Предметная область – это целенаправленная первичная трансформация картины внешнего мира в некоторую умозрительную картину, определенная часть которой фиксируется в ИС в качестве алгоритмической модели фрагмента действительности. Понятие предметной области было введено в начале 80-х годов прошлого века, когда учеными в области ИС была осознана необходимость использовать семантические модели для представления информации в компьютерных системах.

Информационная модель данных предназначена для представления семантики предметной области в терминах субъективных средств описания – сущностей, атрибутов, идентификаторов сущностей, супертипов, подтипов и т.д. Информационная модель предметной области базы данных содержит следующие основные конструкции: диаграммы «сущность-связь»; определения сущностей; уникальные идентификаторы сущностей; определения атрибутов сущностей; отношения между сущностями; супертипы и подтипы.

Предметом информационной модели является абстрагирование объектов или явлений реального мира в рамках предметной области, в результате которого выявляются сущности предметной области. Они обозначаются именем существительным естественного языка. Сущность описывается с помощью данных, именуемых свойствами или атрибутами сущности. Атрибуты обозначаются именами существительными естественного языка. Сущности вступают в связи друг с другом через свои атрибуты. Каждая группа атрибутов, описывающих одно реальное проявление сущности, представляет собой экземпляр сущности. Экземпляры сущности – это реализации сущности, отличающиеся друг от друга и допускающие однозначную идентификацию.

При представлении сущности в базе данных хранятся только ее атрибуты. Одним из основных компьютерных способов распознавания сущностей в базе данных является присвоение сущностям идентификаторов. Часто идентификатор сущности называют ключом.

Некоторые сущности имеют естественные идентификаторы.

Пример: естественным идентификатором счета-фактуры является его номер. Идентификаторы сущности могут быть составными – составленными из нескольких атрибутов и атомарными – составленными из одного атрибута сущности. Задача проектировщика баз данных – обеспечить при сохранении экземпляров сущности в базе данных наличие у каждого её нового экземпляра уникального идентификатора.

Уникальный идентификатор сущности – это атрибут сущности, позволяющий отличать одну сущность от другой. Если сущность имеет несколько уникальных идентификаторов, так называемых возможных ключей, то проектировщик должен выбрать первичный ключ сущности. Различают однозначные и многозначные атрибуты. Однозначными являются атрибуты, которые в пределах конкретного экземпляра сущности имеют только одно значение. В противном случае они считаются многозначными.

Каждый атрибут сущности имеет домен. Домен – это выражение, определяющее значения, разрешенные для данного атрибута. Иными словами, домен - это область значений атрибута. Проектировщик базы данных должен проконтролировать, чтобы в информационной модели предметной области для каждого атрибута сущностей был определен домен. На уровне информационного моделирования данных назначение домена атрибуту носит общий характер. Например, атрибут текстовый, числовой, бинарный, дата или «не определен».

Сущности не существуют отдельно друг от друга. Между ними имеются реальные отношения, и они должны быть отражены в информационной модели предметной области. При выделении отношений акцент делается на фиксацию связей и их характеристик. Отношение (связь) представляет собой соединение (взаимоотношение) между двумя или более сущностями. Каждая связь реализуется через значения атрибутов сущностей. Обычно связь обозначается глаголом. Каждая связь также должна иметь свой уникальный идентификатор связи.

Связи характеризуются степенью связи и классом принадлежности сущности к связи. Степень связи – это отношение числа сущностей, участвующих в образовании связи. Например:

- «один-к-одному»;

- «один-ко-многим»;

- «многие-ко-многим».

На уровне информационной модели допускается неопределенная или неразрешенная связь. Класс принадлежности сущности – это характер участия сущности в связи.

Различают обязательные и необязательные классы принадлежности сущности к связи. Обязательным является такой класс принадлежности, когда экземпляры сущности участвуют в установлении связи в обязательном порядке. В противном случае сущность принадлежит к необязательному классу принадлежности. Для необязательного класса принадлежности сущности степень связи может быть равна нулю, т.е. экземпляр сущности можно связать с 0, 1 или несколькими экземплярами другой сущности. Для обязательного класса принадлежности степень связи не может равняться нулю.

Отношения, связывающие сущность саму с собой, называются рефлексивными. Типичным примером рефлексивных отношений является определение структуры подчиненности в отношении «Сотрудники». Рефлексивные отношения чаще всего отражают иерархические отношения внутри структуры данных.

С точки зрения отношений различают слабые сущности. Слабые сущности – это сущности, которые не могут присутствовать в базе данных, пока не существует связанного с ней экземпляра другой сущности. Пример: является заказ, который не может существовать без клиента. Слабые сущности имеют обязательный класс принадлежности, и степень связи такой сущности не может равняться нулю. Связь "заказ-клиент" является обязательной.

