Параметры настройки: Общие параметры → выбрать Важность: Низкая, Обычная, Высокая → выбрать Пометка: Обычное, Личное, Частное, ДПС → можно установить флажок в строке После отправки сохранить в папке (например, в папке Отправленные →параметры отправки → можно установить флажки в строках Не отправлять до (указать дату) и Аннулировать (дата, когда уничтожить сообщение) → Параметры отслеживания (можно выбрать один или оба параметра отслеживания) → сообщить о доставке этого сообщения → сообщить о прочтении этого сообщения → Категории → сообщения можно разделить по категориям: Дела, Цели и задачи, Важные контакты и Телефонные звонки.

Использование заголовков сообщений: Правка → Отметить сообщения → в диалоговом окне щелкнуть Д в окне Отметка и выбрать текст заголовка → ввести дату → ОК.

Вставка объектов в сообщение

Вставка файла. В сообщение MS Outlook можно вставить файл любого типа. Для этого в окне Сообщение установить курсор в нужном месте текста → Вставка → Файл → в диалоговом окне Вставка файла выбрать папку в списке Папка → выбрать тип файлов и нужный файл → ОК.

Вставка элементов MS Outlook. В окне Сообщение выбрать Вставка → Документ → в диалоговом окне Вставка элемента выбрать папку в списке Папки → выделить нужные элементы из списка Элементы → в секции Вставить как выбрать текст, вложение, ярлык → ОК.

Вставка объекта. В окне Сообщение поместить курсор в нужное место текста → Вставка → Объект → в диалоговом окне щелкнуть Создать из файла → в поле Файл указать путь и имя файла (можно использовать кнопку Обзор) → ОК.

Организация событий

По умолчания MS Outlook сохраняет копии всех отправленных почтовых сообщений в папке Отправленные из группы Почта.

Просмотр отправленных сообщений: группа Почта → папка Отправленные.

Создание папок: Файл → Папка → Создать подпапку → ввести в диалоговом окне Имя папки → щелкнуть кнопку Д в списке Содержание папки и выбрать тип элементов, которые будут хранится в папке: Почта, Встреча, Контакт, Дневник и др. → в списке Сделать подпапкой для → выбрать ту папку, в которой нужно создать новую → при необходимости в поле ввода Описание добавить комментарий → ОК.

Перемещение элементов в другую папку: из папки Входящие (или другой папки MS Outlook) открыть сообщение, которое нужно переместить → Файл → Переместить папку → в диалоговом окне выделить нужную папку → ОК.

АРХИВАЦИЯ И УДАЛЕНИЕ ЭЛЕМЕНТОВ С ПОМОЩЬЮ СРЕДСТВА АВТОАРХИВАЦИИ

По мере создания и получения элементов размер почтового ящика Microsoft Outlook увеличивается. Чтобы сохранить возможность управления почтовым ящиком, необходимо перемещать в другое место — архивировать — старые элементы, которые еще используются, но редко. Кроме того, требуется механизм автоматического перемещения таких старых элементов в архив и удаления элементов, содержание которых устарело. Средство автоархивации обеспечивает выполнение этих операций.

По умолчанию автоархивация включена и выполняется автоматически через заданные промежутки времени. При ее выполнении старые элементы и элементы с истекшим сроком действия удаляются из папок. Старыми называются элементы, достигшие заданного возраста архивации. В их число могут, например, входить полученные сообщения с поручениями по проектам. Элементы с истекшим сроком действия — это сообщения и встречи, содержание которых устаревает после определенной даты, например, собрания, состоявшиеся несколько месяцев назад, которые до сих пор отображаются в календаре. Хотя срок действия не является обязательным, он может быть определен при создании элемента или позднее. Элемент с истекшим сроком действия недоступен и его название отображается зачеркнутым.