватними, неефективними чи застарілими щодо нових задач, законів і норм. Структура місцевих органів влади може отримати нові функції, або може стати необхідним переробити і тим самим покращити структуру відповідно до фінансового тиску або з усе більшою приватизацією сервісу.

Для повної розробки організації місцевого самоуправління необхідно виконання таких шести етапів:

· муніципальна відповідальність;

· муніципальні екологічні задачі;

· класифікація задач;

· групування задач;

· визначення адміністративних відділів;

· створення необхідних комітетів ради.

Кінцеві результати, призначення і мета адміністрації матеріалізуються в завданнях, які витікають із законів, декретів або розпоряджень органів місцевої влади або встановлюються рішенням більшості членів виборчого органу. Завдання являють собою суть, відправну точку організаційного оформлення.

Відомства (відділи та служби) поділяються за цими завданнями. Завдання групуються так, щоб вони могли бути присвоєні відомству або відділу як окремою організаційною одиницею, призначеною для вирішення цього завдання.

Подібні завдання об’єднуються в одну групу. Функціональні аспекти економічного і ефективного вирішення завдань найкращим способом використовуються, або аналогічні і взаємозв’язані завдання об’єднуються разом в межах одного блоку відповідальності і координації.

І, навпаки, при групуванні завдань потрібно враховувати можливі адміністративні підрозділи. Тобто, ці підрозділи повинні відповідати проекту в залежності від груп задач. Групи задач встановлюються в залежності від їх подібності і в відповідності з майбутніми організаційними підрозділами, які будуть керувати групами задач.

Організація адміністрації залежить не тільки від виду завдань, які слід виконати, але й від величини муніципалітету. Невеликі муніципалітети мають менше служб, відділів, і підрозділів (якщо зовсім мають), і може бути потрібне об’єднання різнорідних завдань.

Адміністрація існує для того, щоб служити громадянам. Громадяни являють собою споживачів і кінцевою метою є задоволення їх потреб.

Коло завдань і адміністративний план мають довгострокові перспективи, але при створенні організації (переструктуризації) необхідно брати до уваги кваліфікацію і очікувану віддачу від штатного персоналу.

Класифікація завдань

Сьогодні необхідно визначити завдання, які необхідно вирішувати централізовано і що краще децентралізувати по інших технологічних підрозділах. Так, за умови гарантії, що проектування і будівництво будівель буде екологічно доброякісним, якщо за нього буде нести відповідальність підрозділ будівництва, цю задачу можна не розділяти і не доручати екологічному відомству. Кожний технічний підрозділ повинен «позеленіти» і прийняти до уваги в своїй щоденній практиці такі міжвідомчі питання, як екологічна обгрунтованість. З іншого боку багато обов’язків краще виконуються централізовано, наприклад, екологічний опитувальник або база даних екологічного моніторингу, або координація природоохоронних аспектів в муніципальному плануванні охорони навколишнього середовища.