Суммы, которые командированный сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, ему нужно выдать из кассы на основании расходного кассового ордера 0310002. Номер и дату «расходника» следует указать в строке авансового отчета «Перерасход выдан по ордеру».

Окончательный расчет по авансовому отчету производится в срок, установленный руководителем. Очевидно, что этот срок должен быть разумным, ведь в противном случае работник может обратиться в суд с требованием к работодателю погасить долг и выплатить денежную компенсацию за задержку (ст. 395 ГК РФ).

Иногда из-за отсутствия в кассе свободных денежных средств работодатель не может вовремя возместить перерасход. Тогда стороны могут договориться об изменении порядка погашения задолженности, например организация может возмещать перерасход частями.

Подотчетными лицами являются работники страх. организаций, получившие авансом начисленные суммы ден. средств на предстоящее административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Выдача средств под отчет на хоз. нужды осуществляется в размерах и на срок, определяемый руководителем при наличии письменного разрешения банка. Документами, подтверждающими расходы по приобретению прод.товаров является квитанция к приходному кассовому ордеру - кассовый чек с приложенной копией товарного чека и другие документы.

Выдача денег под отчет на командировочные расходы производится не позднее чем за день до отъезда в пределах сумм, причитающихся командированным лицом на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных, расходов по найму жилья и других расходов по установленным нормам.

 Порядок составления, проверки и утверждения авансового отчёта

Работники, получившие деньги под отчёт обязаны не позднее 3 рабочих дней по возвращении из служебной командировки предоставить в бухгалтерию страховой организации авансовый отчёт об израсходованных суммах. В этот же срок возвращается остаток неиспользованных средств. В авансовом отчёте указываются произведенные расходы по найму жилья, проезду и сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и др. К авансовому отчёту прилагаются следующие документы:

1. Командировочное удостоверение с заверенными отметками о не прибытии и не выбытии из места командировки ( должно быть заверено печатью).

2. Проездные документы.

3. Оплаченные счета, квитанции, подтверждённые расходы по найму жилого помещения.

4. Отчёт о проделанной работе.

Выдача денег под отчёт производится только при условии полного отчёта по ранее полученным суммам но командировочные расходы.

Передача наличных денег под отчёт одному лицу другим запрещается. После проверки правильности составления авансового отчёта подотчётным лицам бухгалтер и руководитель организации заверяет его подписями и указывает дату.

Характеристика счета 71»Расчеты с подотчётными лицами». Синтетический аналитический учет расчетов с подотчетными лицами.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71. По дебету этого счета отражается дебиторская задолженность подотчетного лица перед орг. а по кредиту ее списание на осн. оправдательных документов. Дебетовое сальдо показывает сумму дебиторской задолженности по выданному авансу, а кредитовое сумму кредиторской задолженности перед подотчетными лицами в случае перерасхода выданного аванса. осн. корреспонденции по счету 71: 1)Д71К50-выданы денежные средства в подотчет на хоз. нужды и командировочные расходы. 2)Д10К71-приобретены товарно-материальные ценности за счет подотчетных сумм. 3)Д26К71-отражаются подотчетные суммы использованные на производственные цели. 4)Д50К71-возвращены в кассу неиспользованные подотчетные суммы. 5)Д70К71-удержанны из ЗП задолженность по подотчетным суммам.6)Д91К71-списаны командировочные расходы сверх установленных норм за счет средств орг. Аналептический учет по счету 71 ведется по каждому работнику, получившему деньги в подотчет на осн. кассовых отчетов и приложенных к ним расходных кассовых ордеров, а также авансовых отчетов.