Отправка сверхлимитных остатков производится в суммах кратным ста. Сообщение об отправке сверхлимитных остатков передается начальником ОПС или заместителем по локальной сети, при этом указывается сумма и номер брезентовой сумки. Полученные сведения об отправке сверхлимитных остатков кассы из всех ОПС записываются в справке ф. МС-44, в которой указывается сумма.

При формировании брезентовой сумки со сверхлимитными остатками денежные билеты формируются по достоинству и по их лицевой стороне, пересчитываются и обандероливаются по сто штук с указанием наверху суммы вложения, даты, подписи, фамилии, имени и отчества.

Если штат состоит из одного работника, то упаковка брезентовой сумки со сверхлимитными остатками приписывается одним лицом, начальником ОПС. Список таких ОПС передается для информации в обслуживающий банк.

При формировании сверхлимитных остатков составляется препроводительная ведомость или препроводительное письмо ф. МС-4, которое подписывается работниками, принимающими участие в подсчете денежной наличности, и упаковке. На оборотной стороне этих документов приводится купюрная опись высылаемой денежной наличности с указанием общей суммы цифрами. Порядок нумерации препроводительных ведомостей ведется в течение квартала. Первый экземпляр препроводительной ведомости одновременно с денежной наличностью вкладывается в брезентовую сумку, которая затем закрывается шарнирным замком так, чтобы кольца совпали. В отверстие пропускается льняной шпагат, концы которого завязываются двойным узлом и пропускаются в отверстие адресной бирки, завязывается и пломбируется. Пломбир накладывается в непосредственной близости к узлу. На адресной бирке указывается наименование ОПС, номер дробью (в числителе номер препроводительного письма, а в знаменателе номер брезентовой сумки), наименование вышестоящего объекта почтовой связи, в адрес которого направляется брезентовая сумка, ее вес, сумма отправленных денег прописью. Адресная бирка подписывается теми же работниками ОПС, которые составляли препроводительную ведомость.

В ОПС брезентовая сумка с наличными деньгами заделывается в брезентовый мешок, к которому прикрепляется ярлык ф. ПС-17, с указанием наименования ОПС, высылавшего сверхлимитные остатки, наименование объекта почтовой связи места назначения, номер мешка и подписи лиц, которые принимали участие в заделке брезентового мешка. Ставится оттиск календарного штемпеля и брезентовый мешок приписывается к карте отправке ф. ПС-16 с указанием суммы сверхлимитных остатков.

На всех этапах обработки брезентовые мешки принимаются после тщательного наружного осмотра, а при выявлении расхождений составляется акт, производится расследование, результаты которого доводятся до руководителя вышестоящего объекта почтовой связи.

Третий экземпляр препроводительной ведомости остается при кассовых документах ОПС.

Поступившие в Главную кассу брезентовые мешки со сверхлимитными остатками вскрываются двумя работниками, но перед этим производится наружный осмотр мешка, проверяется вес, полученные суммы сверяются с данными отраженными в справке ф. МС-44. Из Главной кассы брезентовые мешки сдаются в этот же день в банк с припиской к карте отправке ф. ПС-16.

Если участок обработки страховой почты находится в разных местах с Главной кассой, то карта отправки ф. ПС-16 составляется в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры вместе с брезентовой сумкой передаются инкассатору, который расписывается на третьем экземпляре в получении брезентовых сумок. Второй экземпляр карты отправки ф. ПС-16 направляется в участок обработки страховой почты.

Режим работы Главной кассы устанавливается с учетом прибытия последней машины с почтового маршрута, и должен быть составлен так, чтобы наличные деньги были сданы в банк в этот же день. Если по техническим причинам сумки со сверхлимитными остатками поступают после окончания работы Главной кассы, то они должны быть вскрыты в страховом участке, пересчитаны и проверены, а утром следующего переданы в Главную кассу. Брезентовые сумки, которые поступают после закрытия Главной кассы, а также в праздничные и выходные дни приходуются в кассе днем их поступления.

Алгоритм высылки сверхлимитных остатков из кассы ОПС:

2. Передача брезентовых сумок в отделение почтовой связи.

3. На высылаемые суммы подкреплений Главная касса составляет препроводительное письмо ф.МС-4 в двух экземплярах.

4. Денежная наличность, высылаемая в качестве подкреплений, вкладывается в брезентовую сумку, на которую выписывается карта отправки ф.16 с указанием номера сумки и суммы, согласно бирке.

На утвержденные к высылке суммы выписывается расходный кассовый ордер ф.КО-2 и вместе с обоими экз. ф.МС-45 передается в Главную кассу.