Существует большое количество программ, которые предназначены для структурирования информации, размещения ее в таблицах и манипулирования имеющимися данными. Такие программы и получили название СУБД. Основная особенность СУБД – это наличие средств для ввода и хранения не только самих данных, но и описаний их структуры. Если говорить более детально, то к функциям СУБД относят следующие:

- управление данными непосредственно в БД – функция, обеспечивающая хранение данных, непосредственно входящих в БД, и служебной информации, обеспечивающей работу СУБД;

- управление данными в памяти компьютера – функция, связанная в первую очередь с тем, что СУБД работают с БД большого размера. В целях ускорения работы СУБД используется буферизация данных в оперативной памяти компьютера. При этом пользователь СУБД использует только необходимую для его конкретной задачи часть БД, а при необходимости получает новую "порцию" данных;

- управление транзакциями – функция СУБД, которая производит ряд операций над БД, как над единым целым. Как правило, такие операции производятся в памяти компьютера. В первую очередь транзакции необходимы для поддержания логической целостности БД в многопользовательских системах. Если транзакция (манипуляция над данными) успешно выполняется, то СУБД вносит соответствующие изменения в БД. В обратном случае ни одно из сделанных изменений никак не влияет на состояние БД;

- поддержка языков БД – для работы с БД используются специальные языки, в целом называемые языками баз данных. В СУБД обычно поддерживается единый язык, содержащий все необходимые средства – от создания БД до обеспечения пользовательского интерфейса при работе с данными. Наиболее распространенным в настоящее время языком СУБД является язык SQL (Structured Query Language).

В последние годы в большинстве БД используются реляционные модели данных, и практически все современные СУБД ориентированы именно на такое представление информации. Реляционную модель можно представить как особый метод рассмотрения данных, который включает как собственно данные (в виде таблиц), так и способы работы и манипуляции с ними (в виде связей). Другими словами, в реляционной БД используется несколько таблиц, между которыми устанавливаются связи. Таким образом, информация, введенная в одну таблицу, может быть связана с одной или несколькими записями из другой таблицы.

Между записями двух таблиц (например, таблиц А и В) могут существовать следующие основные виды связей:

- «один к одному» (каждой записи из А соответствует одна определенная запись из В, например, работник получает зарплату, и только одну);

- «один ко многим» (каждой записи из А соответствует несколько записей из В, например, в доме проживает много жильцов);

- «многие к одному» (множеству записей из А соответствует одна определенная запись из В, например, несколько студентов учатся в одной группе);

- «многие ко многим» (множеству записей из А соответствует множество записей из В, например, у нескольких студентов занятия ведут разные преподаватели).

Приложение Access является реляционной СУБД, которая поддерживает все средства и возможности по обработке данных, свойственные реляционным моделям. При этом информация, которую необходимо хранить в соответствующих БД, может быть представлена в практически любом формате, в частности, текстовом, графическом, числовом, денежном, дата или время и т.д.

Среди средств, которые предлагает СУБД Access нельзя не отметить возможность динамического обмена данными (DDE) между Access и другими приложениями, которые поддерживают эту технологию. Также имеется возможность применения технологии ActiveX, позволяющей использовать разработчику в своем программном продукте не только, те объекты, которые свойственны данному приложению (в частности, Access), но и объекты других приложений (например, Excel или Word).

Весьма удобной возможностью является то, что пользователь при обработке данных может работать не только с БД обрабатываемого в Access формата, но и экспортировать данные других СУБД, имеющие совершенно другой формат представления, в частности, формат FoxPro, Paradox т.д. Кроме этого, при помощи Access пользователь может обрабатывать БД, поддерживающие открытый доступ к данным (стандарт ODBC), в частности, весьма популярных в последнее время серверов баз данных Oracle и SQL Server.

При обработке данных в Access используется структурированный язык запросов SQL, который без преувеличения можно назвать стандартным языком БД. С его помощью можно выполнять самую разнообразную обработку имеющихся данных, в частности, создавать выборки требуемой структуры, вносить необходимые изменения в имеющиеся БД, преобразовывать или удалять таблицы, формировать данные для отчетов и многое другое.

Важным преимуществом СУБД Access является то, что с ее помощью можно разрабатывать системы, которые обрабатывают БД как на отдельном компьютере, так и в локальной сети предприятия или в Internet, используя режим обработки данных "клиент-сервер".

Подытожив выше изложенное, можно сказать, что выбор в качестве рабочей СУБД Microsoft Access вполне оправдан.